新型コロナウイルス感染拡大の影響で、テレワークにより仕事を行っている人は増加しています。

しかし、テレワークは仕事を行う場所が異なっているため、進捗状況をより把握しにくくする結果となっています。

その欠点を解消するために重要なことは、進捗管理を見える化することです。

この記事では、進捗管理の見える化の必要性や効率性を高めるためのツール・コツについて紹介します。

進捗管理を見える化する必要性とは

進捗管理の見える化とは、現在の進捗状況を従業員間で情報共有することです。

見える化できていないと業務が非効率的になったり、取引先に迷惑をかけたりするなどのデメリットが生じることになります。

ここでは、進捗管理を見える化する理由について以下の3点を解説します。

1. 無駄な作業を減らし、タスク漏れを防ぐこと

2. 納期管理を徹底すること

3. 問題点を早期発見できること

無駄な作業を減らすためタスク漏れを防止

進捗管理を見える化する理由の1つ目は、無駄な作業を減らし、タスク漏れを防止するためです。業務を完了させるためには多くのタスクを順序良く完了させる必要があります。

しかし、小さなミスが発生するとそれを補うためにヘルプなどの増員をすることになるのですが、当然その作業はコストを高める無駄な作業です。

また、下準備のタスクが完了できていない状態（タスク漏れ）で業務を進めると、どこかで止まることになるため、業務効率を低下させることになります。

これらのミスをなくし、ミスした後も効率的にリカバリーするためにも進捗管理を見える化することは非常に重要になります。

納期を守るためスケジュール遅延を防ぐ

進捗管理を見える化する理由の2つ目は、納期を守り、スケジュール遅延を防ぐためです。

進捗管理は、現在の業務の進行度合を示しています。しかし、業務を完了させるためのタスクは多くあるため、管理者が全てを把握して管理することは困難です。

進捗管理を見える化しておくことで、作業員間で進捗状況を共有できます。スケジュール遅延が発生した際に発見でき、納期遅延を防ぐことで取引先の信用への影響を下げることができるのが利点です。

進捗管理を見える化し、メンバー間で情報共有しておくことは非常に重要なことであると言えます。

問題の早期発見ができるため早期解決につなげられる

進捗管理を見える化する理由の3つ目は、問題を早期発見できるためです。

あるタスクにトラブルが発生したとします。しかし、多くのタスクが同時に進行していると業務の責任者だけで問題を発見することが困難です。

そこで進捗管理を見える化しておくことで、各作業員間で確認ができ、問題を早期に発見することができます。

また、問題発生後もどのように体制を立て直すか早期に対策できます。

進捗管理を見える化するためにおすすめのツール

進捗管理の見える化におすすめのツールを、特徴を含めて以下の5つ紹介します。

タスクボードで進捗管理「Trello」

1つ目は、クラウド型進捗管理ツールのTrelloです。それぞれのタスクについて、未着手・作業中・完了などで表示することで一目でタスクの進捗状況を把握できます。

タスク管理や並び替えはドラッグ＆ドロップで行うことができ、パソコンを使える人であれば、誰でも簡単に使用することができ、無料プラン（1ユーザーに対して10枚以内のタスクボードの利用）も準備されています。

タイムラインでスケジュール管理「Asana」

2つ目に紹介する進捗管理ツールはクラウド型のAsanaで、カレンダー式で進捗管理を見える化できます。

進捗管理は、ガントチャート形式で表示することが一般的です。これは視覚的に全てのタスクの進捗状況を把握できるためですが、Asanaではカレンダー式の表示方法も可能になっています。

これにより、タイムラインで優先順位を確認した上で進捗状況を見える化できます。

タスクの締め切りやタスク担当者を見える化できるため、率先してタスクに取り組む風土の組織であれば、相性の良いツールといえるでしょう。

ガントチャートやマイルストーンで進捗をひと目で把握「Backlog」

3つ目に紹介する進捗管理ツールはBacklogです。BacklogもAsanaと同様にガントチャートやカレンダー式など様々な表示方式で進捗管理を見える化できます。

また、ファイルについてはファイル添付だけでなく、共有ストレージ機能も備えています。

Backlogの最大の特徴は、ライセンス料です。一般的には使用するユーザー数に応じてライセンス料は高くなりますが、Backlogでは契約件数でライセンス料が決まるため、ユーザー数に関わらず定額です。

大規模の業務、かつライセンス料を抑えたい場合は、Backlogで進捗管理を見える化することをおすすめします。また、Backlogでは他のツールと異なり、36種類のキャラクターアイコンやいいね機能などコミュニケーションを円滑にする機能もあります。

チームごとの進捗が直感的にわかる「monday.com」

4つ目に紹介する進捗管理ツールはmonday.comです。導入している企業の約7割が非IT企業であるため、ITリテラシーが低い企業でも導入できる非常に分かりやすい管理ツールです。

最大の特徴は、他社の進捗管理ツールと連携できること。そのため、業務ごとの進捗を業務ごとに分けて表示できるため、直感的に進捗状況を把握できます。

無料版のユーザー数は2人までしか使えず、お試し体験がしにくいことがデメリットですが、個人で使う範囲であれば無料で十分でしょう。

個別相談や電話サポートが充実「jooto」

5つ目に紹介する進捗管理ツールはjootoです。ドラッグ＆ドロップで誰でも操作できる分かりやすく、グーグルカレンダーとも連携できます。

グーグルカレンダーでスケジュール管理している人が多い組織であれば、十分に活用できるでしょう。

なお、無料版は4人まで使用できるため、小規模なチームであれば、お試しでjootoを使うことができます。

進捗管理を見える化するツールを無駄なく活用するコツ

進捗管理を見える化するツールについて紹介しましたが、それぞれの特徴を把握して、それらを効率的に使用できないと逆に非効率的になります。

ここからは進捗管理を見える化するツールを無駄なく活用するコツを、以下の5つにわけて紹介します。

1. プロジェクトや業務のゴールを決めておくこと

2. プロジェクトごとの責任者を配置して、責任を明確化すること

3. タスクを作業レベルまで細分化すること

4. リソースや工程を推定し、調整すること

5. メンバー間での進捗報告は定期的に行うこと

プロジェクトや業務のゴールを決める

進捗管理を見える化するツールを無駄なく活用するコツ1つ目は、プロジェクトや業務のゴールを決めておくことです。進捗管理とは、ゴールに対してどれだけタスクが完了しているかを示すものです。

そのため、ゴールを決めていないと進捗状況を把握したり、それを見える化することはできません。最初にメンバー内でゴールに関する情報を共有しておくことは非常に重要です。

また、組織内のモチベーションにも関わるため、プロジェクトや業務を開始する前にはゴールを決めておきましょう。

プロジェクトごとに責任者を配置する

進捗管理を見える化するツールを無駄なく活用するコツ2つ目は、プロジェクトごとに責任者を配置することです。ゴールを決めたとしても、それを実現するための人員配置が適切でなければ、納期内に業務を遂行することはできません。

また、業務が遅れている場合、フォローをするなど適切に人員を配置しなおす必要が出てきます。進捗状況を把握し、納期までに業務を完了させる責任者のことをプロジェクトマネージャーと言います。

進捗管理を見える化するツールはあくまでも情報を共有するためのツールにしか過ぎません。納期に遅れてしまうことや業務が非効率になっていることを把握するのはプロジェクトを動かしている人間です。

そのため、ツールに任せっきりになってはいけません。プロジェクトマネージャーを配置し、進捗状況を把握させて指示する責任者が必要になります。

タスクを作業レベルまで細分化する

進捗管理を見える化するツールを無駄なく活用するコツ3つ目は、タスクの抜け漏れを防ぐために作業レベルまで細分化することです。

業務の進捗に対してタスクの抜けや漏れが発生すると全体のプロジェクトの納期に大きな影響を及ぼします。また、その納期に間に合わせるためにヘルプで増員するなど作業コストが上昇します。

そのため、きちんと作業レベルまで落とし込む必要があるほか、それと同時に最適な作業順序を決めておきましょう。

リソースや工数を推定・調整する

進捗管理を見える化するツールを無駄なく活用するコツ4つ目は、リソースや工数を推定・調整することです。先ほど作業レベルまで細分化したタスクについて人員配置や工数を見積もり、調整します。

ここまで細かく決めておくと進捗管理を見える化するツールを無駄なく活用することができ、メンバー内できちんと情報共有できるのも利点です。また、リソースや工数を推定しておくことでプロジェクトにかかるコストも算出できます。

さらには、取引先に対してプロジェクトの見積もりを提示できるため、交渉をスムーズに進めることができるでしょう。

メンバー間での進捗報告は定期的におこなう

進捗管理を見える化するツールを無駄なく活用するコツ5つ目は、メンバー間での進捗報告を定期的に行うことです。

進捗管理を見える化するツールを用いれば、報告会を行わなくてもメンバー全員で進捗状況を共有することができます。しかし、タスクが遅れている原因や想定外のトラブルについてまでツールで共有することができません。

これらについて、メンバー内で認識しておくだけでチーム全体の生産性を向上させることができます。

また、トラブルを起こした当人たちだけでは解決できない場合があるので、定期的に進捗報告を行い、チーム内での生産性を高めるように努めましょう。

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まとめ

進捗管理を見える化することは、業務の生産性を高め、抜けや漏れを防ぐために非常に重要です。また、納期管理や問題点の早期発見のためにも非常に重要なことです。

進捗管理を見える化するためのツールは多くのメーカーで開発されており、ITに強くない企業でも導入しやすいツールが開発されています。

これらを十分に活用するためにはそのツールに任せきりにするのではなく、チーム間での仕事の仕方など無理のない範囲で柔軟に変えていきましょう。