業務手順の体系化や、それを分かりやすく文書化するマニュアル作りは、時間と労力を要する作業です。

そのため、優先順位が低くなり、多くの組織で後回しにされがちです。そこで、この記事では、生成AIを活用した業務/社内マニュアルの作成方法を紹介します。

業務・社内マニュアル作成にAIを活用する3つのメリット

業務・社内マニュアル作成にAIを活用するメリットは以下の3つです。

• 作業時間が短くなり、効率化につながる

• コスト削減になる

• 品質を高めることができる

作業時間が短くなり、効率化につながる

AIを活用することで、マニュアル作成にかかる作業負担が軽減され、効率が大幅に向上します。

文章の構成や要約、わかりやすい表現の選択といった時間のかかる作業を、AIが支援することで作業時間を短縮できます。

コスト削減になる

AIの導入により、マニュアル作成にかかる経費を削減できます。人手による長時間の作業が不要となるため、従来マニュアル作成に多くの時間を費やしていた従業員が、より付加価値の高い業務に時間を割くことが可能になります。

加えて、マニュアル更新にかかるコストも低減されます。AIを使用すれば、業務プロセスの変更等新しい情報の追加を素早く効率的に行えるため、頻繁な更新作業に伴う追加コストを抑えることができます。

品質を高めることができる

AIの導入により、一貫性のある分かりやすいマニュアルを作成できます。従来の人手による作成で生じがちな誤字を防ぐだけでなく、担当者によって異なる表記や言葉遣いも統一された分かりやすい表現にすることができます。

業務・社内マニュアル作成にAIを用いる際の2つの注意点

業務・社内マニュアル作成にAIを用いる際の2つの注意点

• 人によるチェック、編集作業が必要

• 情報漏洩のリスク

人によるチェック、編集作業が必要

AIは、様々なソースからデータを収集し、それを文章として組み立てる能力を持っています。しかし、AIは自身が生成した内容の正確性を独自に判断することはできません。そのため、AIが作成したマニュアルには、誤った情報や不適切な表現が含まれている可能性があります。したがって、AIが生成したマニュアルは、必ず人間が確認し、修正を加える必要があります。

情報漏洩のリスク

AIを用いてマニュアルを作成する場合、自社データを読み込ませる必要があります。しかし、ChatGPT等一般的な生成AIの場合、入力した情報を学習し、ほかのユーザーへの回答に使用される可能性があります。そのため、企業の機密情報や独自のノウハウを入力すると、それらが意図せず外部に流出する危険性があります。

これを防ぐために、セキュリティが保証されたAIツールの使用や自社システムの開発、利用ルールの策定等による対策が必要です。

弊社は文書作成業務に特化した生成AIソリューションを提供しております。
・AIを活用して文書作成の効率を上げたい
・業務生産性を改善したい

当てはまる方がいらっしゃいましたら、“検討段階“でもお気軽にご相談ください。

AIを用いて業務・社内マニュアルを作る方法

生成AIを用いて業務・社内マニュアルを作成する方法は、以下の2つが挙げられます。

• ChatGPTで作る

• 自社システムを作る

それぞれの特徴とメリット、デメリット等を下表にまとめたのでご覧ください。

ChatGPTで作る方法

今回は例として架空の健康食品に対する顧客サポート担当マニュアルを作成します。

画像のように作成したいマニュアルテーマとその具体的な内容、必要な資料を入力しましょう。

画像のように簡単にマニュアルが作成できます。

Difyで業務・社内マニュアル作成システムを作る方法

Difyとは何か？

Dify（ディファイ）は、ノーコードでLLM（大規模言語モデル）アプリを開発できるプラットフォームです。AI版Zapierのような位置づけで、複雑なコーディングなしでAIアプリを作成できる点が特徴です。

ユーザーは「LLM」や「IF分岐」などの機能を持つノードを接続するだけで、裏側の処理を簡単に構築できます。LangChain（LLMを用いたアプリ開発を効率的に行うためのライブラリ）のような類似プラットフォームがコーディングを必要とするのに対し、Difyはコードを書かずに使用できる点が大きな強みです。

詳しくはこちらをご覧ください。

https://n-v-l.co/blog/dify-overview

試しに作成したもの

下記のシンプルな流れのワークフローを想定しています。

• 自社データを入れる

• テーマを指定する

• 与えられたテーマに関連する内容をもとに、マニュアルを作る

Difyがマニュアルを作成する流れは以下の通りです

1.自社データを入れ、テーマを指定します。
例
営業マニュアルの作成　
自社データ:過去3年分の営業報告書、顧客データベース、商品カタログ
テーマ:新規顧客開拓

2.指定したLLMモデルにマニュアルの章立てを配列形式で生成します。

3.生成された章の内容を1章ごとに生成します。文字数もプロンプトで指定することができます。この処理を生成された章の数だけ繰り返します。

4.生成された文章をマークダウン形式に変換します。

5.マークダウン形式のわかりやすいマニュアルが出力されます。

まとめ：マニュアル作成システムならNOVELにご相談を

業務・社内マニュアル作成にAIを活用することで、効率的かつ高品質なマニュアル制作が可能になります。

弊社では2万ユーザーを抱えるSAKUBUNというツールを運営しており、生成AIによる高度な文章処理技術を持っています。この技術を活用することで、本記事で紹介したマニュアル作成システムの実現が可能です。

AIを活用したマニュアル作成に興味をお持ちの方は、実施の可否にかかわらず、まずはお気軽にお問い合わせください。