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ビジネスの世界で、提案書や営業資料の作成は欠かせない重要な業務です。しかし、多くの場合、この作業には相当な時間と労力が必要となります。締め切りに追われ、内容の充実よりも完成を急ぐことも少なくありません。
本記事では、生成AIを活用した提案書/営業資料作成の方法について解説します。提案書や営業資料作成の効率を上げたい方、AIツールを業務に取り入れたい方は、ぜひ最後までご一読ください。
生成AIで提案書/営業資料を作成する際の3つのメリット
生成AIを活用して提案書や営業資料を作成することには、以下の3つのメリットがあります。
作成時間の短縮と業務効率の向上
コストの削減
提案書の品質向上
作成時間の短縮と業務効率の向上
生成AIを活用することで、提案書や営業資料作成にかかる作業負担が大幅に軽減され、業務効率が向上します。AIが文章の作成やスライドの構成など時間のかかる作業をサポートすることで、作成時間を大幅に短縮できます。
コストの削減
生成AIの導入により、提案書や営業資料作成にかかる経費を削減できます。人間による長時間の作業が不要となるため、従来これらの作成に多くの時間を費やしていた従業員が、より付加価値の高い業務に時間を割くことが可能になります。
提案書の品質向上
生成AIは大量のデータから効果的な文書構成のパターンを学習しているため、目的に応じた最適な構成を提案できます。これにより、読み手にとって理解しやすく、説得力のある提案書を作成することができます。
また、人手による作成で生じがちな誤字脱字を防ぐこともできます。
弊社は文書作成業務に特化した生成AIソリューションを提供しております。
・AIを活用して文書作成の効率を上げたい
・業務生産性を改善したい
当てはまる方がいらっしゃいましたら、“検討段階“でもお気軽にご相談ください。
提案書・営業資料作成にAIを用いる際の2つの注意点
生成AIを活用して提案書や営業資料を作成する際には、以下の2つの点に特に注意が必要です
人による確認と編集の必要性
情報セキュリティの確保
人による確認と編集が必要
生成AIは膨大な情報から素早く文章を生成できますが、生成された内容の正確性を自ら判断できません。AIが作成した提案書や営業資料には、最新の情報が反映されていない古いデータや文脈に沿わない不適切な表現が含まれる可能性があります。
そのため、AIが生成した提案書や営業資料は、必ず人間が確認し、必要に応じて修正や編集を加える必要があります。
情報セキュリティの確保
生成AIを使用して提案書や営業資料を作成する際、自社の機密情報や顧客データを入力する場合があります。しかし、一般に公開されている生成AIサービス（例：ChatGPT）では、入力された情報が学習データとして使用され、他のユーザーの回答生成に利用される可能性があります。これにより、企業の機密情報の意図しない流出といったリスクが生じる可能性があります。
このようなリスクを回避するために、セキュリティが保証された専用のAIツールの使用や自社システムの開発、利用ルールの策定等による対策が必要です。
AIを用いて提案書・営業資料を作る方法
生成AIを用いて業務・社内マニュアルを作成する方法は、以下の2つが挙げられます。
ChatGPTで作る
自社システムを作る
それぞれの特徴とメリット、デメリット等を下表にまとめたのでご覧ください。
作成方法 | ChatGPT | 自社システム |
|---|---|---|
導入の容易さ | 高 | 低 |
クオリティ | 低 | 高 |
カスタマイズ性 | 低 | 高 |
セキュリティ | 低 | 高 |
メリット | 無料で使用することもでき、低 | クオリティ、カスタマイズ性、 |
デメリット | セキュリティリスクが高い。カ | 時間と費用が掛かる |
ChatGPTで作る方法
今回は例として、架空のカフェの新店舗オープン提案書の構成案を作成します。
画像のように参照させたい資料を添付し、提案書作成における手伝ってもらいたい部分を指示しましょう。今回は構成案を考えてもらいます。
画像のように簡単に構成案を作成できます。
Difyで提案書・営業資料作成システムを作る方法
Difyとは何か？
Dify（ディファイ）は、ノーコードでLLM（大規模言語モデル）アプリを開発できるプラットフォームです。AI版Zapierのような位置づけで、複雑なコーディングなしでAIアプリを作成できる点が特徴です。
ユーザーは「LLM」や「IF分岐」などの機能を持つノードを接続するだけで、裏側の処理を簡単に構築できます。LangChain（LLMを用いたアプリ開発を効率的に行うためのライブラリ）のような類似プラットフォームがコーディングを必要とするのに対し、Difyはコードを書かずに使用できる点が大きな強みです。
詳しくはこちらをご覧ください。
https://n-v-l.co/blog/dify-overview
試しに作成したもの
下記のシンプルな流れのワークフローを想定しています。
自社データを入れる
テーマを指定する
与えられたテーマに関連する内容をもとに、提案書、営業資料を作る
Difyがマニュアルを作成する流れは以下の通りです
1.提案内容と関連データを入力します。
例：新規事業提案の場合
提案内容：IoTを活用したスマートホームサービス 関連データ：市場調査レポート、競合分析、自社の技術力資料
2.指定したLLMモデルが提案書の章立てを配列形式で生成します。
3.生成された章立てを基に内容を一章ごとに生成します。文字数もプロンプトで指定することができます。この処理を生成された章の数だけ繰り返します。
4.資料を基にしたクオリティの高い提案書が出力されます。
生成された文章をプレゼンテーションに適した形式（PowerPoint）などに変換する等カスタマイズも可能です。
まとめ：マニュアル作成システムならNOVELにご相談を
提案書・営業資料作成にAIを活用することで、効率的かつ高品質な資料制作が可能になります。
弊社では2万ユーザーを抱えるSAKUBUNというツールを運営しており、生成AIによる高度な文章処理技術を持っています。この技術を活用することで、本記事で紹介した提案書・営業資料作成システムの実現が可能です。
AIを活用したマニュアル作成に興味をお持ちの方は、実施の可否にかかわらず、まずはお気軽にお問い合わせください。
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