​​業務自動化とは、アナログ作業をシステム化し​、業務を効率化することです。人員リソースを本業に多く割けるようになり、社内全体の生産性が向上します。業務自動化を成功させるためには、社内の業務状況に応じた段階的な導入が必要です。

この記事では、業務自動化について以下の点を解説します。

業務自動化ならNOVELへ

業務自動化では、以下のお悩みが多く寄せられます。

• 業務実態が把握できない

• 自動化できる業務か判断できない

• 検証と改善を繰り返して進めたい

当社では、アジャイル型のシステム開発を提供します。単なるシステムの構築だけではなく、業務自動化の具体的なアドバイスが可能です。

月額定額でコストを抑えつつ、柔軟なシステム化のサポートをおこないます。業務自動化をご検討でしたら、ぜひお気軽にお問合せください。

業務自動化とは

業務自動化とは、既存のアナログ作業（人力・手作業）をIT技術（システム等）に任せることです。簡単な事務作業を自動化して、貴重な人員リソースを本業に充てられる点がメリットとなるでしょう。業務自動化に活用できるIT技術は、以下のとおりです。

• システム

• ツール

• デバイス

• AI　など

紙ベースの資料から必要な情報を探し出すには、時間と労力がかかります。事務作業が自動化されていれば、簡単な検索だけで必要な資料が見つけられます。このように、人的負担を軽減するのが自動化の目的です。

仕事を効率化する

業務自動化の本質は、仕事の効率化です。IT技術の進歩により、人間の仕事が奪われるという意見があります。しかし、業務自動化が適切に行われると本来すべき仕事に注力できる環境が整い、人間がおこなう業務がより質の高いものになるでしょう。

これまでも、人材不足を補う目的や人件費削減を目指し業務自動化は注目されてきました。昨今ではDXが推進されており、今後ますます業務自動化が多くの企業のビジネスを支える基盤になると予想されます。

業務自動化でよく耳にする専門用語

業務自動化に関連してよく耳にするのが、以下の専門用語です。

• RPA

• IoT

• OCR

• AI

• マクロ

• DX

なかでも近年注目を集めるのが、RPAとマクロです。2つの違いを詳しく解説します。

RPA

RPAとは、ロボットによる業務の自動効率化のことです。自動効率化を担うソフトウェアを総称してRPAと呼びます。

バックオフィス業務といった、効率性が重視される単純作業の自動化に適しています。

RPAは他のアプリケーションとも連携可能なため、マクロよりも幅広い範囲で自動化可能です。また、RPAは視覚的な操作だけで構築できるため、プログラミングの知識がない人でも使用できる特徴があります。

マクロ

マクロは、アプリケーションの手順を制御する機能のことです。マクロは、以下のマイクロソフト製品内で使用できます。

• マイクロソフトOffice

• Adobe

• Googleスプレッドシート

• Googleドキュメント

マクロを実装するためには、VBAというプログラミング言語を活用します。マクロの作成では高度なプログラミング知識が必要で、作成やメンテナンスができる人が限られる点がデメリットです。また、マイクロソフト製品以外での連携が難しい面もあります。

一方、マクロは元々Excelなどに実装されている機能のため、導入コストが小さい点がメリットです。

業務自動化を実施するメリット

業務自動化には、以下3つのメリットがあります。

• 業務の属人化を防げる

• 社内リソースを活用できる

• アウトソーシングの代替え案となる

業務の属人化を防げる

業務の属人化とは、業務が特定の人員に依存してしまう状態のことです。属人化には以下のリスクがあります。

• 辞職

• 急なトラブルで担当者が対応できない

• 担当者不在時の問い合わせ​応答ができない など

業務自動化を実施すると、このような属人化を防ぎ、誰でも業務を素早くこなせる環境を整えられます。

面倒な手間を省コストに

面倒な手間のかかる業務を機械やシステムに任せると、人的資源と時間的リソースを確保できます。機械が苦手な人にとっては、業務自動化システムを使いこなすことにハードルを感じるかもしれません。しかし長期的に見れば、ハードルを上回る多くのメリットが得られます。

現代のシステムは使いやすさや覚えやすさが向上しているため、抵抗なく使用できる場合が多いでしょう。

社内リソースを活用できる

業務自動化によって人材リソースが最適化できます。十分なリソースを本業に注力できるため、業務全体の生産性が高められるでしょう。

たとえば、書類作成といったの単純作業に使っていた時間を、重要性の高い業務に多く当てられるはずです。このような単純作業を自動化すれば、社員1名あたりの稼働率や貢献率が向上します。

アウトソーシングの代替え案となる

業務自動化は、アウトソーシングのデメリットを補う代替え案となります。アウトソーシングする場合、ピープルマネジメントは必須です。たとえば、以下のリスクを予期しなければいけません。

• 辞めてしまう

• 同じミスを繰り返す

• 教育に時間がかかる など

業務自動化によってシステムに任せる場合、人為的な作業によるリスクを避けられます。プログラムは半永続的に稼働するので、人間のように辞職のリスクもありません。また、人間の場合は教育に一定期間のコストが必要ですが、システム開発後は即運用が可能です。

業務自動化では、社内業務の実態に即した開発を行う必要があります。当社ではアジャイル開発により、段階ごとに調整しながらカスタマイズ自在な開発が可能です。社内の業務自動化をご検討でしたら、ぜひお気軽にお問合せください。

業務自動化のデメリット

業務自動化には、デメリットになり得るポイントもあります。注意したいのは、以下の3点です。

• 周知徹底する必要がある

• 一気に作ると失敗しやすい

• 目的を明確化してスタートする

周知徹底する必要がある

導入の目的や操作方法を周知するために、時間や労力がかかる点は、デメリットといえるでしょう。

業務自動化は、社内全体に周知されてこそ効果を発揮します。導入直後は移行期間に一定の時間を要するかもしれません。

一気に作ると失敗しやすい

業務自動化では、完成形を定め、一気に作ってしまうと失敗しやすいという点もデメリットです。不必要な機能を詰め込んだ結果、使いづらくなり結局使われないシステムになってしまうケースもあります。業務自動化は小さくスタートし、状況に応じて柔軟に調整していくのがポイントです。

目的を明確化してスタートする

目的が明確でないまま業務自動化をスタートすると、実用的でないシステムになる可能性があります。業務化の目的としては、以下の点が検討できます。

• 時間コストを削減したい

• 人員コストを削減したい

• 業務を効率化して本業にリソースを割きたい

業務改善のニーズがある分野によって、システムに実装するべき機能は異なります。初めに目的を明確にし、ニーズに応じた調整が大切です。

業務自動化の進め方

具体的に業務自動化を進める方法として、以下4つの内容を紹介します。

• ペーパーレス化を検討する

• データベースを構築する

• 自動化の範囲を業務から検討する

• 検証と改善を繰り返す

ペーパーレス化を検討する

初めに検討できるのは、ペーパーレス化です。ペーパーレス化の例には、以下のようなものがあります。

• 紙帳簿

• アンケート記録

• 手書きカルテ

紙で作成したデータ読み込みをする場合、資源の使用には変わりなくスキャンの手間もかかります。そのため、タブレットを使用する方法で、業務フローの初めからペーパーレス化ができないか検討してみましょう。

データベースを構築する

データを一括管理できる場合は、データベースを構築できます。情報を手軽に取り出せるナレッジは、新しい資産となります。また、データマイニングやテキストマイニングによって価値のある新たなサービスを生み出すきっかけも作れるでしょう。

自動化の範囲を業務から検討する

社内業務のうち、自動化できるものはないか既存の業務を見直し検討します。社内の全体業務をリスト化して、人員負担が大きいものを洗い出します。業務のうち、臨機応変な対応の必要が少なく、システムに任せても問題がないものを選択して自動化しましょう。

定型業務は自動化しやすい

定型業務は、自動化しやすい業務です。以下の定期業務として以下の内容がないか確認してみてください。

• 書類の作成

• 書類の複製

• 書類の保管 など

すべての提携業務を一度に自動化してしまうと混乱を招く可能性があるので、優先順位を定めましょう。効果性の高いものから優先して、自動化してください。

検証と改善を繰り返す

システムがある程度完成した後でも、検証と改善を繰り返すことは大切です。構築した社内システムを使用していくうちに、使いにくい部分やエラーなどを発見する場合があります。

そのため、システムは使いながらブラッシュアップしていくのがおすすめです。使いにくいシステムを使用しつづけるなら、業務自動化が無駄になってしまうため、常に柔軟な改善を重ねていくとよいでしょう。

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業務自動化では、貴重な人員リソースを本業にあてられます。そのため、社内業務の効率性や生産性が上がる要因として活用できるでしょう。

しかし、業務自動化を成功させるには、ブラッシュアップを重ねる柔軟なシステム開発が欠かせません。

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