ビジネスメールの作成で悩んだことはありませんか？ChatGPT（チャットGPT/チャットジーピーティー）を使えば、ビジネスメールの雛形を簡単に作成できます。また、手作業でメールを作成する手間を省くことができ、生産性が向上するでしょう。

この記事では、ChatGPTを使ってビジネスメールを作成する方法を紹介します。また、プロンプトの使い方や手作業で最終確認を行う際の注意点についても触れるため、ぜひ参考にしてください。

ChatGPTでビジネスメールは作れる？

ChatGPTは、ビジネスメールを作成するために使用できますが、プロンプトを正しく提供することが重要です。プロンプトは、ChatGPTに何を求めているのかを明確に伝える必要があります。

明確でなければ、ChatGPTは誤ったメールを生成してしまう可能性があるでしょう。

たとえば、ChatGPTに「お客様に商品の納品についてお知らせするメールを作成してください。」とプロンプトした場合、次のメールを生成できます。

• 拝啓

• お世話になっております。

• この度は、弊社商品の納品についてご連絡申し上げます。

• 商品は、明日午前中にお客様のご指定の住所へお届けいたします。

• ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

• 敬具

こちらは手で書いたものですが、件名や宛先、文調などの考慮が入っていない文章を生成するのが一般的です。

ChatGPTでビジネスメールを作る方法

ChatGPTでビジネスメールを作る方法の流れは、下記の3つです。

• ビジネスメールを作るよう依頼する

• メール文章をカスタマイズする

• 手作業で最終確認と調整を行う

ビジネスメールを作るよう依頼する

ChatGPTを使ってビジネスメールを作成する際には、まずメールの概要を簡潔に入力することが非常に大切です。

例えば、プロジェクトの進捗報告、新製品提案など、メールの目的を明確に伝える言葉を選びます。

これによってChatGPTは意図を正確に把握し、適切な文面を生成できます。

• 新製品の提案という内容でビジネスメールを作成してください。

件名: 新製品の提案について

拝啓、〇〇様

お世話になっております。私たち〇〇株式会社は、常にお客様のニーズに合った革新的な製品を提供することを目指しております。この度、新たな製品の提案をさせていただきます。

私たちは、市場の需要とトレンドを調査し、お客様が抱える課題に対応する製品を開発しました。その製品は、業界での競争力を高めるだけでなく、お客様の業務プロセスを効率化し、生産性を向上させることが期待できます。

以下に、新製品の特徴と利点をご紹介いたします。

革新的な機能: 新製品は、最新の技術を駆使して開発されており、より使いやすく、効果的な機能を提供しています。これにより、お客様の業務プロセスを効率化し、時間と労力を節約することができます。

高い信頼性: 私たちは製品の品質に厳格な基準を設けており、信頼性の高い製品を提供することに注力しています。新製品は、堅牢な設計とテストを経ており、長期間の使用に耐えることができます。

カスタマイズ可能性: 新製品は、お客様のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズすることが可能です。お客様の業界やビジネスモデルに合わせて製品を調整し、最適なソリューションを提供します。

優れたコストパフォーマンス: 私たちの製品は、高い品質と性能を持ちながら、競争力のある価格帯で提供されます。お客様にとって経済的な選択肢となるだけでなく、ROI（投資対効果）を最大化することができます。

弊社の新製品は、お客様のビジネスにおいて大きな価値を提供できると確信しております。ご興味をお持ちいただけましたら、是非ともお会いして詳細をご説明させていただきたく存じます。

お忙しい中恐れ入りますが、ご都合の良い日時をご連絡いただければ幸いです。何卒ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

敬具

〇〇株式会社

※上記の文章はChatGPTによって生成されています（OpenAI）

このように、簡単ではありますが一定の水準で雛形を作成してくれます。これだけでも十分な場合は、手作業で調整して使いましょう。

メール文章をカスタマイズする

出来上がったメール文章は、おそらく粒度の荒いものであるため、プロンプトを追加して調整します。

例えば、下記の情報を追加しましょう。

• メールの目的: 新製品の概要を説明し、購入を促すこと

• ターゲット: 既存の顧客

• トピック: 新製品の特徴と価格

結果、上記で作ったメールの文章は下記のように改善されました。

件名: 新製品のご案内と特典について

拝啓、〇〇様

いつもご愛顧いただき、誠にありがとうございます。私たち〇〇株式会社は、お客様にさらなる価値を提供するために、新製品のご案内をさせていただきます。

新製品「〇〇」は、弊社の最新技術と革新的なアイデアを結集し、お客様のビジネスを大いにサポートする製品です。以下に、新製品の特徴をご紹介いたします。

効率的な機能: 「〇〇」は、よりスムーズで効率的な業務プロセスを実現するために設計されています。自動化された機能やタスクの自動化により、お客様の負担を軽減し、生産性を向上させます。

柔軟性とカスタマイズ性: 新製品は、お客様のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズすることが可能です。さまざまな設定やオプションを通じて、お客様固有の要件に応えることができます。

安全性と信頼性: 私たちはセキュリティを最優先に考え、新製品には最新のセキュリティ機能が組み込まれています。お客様のデータや機密情報を保護し、安心してご利用いただけます。

さらに、特別なお知らせです。新製品「〇〇」の初回導入に際し、ご愛顧いただいている既存のお客様には以下の特典をご提供させていただきます。

10%の割引価格にてご購入いただけます。

導入後のトレーニングセッションを無料で提供します。

ご購入者限定の優先サポートチャネルをご利用いただけます。

新製品の価格とパッケージの詳細については、添付の資料をご参照ください。また、ご質問やご要望がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。

既存のお客様への感謝の気持ちを込めて、新製品の導入をお考えの際はぜひこの機会にご検討ください。特典付きの限定オファーは〇〇月〇日まで有効ですので、お早めにご検討いただければ幸いです。

ご多忙の中恐れ入りますが、この機会に新製品「〇〇」をご評価いただければと思います。お客様からのご連絡を心よりお待ちしております。

敬具

〇〇株式会社

※上記の文章はChatGPTによって生成されています（OpenAI）

このように、プロンプトを使用して、メール文章をカスタマイズできます。これにより、より効果的なビジネスメールの作成を実現できるでしょう。

なお、この手順は最初からプロンプトに含めておくことで省略できます。

手作業で最終確認と調整を行う

ChatGPTが生成したメールは、そのままでは使えないため、手作業で最終確認と調整を行う必要があります。

手作業で最終確認を行う際には、以下の点に注意してください。

• 内容が正しいかどうか

• 表現が適切かどうか

• スタイルが適切かどうか

• 読みやすさ

また、必要に応じて、メールの文面を編集することもできます。例えば、誤字脱字を修正したり、文章を簡潔にしたり、文章にリズムを持たせたりするなどです。

この工程は人でしか実現できず、より自社および個人に即した内容にする必要があります。

場合によっては炎上するような内容を生成するリスクがあることを念頭において、しっかりとした確認を行いましょう。

ChatGPTでビジネスメールを作るためのプロンプト

ChatGPTでビジネスメールを作るためのプロンプトの一例を紹介します。あくまでも例であり、もっと良い精度を出せるテンプレート等があるかもしれません。

これは深津式プロンプトと呼ばれるもので、変更が非常に簡単です。

#命令書:
あなたは「立場を記入」です。
以下の制約条件と入力文をもとに「ビジネスメール」を出力してください。

#制約条件:
・文字数は300文字以内
・重要なキーワードはもれなく入れる
・簡潔な出力

#入力文：
「ここに依頼したいメールの内容を記述」
例）
宛先（ターゲット）: 
差出人（会社名）： 
メールの件名: 
趣旨: 
求める行動: 
文体: 
文字数: 
返信期限: 
など

#出力文：

例えば、下記のようなプロンプトでもある程度まで作ってもらえます。

# 命令書:
あなたはプロの営業です。
以下の制約条件と入力文をもとに「ビジネスメール」を出力してください。

# 制約条件:
・文字数は300文字以内
・重要なキーワードはもれなく入れる
・簡潔な出力

# 入力文：
〇〇様に××という商品をおすすめしたい。丁寧にメリットを説明したい。お伺いできる日を3つ聞きたい。

# 出力文：

件名: ××商品のご紹介とお伺いしたい日程について

拝啓、〇〇様

お世話になっております。私たちの企業では、最新の××商品をご紹介させていただきたく存じます。お忙しい中、お時間をいただきまして恐縮ですが、下記にメリットを簡潔にご説明させていただきます。

××商品は、〇〇様のビジネスに大変役立つ優れた特徴を持っております。まず、〇〇のメリットとして、〇〇（重要キーワード1）により〇〇（重要キーワード2）を実現できます。これにより、〇〇様の業務効率が向上し、生産性の向上にも繋がることでしょう。

さらに、××商品は〇〇（重要キーワード3）にも対応しております。これにより、〇〇様のお客様へのサービス提供範囲を拡大することが可能となり、競争力の向上につながります。

また、ご都合の良い日程でお伺いさせていただきたく存じます。お忙しいことと存じますが、下記の3つの日程からいずれかご都合のよい日をご選択いただければ幸いです。

〇月〇日（○曜日）

〇月〇日（○曜日）

〇月〇日（○曜日）

お手数をおかけいたしますが、ご返信いただけますと幸いです。ご質問やご要望がございましたら、お気軽にお知らせください。

〇〇様からのご返信をお待ちしております。

敬具

××営業チーム

※上記の文章はChatGPTによって生成されています（OpenAI）

適当に入力してもある程度は作れますが、件名などの指定をするとより精度が高まるでしょう。プロンプトはカスタマイズ次第で生成内容を変更できるため、ぜひ挑戦してみてください。

定型文として作っておきたいテンプレート

ChatGPTでビジネスメールを作るためのプロンプトでは、下記の定型文を作っておくと安心です。

• お礼・感謝

• 初めての挨拶

• 依頼・お願い

• 質問

• 謝罪・お詫び

• 催促

• 日程調整

• 返信

これだけあれば柔軟に対応でき、目的に応じたカスタマイズだけで済むでしょう。

ChatGPTでビジネスメールのパーツを作るのも技あり

ChatGPTは、ビジネス メールのパーツを作成するためにも使用できます。たとえば、件名行、挨拶、本文、署名などです。特定のスタイルやトーンを作成することもでき、公式またはカジュアルなメールもお手のものでしょう。

場合によっては、アイデアを出してもらうのもよいでしょう。例えば、下記のような形です。

• 顧客に商品をおすすめするメールのアイデアを挙げて。

以下は、顧客に商品をおすすめするメールのアイデアのいくつかです。

興味のある関連商品: 顧客が以前に購入または閲覧した商品に基づいて、関連する商品をおすすめするメールを送信します。例えば、「最近ご購入いただいたX商品に関連して、おすすめのY商品をご紹介します」というようなタイトルを使用できます。

人気の商品: お客様の興味に合った人気商品を紹介するメールを送信します。他の顧客に人気のある商品やベストセラー商品を強調し、顧客が最新のトレンドや人気アイテムについて知ることができるようにします。

セールや特別オファー: お客様に特別なセールや割引情報を提供するメールを送信します。季節のセールや特別なイベントに関連した割引や限定オファーを強調し、お得な情報を提供します。

顧客のニーズに合わせたパーソナライズ: 顧客の購買履歴や個人情報に基づいて、個別のおすすめ商品を提案するメールを送信します。例えば、以前の購入履歴に基づいて追加のアクセサリーや関連商品を提案することができます。

新製品の紹介: 最新の製品やアップグレード版を紹介するメールを送信します。顧客が興味を持ちそうな新商品や改良されたバージョンを紹介し、その特徴や利点を説明します。

おすすめリストやカテゴリ別の商品: 顧客が特定の商品カテゴリに興味を持っている場合、関連する商品をまとめたおすすめリストやカテゴリ別の商品を紹介するメールを送信します。例えば、「お出かけにぴったりの夏のアイテム」や「最新のテクノロジーギア」などのタイトルで送信できます。

これらのアイデアを使用して、顧客に対して魅力的な商品をおすすめするメールを作成してみてください。

※上記の文章はChatGPTによって生成されています（OpenAI）

簡単なものですが、条件をつけるほど精度が高まるので試してみましょう。アイデアがあるほどメールはより魅力的になるはずです。

ChatGPTでビジネスメールを作るメリット

ChatGPTでビジネスメールを作るメリットは、下記が挙げられます。

• 時間の節約

• ミスの防止

• 語彙力の向上

時間の節約

ChatGPTを利用することで、ビジネスメールの作成にかかる時間を大幅に短縮できます。例えば、ビジネスメールの件名や本文を考えるのに、毎回時間を取られている方は多いのではないでしょうか。

ChatGPTを利用することで、これらの作業を自動化できます。これにより、ビジネスメールの作成にかかる時間を、他の業務に充てられるでしょう。

ミスの防止

ビジネスメールを作成する際には、文法ミスやスペルミスに気を付ける必要があります。しかし、人間が作成するビジネスメールには、どうしてもミスが発生してしまうものです。

ChatGPTを利用することで、これらのミスを防げます。ただし、意図しないエラーによって意味不明な文章が含まれるといったことが起きるリスクはゼロにできないことには注意してください。

語彙力の向上

ビジネスメールを書く際には、正しい語彙や言い回しを使用することが重要です。しかし、書く機会が少ない方は、語彙や言い回しに自信がない方も多いはずです。

この場合も、語彙や言い回しを工夫したメール文章を生成できます。何を伝えて、どのようなアプローチがあるのかに悩んだときにも便利でしょう。

ChatGPTでビジネスメールを作るデメリット

ChatGPTでビジネスメールを作るデメリットは、下記が挙げられるでしょう。

• オリジナリティの無さ

• 文脈のミス

オリジナリティの無さ

ChatGPTは、トレーニングに使用したデータと同じテキストを生成する傾向があります。人間が作成したメールと同じレベルの創造性や独創性を持っておらず、独自のアイデアや意見を含め、独自に作成する工夫が必要でしょう。

また、いずれの場合においてもテンプレート化してしまうことは否めません。ビジネスにおける利用ではエンゲージメントを高められないといったことも発生するため、一定のチェック項目を用意しておくことをおすすめします。

文脈のミス

ChatGPT でビジネスメールを作成するもう 1 つのデメリットは、文脈のミスが発生する可能性があることです。文脈を理解する能力に限界があり、誤解を招く場合があります。

また、本来であればメリットである内容がデメリットになっていたり、伝えたい内容が含まれていなかったりすることもあります。必ずしも要望の内容がすべて含まれているとは限らないことにも目を向けておきましょう。

【補足】ChatGPTに仕事をさせるのはあり？

ChatGPTに仕事をさせるのは、その仕事がChatGPTに適しているかどうかに依存します。たとえば、ブログ記事、ウェブサイトのコンテンツ、製品の説明などを作成できる一方で、創造性や独自性が必要とされるタスクには適していません。

また、ファインチューニングを受けなければ実現できないタスクも多くあるでしょう。他にも、情報漏洩のリスクを含めた適切なセキュリティを講じる必要があるのも実情です。

こうしたことから、ChatGPTに仕事をさせる前に、その仕事がChatGPTに適しているかどうかを慎重に検討することが重要です。困ったときにはGPTの技術を用いて作られたその他のサービスに目を向け、適切な用途で利用できるものを見つけましょう。

ChatGPTでメールの自動返信は可能？

ChatGPTでメールの自動返信は、基本的に不可能です。ただ、GPTモデルを使ってファインチューニングし、必要に応じたカスタマイズを行えば可能でしょう。

また、新しく追加されたプラグインで実現できることもあります。セキュリティに注意しながら、自動返信を実現しましょう。

まとめ

ビジネスメールを作成する際には、時間と手間がかかることが多く、悩む方も多いかと思います。しかし、ChatGPTを利用することで、手軽にビジネスメールを作成でき、業務効率を向上させられます。

ChatGPTを使ったビジネスメールの作成は、業務効率を向上させるために非常に役立ちます。ぜひ活用してビジネスパフォーマンスを向上させてください。

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