バックオフィス業務の効率化は、企業規模にかかわらず重要な課題です。近年、解決策として注目されているのが生成AI。請求書処理や経費精算といった定型業務を自動化すれば、従業員はより創造的な業務に集中できます。

本記事では、生成AIのバックオフィスにおける活用事例を詳しく解説。すでに導入に成功している企業の事例から、具体的な導入ステップ、さらにAI導入のメリットや注意点まで、わかりやすくご紹介します。ぜひ貴社の業務効率化にお役立てください。

生成AIとは？バックオフィス業務効率化の定義と課題

生成AIは、人間のように高度なタスクを実行できるAI技術です。文章作成やデータ分析に加え、専門知識を要する業務も支援してくれます。バックオフィス業務においては、定型業務の自動化だけでなく、複雑な業務プロセス効率化も可能です。

また、従来のRPAと比較して、生成AIはより柔軟で多様なデータに対応できます。バックオフィス業務の短縮において、大きな期待が寄せられています。

バックオフィス業務には、多くの課題があります。人件費の高騰に加え、ヒューマンエラーの発生も少なくありません。業務が特定の担当者に集中する属人化も、生産性を低下させる要因となります。

生成AIは、これらの課題を解決し、バックオフィス業務をより効率的で信頼性の高いものに変える可能性があります。

バックオフィスにおける生成AIへの期待と用途マップ

生成AIの導入は、バックオフィス業務に大きな変革をもたらすことが期待されています。コスト削減や生産性向上に加え、従業員がより創造的な業務に集中できる環境づくりにも貢献するでしょう。

バックオフィス業務における生成AIの用途を部門ごとにマッピングすると、以下のようになります。

これらはほんの一例で、生成AIの進化とともに、その可能性はさらに広がっていくと考えられます。

バックオフィス業務における生成AI活用の現状

多くの企業がバックオフィス業務の短縮と課題解決を目指し、生成AIの導入を本格化させています。人手不足やコスト増といった課題に対し、生成AIが業務効率化の切り札として期待されているためです。

バックオフィス業務における生成AI活用の事例として、以下の7つが挙げられます。

1. 【業務効率化】みずほFG

2. 【文書作成】青森県庁

3. 【法務】anbx株式会社

4. 【顧客対応】江崎グリコ株式会社

5. 【顧客分析】はるやま商事株式会社

6. 【社内GPT】ソフトバンク

7. 【問い合わせ】三菱UFJ銀行

【業務効率化】みずほFG—幅広い事務作業への適用

みずほフィナンシャルグループ（FG）は、生成AIを事務手続きや書類作成など幅広い業務に導入し、自動化を図っています。特定の業務に限定せず、バックオフィス全体の短縮を目指す大規模な取り組みです。

生成AIの導入により、時間と手間がかかっていた事務作業が効率化され、従業員はより高度な業務に集中できるようになりました。金融業界における生成AI活用の先駆けとして、今後の動向に注目されています。

参考：〈みずほ〉が見据える、10年後の金融。生成AIを活用して、業務効率化と新たなイノベーションの実現へ。

【文書作成】青森県庁—議事録作成時間を4割削減

青森県庁は、生成AIを活用して議事録作成業務を自動化しました。これまで職員にとって負担となっていた作業を、AIがサポートすることで軽減を図っています。

結果的に、議事録作成にかかる時間を約4割削減することに成功しました。職員は戦略的な業務に集中できます。

参考：議事録作成ツールの活用で、全庁の業務効率化を目指す。

【法務】anbx株式会社—法務業務で時間短縮と精度向上

anbx株式会社では、契約書レビューなど専門知識が求められる法務業務に生成AIを活用しました。法務担当者の業務効率化を図ることが目的です。

生成AI導入の結果、作業時間の大幅な短縮に加え、業務の精度向上も実現しました。法務部門における生成AIの可能性を示す事例といえるでしょう。

参考：OLGA を利用することで、法務担当が1人増えたような安心感。

【顧客対応】江崎グリコ株式会社—問い合わせ31%削減、開発期間短縮

江崎グリコ株式会社は、AIチャットボットを導入し、社内外からの問い合わせ対応を自動化しました。問い合わせ対応業務を効率化することで、従業員の負担軽減を目指しています。

AIチャットボットを導入した結果、社外からの問い合わせ件数を約31%削減できました。従業員はより創造的な業務に集中できるようになり、人的コストの削減も実現しています。

参考：お客様満足のために

【顧客分析】はるやま商事株式会社—分析工数削減と迅速な意思決定

はるやま商事株式会社は、顧客データの分析業務に生成AIを導入しました。これまで時間と手間がかかっていた分析作業の効率化が目的です。

生成AI導入の結果、分析にかかる工数を削減し、データに基づいた迅速な意思決定を支援できるようになりました。顧客ニーズに合わせた商品開発やマーケティング戦略の立案に貢献しています。

参考：人工知能でパーソナライゼーション推進！

【社内GPT】ソフトバンクグループ株式会社—提案書作成時間を1/4に短縮

ソフトバンクは社内向けにGPT環境を構築したことで、提案書作成時間を大幅に短縮しました。営業担当者の業務効率化を支援することが狙いです。

Azure OpenAI Serviceをベースにした社内GPT環境を整備し、50種類以上のプロンプトを搭載したTeams連携ツールを提供。提案書作成時間が60分から15分へと短縮しました。

また、自動保存やバージョン管理機能の実装でナレッジ共有を促進。テンプレート提供などの工夫により、導入4ヶ月後の定着率は70%を達成し、従業員が日常的に利用するツールとして定着しています。

参考：生成AIを使いこなすことがお客さまへの提案力強化に。数千人が活用する営業活動支援ツール

【問い合わせ】三菱UFJ銀行—月22万時間の労働時間削減

三菱UFJ銀行は、約3万人の従業員を対象にChatGPTを導入し、業務効率化を図りました。社内文書の作成や企画立案など、幅広い業務に生成AIを活用しています。

結果的に、月間22万時間もの労働時間削減を達成しました。従業員はより創造的な業務に注力できるようになり、組織全体の生産性向上に貢献しています。

参考：OpenAI 社との生成 AI を用いた金融業務の高度化・効率化の取り組み開始について

押さえるべき生成AI導入チェックリストと成功指針

生成AI導入を成功させるためには、事前の準備と計画が欠かせません。以下に導入時に確認すべきチェックリストと、成功のための指針をまとめました。円滑な導入と効果的な活用を目指しましょう。

• 経営層主導で全社的な推進体制を構築

  生成AI導入は全社戦略として推進しましょう。経営層が率先してリーダーシップを発揮し、部門連携できる体制を構築してください。

• 従業員の不安を払拭し、使いやすいツールを選定

  新技術導入には不安が伴います。生成AIのメリットを説明し、誰もが使える直感的なインターフェースを持つツールを選びましょう。

• 導入前にセキュリティ対策と法令遵守体制を整備

  生成AIは機密情報を扱う可能性があります。導入前にリスクを評価し、情報漏洩や不正利用を防ぐ対策を講じることが重要です。

• 導入効果を可視化し、成功事例を社内で共有

  導入効果を定量的に評価し、社内で共有しましょう。成功事例の発信は、従業員のモチベーション向上と更なる活用を促進します。

まとめ

本記事では、生成AIの定義からバックオフィス業務での活用事例、導入ステップを解説しました。多くの企業が生成AIを活用し、業務効率化やコスト削減を実現しています。

また、生成AIは、従業員をより創造的な仕事へ導きます。ルーティンワークから解放された従業員は高度な業務に集中できるため、企業の成長に貢献するでしょう。

本記事の事例を参考に、生成AIの導入を検討し、自社の課題解決に向けた第一歩を踏み出してください。