ChatGPTが営業メール作成を効率化する10の理由｜作成方法とプロンプトも紹介

営業メールは、ビジネスにおいて重要なツールですが、毎回オリジナルの文面を考えるのは時間がかかりますし、表現が単調になりがちです。

そこで、OpenAI社が開発したChatGPT（チャットGPT/チャットジーピーティー）を活用すれば、メールの作成や返信が簡単になりますし、顧客とのコミュニケーションもスムーズになります。

本記事では、Chat GPTを営業メールで活用する方法と、プロンプトの例を紹介します。

ChatGPTが営業メール作成を効率化する10の理由

ChatGPTが営業メール作成を効率化する10の理由は、以下のとおりです。

• パーソナライズされたコンテンツ

• 迅速な作成

• 説得力のある言葉遣い

• 情報の正確性

• 顧客への焦点

• 引用や統計データの挿入

• 効果的なコール・トゥ・アクション

• 複数の言語対応

• フォーマットの適用

• クリエイティブなアイデアの提供

パーソナライズされたコンテンツ

ChatGPTは、顧客の名前や業種、興味やニーズなどを考慮して、パーソナライズされたコンテンツを生成します。顧客は自分に合わせたメールを受け取っていると感じ、信頼感や親近感を高められます。

迅速な作成

ChatGPTであれば、人間よりも高速に文章を生成します。また、複数のメールテンプレートや文例を持っており、それらを自動的に選択してくれるため、プロンプトでの指定もできます。

営業担当者は、メール作成にかかる時間を大幅に削減できます。

説得力のある言葉遣い

プロンプト次第で異なりますが、顧客に対して説得力のある言葉遣いを使います。例えば、「ぜひ」という言葉よりも「今すぐ」という言葉の方が行動を促す効果が高いことがわかっています。

ChatGPTはこのような心理学的な知見を活用して、顧客の興味や関心を引く言葉遣いを選んでくれます。

情報の正確性

ChatGPTによる営業メール作成では、必要に応じて情報を提供します。その情報だけを使うように依頼することで、一定の水準で正確性を担保できます。

最終確認は必要ですが、一貫性と正確性を確保できることは大きな利点です。

顧客への焦点

ChatGPTは学習した内容を活用して、顧客への焦点を持ってメールを作成します。例えば、顧客の問題や課題を理解し、それらに対する解決策やメリットを提示します。また、顧客の感情や気持ちにも配慮し、共感や感謝の言葉を使います。

これにより、顧客は自分のことを理解してくれる営業担当者と感じやすくなる文章につながることもあるでしょう。

引用や統計データの挿入

ChatGPTとデータを活用すると、引用や統計データをメールに挿入できます。自分の主張や提案を裏付けるために、権威ある人物や組織の言葉や数字をデータとして送ると、それを引用します。

また、顧客の業界や市場に関する最新のトレンドや分析をメールに反映することも可能であり、画像として起こすこともプラグインで実現できるようになりました。顧客が営業メールの内容に説得力や信憑性を感じられるような仕上がりが期待できます。

効果的なコール・トゥ・アクション

ChatGPTは、効果的なコール・トゥ・アクション（CTA）をメールに入れられます。CTAとは、顧客に何か行動を起こさせるための呼びかけのことです。例えば、「今すぐお申し込みください」「無料トライアルを始めましょう」「お電話ください」などです。

ChatGPTは、顧客のニーズや状況に応じて、最適なCTAを選択し、メールの最後に明確に記載します。これにより、顧客は営業メールから次のステップへと移行しやすくなることも期待できるでしょう。

複数の言語対応

ChatGPTの強みとして知られている複数言語への対応は、営業メールでも健在です。ユーザーが投げかけた文章の言語を自動的に判別し、その言語で文章を生成します。また、異なる言語間で文章を翻訳もできます。

これにより、営業担当者は国際的な顧客ともスムーズにコミュニケーションできます。

フォーマットの適用

ChatGPTは入力したキーワードや目的に応じて、最適なフォーマットを自動的に生成できます。例えば、初めてのアプローチメールなら、「自己紹介」「相手への興味」「提案内容」「アクションコール」の4つの要素を含むフォーマットを提案するといった流れです。

また、文体や敬語も、相手やシーンに合わせて選択できます。プロンプト次第では、自分で思いつかないようなフォーマットを作ることもできるでしょう。

クリエイティブなアイデアの提供

営業メールを作成する際には、相手のニーズや関心に応えるような提案や話題、差別化や付加価値を示すような表現などのクリエイティブなアイデアが必要です。クリエイティブなアイデアがあれば、相手に印象や興味を持ってもらったり、返信や反応を引き出したりできます。

例えば、新製品の紹介メールなら、「相手の課題や痛み」「新製品の特徴やメリット」「競合他社との比較」「導入事例や証拠」などの要素を含むアイデアを提案してもらうなどです。

ここで挙げた理由はあくまでも例であり、すべてをうまく反映させるためには、何度も繰り返してよいフォーマットやプロンプトを仕上げる必要があります。

そこで、次項では簡単に営業メールにChatGPTを活用する方法を紹介するため、ぜひ参考にしてください。

ChatGPTを営業メールに活用する方法

ここでは、ChatGPTを営業メールに活用する方法を3つ紹介します。

• メールの文面を考える

• メールを一斉送信する

メールの文面を考える

営業メールの文面は、顧客の興味やニーズに合わせて、適切な内容やトーンで書く必要があります。しかし、毎回オリジナルの文面を考えるのは時間がかかりますし、表現が単調になりがちです。

ChatGPTは、入力したキーワードや文章に基づいて、自動的にメールの文面を生成します。例えば、以下のような入力するとどうなるでしょうか。

• メール文の作成

• キーワード: 新製品, デモ, 招待

• 文章: お世話になっております。〇〇社の△△と申します。

以下のようなメールの文面が生成されます。

お世話になっております。〇〇社の△△です。

この度は、弊社の新製品についてご案内いたしたく、ご連絡を差し上げました。

弊社は、最新の技術を活用した革新的な製品開発に力を入れており、その一つである新製品について、ご興味をお持ちいただければ幸いです。

この新製品は、業界をリードするパフォーマンスと優れた機能を備えており、お客様のビジネスに大きな価値をもたらします。特に、その使いやすさと効果的な機能により、業務の効率化や生産性の向上を実現できます。

また、お客様のご要望にお応えするため、新製品のデモをご提供をできればと存じます。デモでは、製品の機能や利点についてより詳しくご説明いたします。ぜひ、お客様のご都合のよい日時をお知らせいただければと思います。

この機会に、弊社の新製品の可能性をご確認いただき、お客様のビジネスにおける成功にお役立ていただければ幸いです。

ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

〇〇社

△△

上記の文章はChatGPTによって作成されています（Opne.ai）。

このように、情報から適切なメールの文面を生成します。もちろん、生成された文面は自由に編集したり、保存したりできます。

また、ChatGPTの特定のモデルにファインチューニングを行えば、好みやフィードバックに応じて、メールの文面を改善することもできるでしょう。

メールを一斉送信する

営業メールは、一人ひとりにカスタマイズして送ることが望ましいですが、実際には大量の顧客に同じメールを送ることも多いでしょう。しかし、同じメールを送るということは、顧客に対する個性や関心が感じられませんし、スパムメールとして扱われる可能性もあります。

そこで、作成したメールの文面を、顧客の属性や履歴に応じて、自動的に微調整して送信します。例えば、以下のようなメールの文面を作成したとします。

お世話になっております。〇〇社の△△です。

この度は、弊社の新製品についてご案内いたしたく、ご連絡を差し上げました。

弊社は、最新の技術を活用した革新的な製品開発に力を入れており、その一つである新製品について、ご興味をお持ちいただければ幸いです。

この新製品は、業界をリードするパフォーマンスと優れた機能を備えており、お客様のビジネスに大きな価値をもたらします。特に、その使いやすさと効果的な機能により、業務の効率化や生産性の向上を実現できます。

また、お客様のご要望にお応えするため、新製品のデモをご提供をできればと存じます。デモでは、製品の機能や利点についてより詳しくご説明いたします。ぜひ、お客様のご都合のよい日時をお知らせいただければと思います。

この機会に、弊社の新製品の可能性をご確認いただき、お客様のビジネスにおける成功にお役立ていただければ幸いです。

ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

〇〇社

△△

上記の文章はChatGPTによって作成されています（Opne.ai）。

このメールをChatGPTに渡すと、言語モデルのチューニングやAPI等で累積した顧客の名前や業種や過去のやり取りなどを考慮して、メールの文面を微調整して送信します。

• 新製品のテストに来てくれた山田様

• 想像以上に反応が良かった

• 下記のメールを送ってくれていた

• 件名: 新製品のテストに対する感想とお礼

• 社名（差出人の会社名）の山田です。

• 先日は新製品のテストに参加していただき、貴重な機会をいただきありがとうございました。テストの結果、正直な感想をお伝えしますと、想像以上に驚きと興奮がありました。

• まず、新製品の性能に関しては、非常に高いレベルで驚きました。特に、その使い勝手の良さや機能の充実度には感動しました。試用してみると、思っていた以上のパフォーマンスと快適さを実感しました。

• また、デザイン面でも大変魅力的で、洗練されたデザインがユーザーエクスペリエンスを向上させる一因となっていると感じました。製品の外観にもこだわりが感じられ、これからの市場でも注目を浴びること間違いありません。

• さらに、テスト期間中には担当スタッフの方々が親切に対応してくださいました。分からない点や疑問点に対しても丁寧に説明してくださり、心地よいサポートを受けられました。おかげで、製品の操作方法や特長をより深く理解すられました。

• このように、新製品のテスト体験は非常に充実したものであり、大変満足しております。社名（差出人の会社名）の技術力や製品開発への情熱が感じられ、将来性にも期待が高まりました。

• 改めて、この貴重な機会を与えてくださり、心より感謝申し上げます。今後の展開や新たな製品についても、引き続き情報をいち早くお知らせいただければ幸いです。

• お忙しい中、ご対応いただきましたことに感謝申し上げます。引き続き社名（差出人の会社名）の製品にご期待いただけますよう、心より願っております。

• どうぞお体をお大事になさってください。

• 敬具

• 山田

• 上記を踏まえ、下記のメールの内容を調整してください。

• お世話になっております。〇〇社の△△です。

• この度は、弊社の新製品についてご案内いたしたく、ご連絡を差し上げました。

• 弊社は、最新の技術を活用した革新的な製品開発に力を入れており、その一つである新製品について、ご興味をお持ちいただければ幸いです。

• この新製品は、業界をリードするパフォーマンスと優れた機能を備えており、お客様のビジネスに大きな価値をもたらします。特に、その使いやすさと効果的な機能により、業務の効率化や生産性の向上を実現できます。

• また、お客様のご要望にお応えするため、新製品のデモをご提供できればと存じます。デモでは、製品の機能や利点についてより詳しくご説明いたします。ぜひ、お客様のご都合のよい日時をお知らせいただければと思います。

• この機会に、弊社の新製品の可能性をご確認いただき、お客様のビジネスにおける成功にお役立ていただければ幸いです。

• ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

• 敬具

• 〇〇社

• △△

例えば、以下のようなメールが戻ってきます。これを送信できるように連携しておけば、一括送信でも内容が一辺倒にならず、オリジナリティを高められます。

お世話になっております。〇〇社の△△です。

先日は、弊社の新製品のテストにお越しいただき、誠にありがとうございました。山田様からいただいたメールにより、反応が想像以上に良かったことを嬉しく思っております。

山田様からいただいたメールには、製品に対する驚きと興奮が伝わってまいりました。新製品の性能に関しては、非常に高いレベルでの驚きを感じました。特に、使い勝手の良さや機能の充実度についてのお言葉に、大変感動いたしました。

また、デザイン面においても、山田様が魅力的とおっしゃっていただいたことは、私たちにとって非常に重要なご意見です。洗練されたデザインが、製品の魅力を一層引き立てる要素となっていると感じております。

さらに、山田様がテスト期間中に受けたサポートに関しても、心からお礼申し上げます。担当スタッフが丁寧に対応し、お手伝いしましたことが、山田様が製品の操作方法や特長を深く理解される一助となったことを嬉しく思います。

山田様のお力添えに、改めて心から感謝いたします。今後も山田様にご満足いただけるような製品とサービスを提供するため、引き続き努力を重ねてまいります。

山田様からのメールをいただいたことを、心より嬉しく思っております。また、製品の展開や新たな製品に関しても、山田様に最新情報をいち早くご提供できるよう努めてまいります。

お忙しい中、山田様からのメールをいただきましたことに感謝いたします。引き続き山田様のご支援をいただけますよう、心よりお願い申し上げます。

お体をお大事になさってください。

敬具

〇〇社

△△

上記の文章はChatGPTによって作成されています（Opne.ai）。

ChatGPTは、顧客ごとにカスタマイズされたメールを作成し、作成した元のメールの内容をベースにして送信します。これにより、営業メールにオリジナリティを加えつつ、適切に返信できる可能性があるでしょう。

メールに自動で返信

さらに、顧客からのメールに自動で返信もできます。ChatGPTに顧客からのメールの内容を入力すると、適切な返信を生成してくれます。例えば、以下のようなメールが来た場合、返信文を作成し、連携したメールツールから送信するといった流れです。

件名: 新商品について

本文: 新商品について詳しく知りたいです。

ChatGPTにこの内容を渡すと、以下のような返信が生成されます。

自動返信: 新商品についてのお問い合わせありがとうございます

お世話になっております。〇〇社の△△です。

この度は、弊社の新商品についてお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。お客様からのご要望にお応えするため、早急にご連絡いたします。

新商品についての詳細について、お客様にお伝えするための資料や情報を準備いたします。担当者が詳細を調査し、最適な回答をご提供いたしますように努めてまいります。

お手数をおかけいたしますが、もうしばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。できる限り迅速に、充実した情報をご提供するようにいたします。

もし、追加の質問やご要望がございましたら、お気軽にお知らせください。お客様のご要望にお応えするために、全力でサポートいたします。

お問い合わせいただきましたことに心から感謝いたします。引き続きお待ちいただきますようお願い申し上げます。

何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

敬具

〇〇社

△△

すでに資料がある場合は、下記のように返信できます。

件名: 新商品について

本文: 新商品について詳しく知りたいとのことですね。商品の詳細はこちらのURLからご覧いただけます。また、ご不明な点がございましたらお気軽にお問い合わせください。

上記の文章はChatGPTによって作成されています（Opne.ai）。

ChatGPTは、会話を記憶し、前回の内容や顧客の嗜好に応じて回答します。これにより、顧客はあなたからのメールに対して、迅速かつ個別に対応されたと感じてもらえることもあるでしょう。

これらはあくまでも一例で、ChatGPTだけであればメール文章の作成で止まるはずです。GPTモデルやAPIを駆使してメールシステムと連携させて、膨大なデータを読み取れるようにする工夫は必要ですが、こうした活用方法が確立すると効率を高められるでしょう。

ChatGPTを活用した営業メール作成でできないこと

ChatGPTは営業メール作成にも応用できますが、以下のような制限があります。

• リアルタイムの情報を反映する

• Webに情報がない分野

• 人の感情を理解する

リアルタイムの情報を反映する

ChatGPTはWeb上の情報を元に回答を生成しますが、その情報が最新であるとは限りません。例えば、株価や天気予報などのリアルタイムの情報を営業メールに反映させることは難しいでしょう。

また、ChatGPTは同じ質問に対しても、入力の言い回しや何度か試すと異なる回答を生成することがあります。

Webに情報がない分野

また、Web上の情報に依存していますが、Webに情報がない分野や専門的な分野では回答が不正確や無意味になることがあります。例えば、特許や医療などの分野では専門的な知識や法律的な制約が必要ですが、ChatGPTはそれらを十分に理解していません。

また、ChatGPTはときどき根拠のない事実や数字を作り出すことがあります。

人の感情を理解する

さらに、人の感情やニュアンスを理解することはまだ困難です。例えば、相手の興味や関心、悩み把握したり、適切な敬語や丁寧語を使ったり、ユーモアや皮肉を使ったりすることは難しいでしょう。

また、ChatGPTは不適切な要求を拒否できますが、それを優しく伝えることはできません。これは営業メール作成では相手との関係や印象を損ねることになります。

このように、ChatGPTは営業メール作成において有用なツールですが、回答をそのまま使うのではなく、人間の判断や編集が必要です。ChatGPTの強みと弱みを理解し、適切に活用することが重要です。

ChatGPTで営業メールを作成する流れ

ChatGPTで営業メールを作成する流れは以下のとおりです。

• テンプレートを作成

• 顧客に合わせてカスタマイズ

• ブラッシュアップ

テンプレートを作成

まず、ChatGPTに顧客の情報を入力します。例えば、顧客の名前や会社名、業種やニーズなどです。

すると、ChatGPTはその情報に基づいて、最適なメールのテンプレートを生成します。テンプレートには、メールの件名や挨拶文、本文や結びの文などが含まれます。

【簡単なプロンプトの例】

• 「お問い合わせに対する返信」メールのテンプレートを作成してください。顧客情報は下記です。

• 情報をここに列挙する

件名: お問い合わせありがとうございます

山田様

いつも弊社をご利用いただきありがとうございます。お問い合わせいただきました内容について、以下のとおり回答いたします。

【お問い合わせ内容】

[お問い合わせ内容をここに記入してください]

【回答】

[回答内容をここに記入してください]

お客様のご意見やご質問がございましたら、お気軽にお知らせください。お手数ですが、本メールに返信していただくか、下記の連絡先までお問い合わせください。

[会社名]

[連絡先]

再度、お問い合わせいただきありがとうございました。引き続き、弊社サービスをご利用いただけますようお願い申し上げます。

敬具

[差出人名]

[会社名]

上記の文章はChatGPTによって作成されています（Opne.ai）。

顧客に合わせてカスタマイズ

次に、テンプレートを顧客に合わせてカスタマイズします。例えば、顧客の興味や関心に合わせて、メールの内容やトーンを調整します。また、顧客に提供したい商品やサービスの情報や価値提案も追加します。

【簡単なプロンプトの例】

• 入力: の欄に入っているテンプレートをカスタマイズしてください。追加の情報は下記です。

• ここに情報を列挙

• 入力:

• """

• ここにメールのテンプレート

• """

件名: 【重要】新製品に関するお問い合わせについて

山田様

いつも弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。お問い合わせいただきました内容について、お答えいたします。

------------------------------------------

【お問い合わせ内容】

[お問い合わせ内容をここに記入してください]

------------------------------------------

【回答】

山田様のお問い合わせについて、大変嬉しく思います。お客様の関心がプロダクト管理機能にあることを理解しました。

弊社では、最新のテクノロジーを活用した〇〇ツールをご提供しております。このツールはAIが秒速で回答するという特徴を持っており、プロダクト管理において効果的なサポートを提供できます。

具体的な機能や利点についてご説明いたします。また、お手元に詳細な情報をお送りするための手続きについてもご案内いたしますので、お手数ですが下記の連絡先までご連絡ください。

------------------------------------------

お客様のご意見やご質問がございましたら、お気軽にお知らせください。弊社では常にお客様の声に耳を傾け、よりよいサービスを提供するために努力しています。

お問い合わせへの対応に感謝申し上げます。何かご不明な点やご要望がございましたら、お気軽にお知らせください。引き続き、お客様のお力になれることを願っております。

敬具

[差出人名]

[会社名]

上記の文章はChatGPTによって作成されています（Opne.ai）。

ブラッシュアップ

最後に、メールの内容や文体を自動的にチェックし、改善点を提示してもらいます。例えば、メールが長すぎたり短すぎたりしないか、メールが丁寧すぎたりくだけすぎたりしないか、メールに誤字や脱字がないかをチェックするなどです。

チェックした結果、改善点があれば、ChatGPTから修正案を提示してもらって、調整できれば、メールを送信できます。また、このフローは自動化できるものの、基本的に人間が行う方が好ましいものです。何が正しいのかを多く学習できなければ、精度が低くなる恐れもあります。

あくまでも流れの例なため、どのように行なっているかのプロセスを明確にし、どこを自動化するのかを詳しく検討して作る・使う必要があるでしょう。

ChatGPTで高いクオリティの営業メールを作成するプロンプト例

ChatGPTで高いクオリティの営業メールを作成するプロンプト例として、下記の叩き台が挙げられます。あくまでも叩き台のため、自らの使いやすさや要件・条件を追加してお使いください。

ChatGPT, I need your help to draft a sales email. Here are the details:
- Recipient:
- Product:
- Key Features:
- Goal of the Email:
Please ensure the tone is professional and persuasive and remember to highlight the benefits of our product.

それぞれの項目に入力した結果が、下記のとおりです。

件名 革命的なプロジェクト管理ツールの発見 - 製品デモのお願い

親愛なるDoe様、

このメールを見て、あなたが健康で元気であることを祈っています。このたびは、業界を騒がせている革新的なプロジェクト管理ツール、AIを搭載したプロジェクト管理ソリューションの紹介をいたします【お名前】と申します。

XYZ株式会社では、効率的、効果的、かつ合理的なコラボレーションでプロジェクトを管理する上で、企業が直面する課題を理解しています。そこで私たちは、人工知能のパワーと、チームの生産性と成功を高めるための直感的な機能を組み合わせた、画期的なプロジェクト管理ツールを開発しました。

AIを搭載したプロジェクト管理ツールは、現代企業の進化するニーズに対応し、シームレスなプロジェクトコーディネートのための包括的なプラットフォームを提供します。私たちを競合他社から引き離す、いくつかの主要な機能を紹介させてください：

リアルタイムのコラボレーション： 私たちのツールは、チームメンバーが物理的な場所に関係なく、簡単に一緒に仕事をすることを可能にします。リアルタイムアップデート、共有タスクボード、インスタントメッセージにより、チームはシームレスにコラボレーションでき、より高い生産性とエンゲージメントを促進できます。

AIによるタスクの優先順位付け： 最先端の人工知能アルゴリズムがタスクデータとプロジェクト要件を分析し、緊急度、依存度、利用可能なリソースに基づいて、タスクの優先順位をインテリジェントに決定します。この機能により、チームは最も重要な活動に集中でき、遅延を減らし、プロジェクトのタイムラインを最適化できます。

プロジェクトのタイムラインを予測します： 過去のデータと機械学習を活用することで、AIを搭載したツールは、プロジェクトの完了を正確に予測できます。これにより、情報に基づいた意思決定、リソースの積極的な管理、リスクの軽減が可能となり、プロジェクト納期の改善と顧客満足度の向上につながります。

私たちは、AIを搭載したプロジェクト管理ツールが、あなたの組織のプロジェクト管理能力を大幅に向上させ、時間の節約、コストの削減、そして全体的な効率性を高められると確信しています。その驚くべき可能性を示すため、またお客様の疑問にお答えするため、個人向けの製品デモを提供したいと思います。

デモでは、私たちのチームがツールの機能を説明し、その使いやすさや柔軟性、プロジェクトにもたらす変革の可能性を紹介します。私たちのソリューションがどのようにプロジェクトのワークフローを合理化し、あなたのチームに優れた結果をもたらせるのか、直接ご覧いただく機会を提供します。

デモのご都合のよい日時をお知らせください。ご都合のよい日時をお知らせいただければ、製品スペシャリストを手配いたします。また、ご質問やご不明な点がございましたら、遠慮なく私に直接ご連絡ください。

この度は、XYZ株式会社をプロジェクトマネジメントのパートナーとしてご検討いただき、ありがとうございます。私たちのAIを搭載したプロジェクト管理ツールは、お客様の組織の運営方法に革命をもたらし、生産性と成功の新しいレベルを引き出すことを可能にすると確信しています。

近日中にご連絡を差し上げ、製品デモの日程を調整いたします。

よろしくお願いします。

[あなたの名前]

[あなたの役職］

[あなたの連絡先］

上記の文章はChatGPTによって作成されています（Opne.ai）。

日本語で書くように指示すると、しっかりと日本語で返答が戻ってきます（今回のDemoは英語です）。このように、一定の情報をプロンプトで指定することで営業のメールを書いてもらえるでしょう。

まとめ

ChatGPTを使うことで、営業メールの作成が効率化し、高い品質を実現できます。顧客情報を入力し、テンプレートを生成する、テンプレートをカスタマイズする、ブラッシュアップするといった流れを追うことで、高品質な営業メールを簡単に作成できます。

また、プロンプトを利用することで、より簡単にメールの作成を依頼できます。ぜひ、ChatGPTを導入して、営業メールの作成ライフサイクルを改善してみてください。