保守移管とは、システムを製作した会社ではない別会社へ、保守・運用を引き継ぐことです。保守移管をおこなうとコスト削減につながり、システムの効率化が図れる場合もあります。

その一方でデメリットになる場合もあるため、開発会社選びは重要です。

この記事では、保守移管について以下の内容を解説します。

保守移管の業務内容
保守移管のメリット・デメリット
保守移管の流れ

保守移管とは

保守移管とは、システムを制作した会社ではない別会社に保守・運用を引き継ぐことです。

システムは制作して終わりではなく、制作後も保守・運用のために必要な業務があります。保守移管で引き継ぐ業務例を、以下の表にまとめましたのでご覧ください。

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保守移管の業務内容

企業によって必要な業務は異なるため、保守移管の業務内容は多岐にわたります。

一例として、以下の業務を外注するケースがあります。

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システム保守を別の会社に移管する理由

多くのシステム制作会社は保守・運用サービスも提供しており、システム構築の依頼時に一括で契約します。

しかし、以下の状況によって構築済みのシステムを他社に移管する必要が生じるケースがしばしば見られます。

保守・運用の会社が倒産した（連絡が取れない）
保守・運用を断られた
対応が悪く費用対効果が悪い（遅い等）
保守・運用の会社とトラブルが発生した
担当者がいなくなり継続できなくなった
依頼会社（個人）よりしっかりと保守したい
ブラックボックス化して正常に運用できない
保守・運用費が高く割に合わない
自社のエンジニアがいなくなった
自社だけでは対応できなくなった

移管する主な理由としては、元々依頼していたサービスの満足度が低いため継続できないと判断する場合がほとんどです。

保守移管を実施するメリット

システムの保守移管を実施するメリットは、以下の3つです。

リソースやコストを削減できる
改善によって効率を高められる
システムをリニューアルできる

リソースやコストを削減できる

保守移管は、余計なリソースやコストを削減できます。以下のような状況の場合、社内のリソースやコストに無駄が生じているかもしれません。

サポートが不十分な内容を社内人員で補っている
保守・運用費が適正金額でない

外注業務をサポートが万全なシステム会社に変更すれば、社内のリソース削減につながるでしょう。また、システム運用はすべて外注にし、そのリソースを別事業に活用するといった戦略も検討できます。

現在契約している保守・運用費が適正価格でない場合は、価格の見直しも必要です。

改善によって効率を高められる

既存のシステムを保守移管すると、新規依頼する開発会社によって問題点や課題点が明確になる場合があります。技術や状況次第ですが、既存のシステムをさらに使いやすく改善し、効率の向上・維持管理コストの削減が期待できるなどです。

また、改善部分が多岐にわたる場合には、大幅なリニューアルも検討できます。

システムをリニューアルできる

保守移管する際に、新規の開発会社からリニューアルを提案されるケースは多いです。開発会社の利潤のためだけに限らず、運用状況によっては、リニューアルするほうがメリットが大きいことがあるためです。

たとえば、既存のシステムに問題点が多く運用が非効率な場合には、新しくする方がリソースやコストを削減できます。特に以下のようなケースはリニューアルの恩恵を受けやすいといえるでしょう。

レガシーシステムを利用している
ブラックボックス化している

保守移管を実施するデメリット

保守移管を実施するデメリットは、以下の2つです。

引継ぎ資料（ドキュメントや仕様書）がないと難航する
場合によってはリニューアルが必要となる

引継ぎ資料（ドキュメントや仕様書）がないと難航する

保守移管の際には、引継ぎ資料が必要となります。一般的に引き継ぎ資料のドキュメントや仕様書に記載される内容の例は、以下のとおりです。

システムの目的
システム運用業務全体の流れ
トラブル時の対応方法
システム・サーバーのアカウント等

前任の開発会社が、引継ぎ資料をしっかりと用意していれば保守移管はスムーズです。

しかし、引継ぎがなかったり複雑難解なものであったりする場合には、確認作業に時間が取られてしまいます。

場合によってはリニューアルが必要となる

システムの状況によっては、リニューアルが必要となる場合がある点もデメリットの1つです。開発会社が利潤のためにリニューアルを積極的に勧めてくる場合もあれば、保守移管のためにリニューアルや大幅な改善などが、適している場合もあります。

どちらの場合も、リニューアルには一定の費用や工程が必要となります。

また、社内スタッフが新しいシステムの仕様に慣れるまでには移行期間が求められるでしょう。

開発会社からリニューアルを勧められる場合には、どうして必要なのか背景をしっかり聞いたうえで依頼するなら、不要な費用や工程を削減できるはずです。

保守移管の代表的な流れ

実際に保守移管を進めていく代表的な流れは、以下の4つのステップに分けられます。

ヒアリング・調査
改善案や引き継ぎの提案・確認
費用の支払いと保守移管
移管業務の開始

ヒアリング・調査

初めに、開発会社は既存のシステムの状況を以下の内容でヒアリング・調査します。

保守・運用に関わるドキュメントの確認
ソースコードの確認
発生しているインシデントのチェック
課題の確認

ヒアリング・調査の段階で既存システムのドキュメントや仕様書があるとスムーズです。保守移管を決定した時点で、システムの現状把握をするための資料を揃えておきましょう。

改善案や引き継ぎの提案・確認

開発会社はヒアリングと調査の後、改善策や引き継ぎの提案・確認をおこないます。システム構築に関連した内容は専門的で理解が難しい部分も多いかもしれません。

しかし、改善やリニューアルの提案がある場合、必要性をわかりやすく説明する開発会社は信頼できます。

現時点で発生している問題の解決方法を示すだけでなく、プラスアルファの改善点が指摘できる開発会社なら、依頼するメリットが大きいはずです。

費用の支払いと保守移管

保守移管が決定したら、費用を支払い保守移管のサービスをスタートします。システム保守・運用サービスは比較的長期間の契約が一般的です。

しかし、一旦運用を始めた後にサービス品質に不満が出ると自社の不利益となってしまいます。そのため、契約し費用を支払う前に、保守内容の範囲をしっかり確認しましょう。

また、契約終了の条件も定めておくと安心です。

移管業務の開始

移管業務の開始後は、基本的に業務は開発会社内の担当チームに委ねる形になります。社内でシステム使用時にトラブルが生じた場合や機能修正をしたい場合など、状況に応じて開発会社とコンタクトをとる場合もあります。

保守移管で寄せられる質問への回答

ここでは、保守移管をおこなう際によくある質問にお答えします。

保守費用を支払わない選択肢はある？
システム開発に関連するドキュメントとは？

保守費用を支払わない選択肢はある？

システムの保守・運用はすべて自社内でおこない、外注にコストをかけないという選択肢もあります。社内にシステム関連の知識がある人員がいる場合は、外注しなくても自社内で十分に対応可能でしょう。

特に運用業務は毎日の管理業務に当たるため、マニュアル化も可能かもしれません。しかし、トラブル発生時の保守の部分に関しては、システム技術を持たない人が対応するには困難を極めます。

システムの復旧を待つ間通常業務も停止しなくてはならず、企業にとって損失となります。自社で解決できないトラブルが発生してから外注先を探すのでは、時間や費用の面で余分なコストがかかってしまうでしょう。

そのため、社内に技術者がいない状況であれば外注をおすすめします。

システム開発に関連するドキュメントとは？

システム開発に関連するドキュメントの代表例は以下のとおりです。

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保守移管の際には、システム開発時に使用したドキュメントが役に立ちます。ドキュメントを用意しておくと、新規依頼する開発会社がシステムの概要を手早く理解できます。

システムの保守移管はお任せください

システムの保守移管に適切な開発会社を選ぶなら、コスト削減や既存システムの見直しにつながります。保守移管には一定の工期と費用がかかるため、メリットのある外注先を選ぶことは不可欠です。

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