「初めてシステム開発を依頼するため、流れを知りたい」「システム開発のベンダー選びが難しい」「システム開発後の運用・保守について不安がある」とお考えではないでしょうか。

基本的なシステム開発を依頼する際の流れは、以下のとおりです。

ただし、システム開発には多くのリスクが伴うため、適切なベンダー選びやコミュニケーションの重要性を理解しておくことが重要です。

この記事では、システム開発を依頼する際の流れや注意点、そしてシステム開発後の運用・保守について解説します。初めてシステム開発を依頼する人でもスムーズにプロジェクトを進め、システム開発後も安心して運用・保守を行う際の参考にしてください。

システム開発を依頼する際の流れ

システム開発を外部のベンダーに依頼する際には、プロジェクトの進め方や必要な手続きがあります。以下では、その一連の流れを具体的に解説します。

ここで紹介する流れを順に進めていくことで、スムーズなシステム開発が可能となります。

1. システム開発のベンダーを見つける

2. RFPを出して提案を受ける

3. オリエンテーションで説明する

4. 依頼するベンダーの決定

それでは、各ステップについて詳細に説明します。

システム開発のベンダーを見つける

システム開発のベンダー選びは、成功の鍵となります。ベンダーは技術力だけでなく、コミュニケーション能力や納期管理の能力も重要です。

まずは、開発を依頼したいシステムの概要を整理し、それにマッチするベンダーを見つけましょう。インターネットでの検索や業界誌での情報収集、他の企業の紹介など、多角的に情報を収集することが肝心です。

各ベンダーが得意とする分野や過去の実績、評判を比較検討し、ショートリストを作成します。

【ショートリストとは】

ショートリストは、複数の選択肢の中から最終的な選択をするために作成される短いリストです。ショートリストは候補となるベンダーの中から、最も優れたパフォーマンスや適合性を持つ限られた数のベンダーを絞り込むために使用されます。

1. 意とする分野や実績

2. 評判

3. カスタマーサポート

4. 価格とコスト効率

などの要素を考慮し、ベンダーのリストを絞り込み、最終的なショートリストを作成すると選びやすくなるでしょう。

RFPを出して提案を受ける

RFP（Request for Proposal）とは、提案依頼書のことで、自社が必要とするシステムの要件をまとめ、開発を依頼したいベンダーに対して具体的な提案を求める文書です。

RFPを作成して提出することで、各ベンダーから自社の要件に基づいた具体的な開発計画や見積もりを受け取ることができます。これにより、ベンダー間での比較・検討が可能となります。

RFP（システム開発依頼書）の書き方

RFPはシステム開発の要件をベンダーに伝えるために、以下の内容を盛り込みます。

詳細に記述することで、ベンダーに対する説明負担を減らし、質の高い提案を受け取れる可能性が高まります。

オリエンテーションで説明する

RFPを作成したら、オリエンテーションを開催し、ベンダーに直接説明します。ここでは、同じRFPを使って説明し、各ベンダーからの提案に一貫性を持たせることが大切です。

この説明会により、ベンダーが問題を理解し、適切な提案をするための基盤を作ります。

費用の見積もりも受けておく

オリエンテーション後、ベンダーから費用の見積もりを受け取ります。この見積もりは、最終的なベンダー選定の一要素となります。見積もりを比較する際は、単純に金額だけでなく、含まれるサービス内容やその質を総合的に評価しましょう。

依頼するベンダーの決定

最終的に、提案内容や見積もり、自社との相性などを総合的に考慮し、依頼するベンダーを決定します。この段階で重要なのは、各ベンダーの強みと弱みを理解し、自社の要件や期待に最も適したベンダーを選択することです。

最適なベンダー選定により、システム開発の成功に繋がります。ここからは、選択したベンダーと共同しながら開発を具体的に進めていく流れとなるため、次項で確認しましょう。

システム開発の依頼後の流れ

ここからは、システム開発の依頼をした後、どのような流れでプロジェクトが進行するのか、具体的に説明します。

1. 要件定義を行う

2. システムの設計が行われる

   外部設計

   内部設計

3. プログラミング・コーディングや環境の構築を行う

4. テスト・改善を行って納品

5. 長期的な運用・保守を行う

6. システムの改善・拡張を行う

7. 必要に応じてシステムの終了・置換を行う

それぞれの段階について詳しく解説します。

要件定義を行う

要件定義はシステム開発の出発点で、お客様の要望を具体的な仕様に落とし込む作業です。要望から仕様へと変換するためには、まず要求定義を明確にします。要求定義は、お客様が何を望んでいるのか、どのような問題を解決したいのかを詳細に記録するステップです。

要求定義が終わったら、その要望をシステムの機能としてどう表現するか、具体的な「仕様」を設計します。この時点で、システムが提供するサービス内容、機能、操作感などが決まります。ここがシステム開発の基礎となりますので、時間をかけて丁寧に行います。

システムの設計が行われる

要件定義が完了したら、システムの設計フェーズに入ります。ここでは、要件定義で決めた「仕様」をもとに、システムの具体的な設計図を作成します。設計は外部設計と内部設計の二つのステップから成り立ちます。

外部設計

外部設計では、ユーザーから見える部分、つまりインターフェースの設計を行います。画面のレイアウトや操作手順、メッセージの表示方法など、ユーザーが直接触れる部分の設計を行います。

内部設計

内部設計では、システム内部の処理やデータの流れ、データベース設計など、システムがどのように動作するかを詳細に設計します。ここで設計した内容は、次のコーディング作業に直結します。

プログラミング・コーディングや環境の構築を行う

設計が完了したら、実際にプログラムを作成するフェーズに入ります。この段階でシステム開発者は、内部設計で策定した設計図をもとに、コードを書いてシステムを形にします。

また、システムが動作する環境を構築し、作成したプログラムが正しく動作するか確認する作業も同時に行われるものです。

テスト・改善を行って納品

プログラムの作成が終わったら、テストフェーズに入ります。ここでは作成したシステムが要件定義で設定した仕様を満たしているか、そしてユーザーが問題なく利用できるかを確認します。

主に4種類のテストを行います。

テストで問題がなければ、納品となります。納品後は、そのままベンダーが離れるのではなく、一定期間の運用まで依頼し、新しいライフサイクルをスタートさせる必要があります。

長期的な運用・保守を行う

システム開発が完了した後、長期的な運用・保守が始まります。これはシステムが継続的に稼働し、価値を提供し続けるための重要な工程です。

具体的には、システムの状態の監視、問題への迅速な対応、定期的なバックアップの実施、セキュリティ対策の強化などです。また、運用や保守においては、バグ等の修正を実施し、さらにクオリティを高めたり、ユーザーに対して最適化が行われたりすることもあるため、次項で触れます。

システムの改善・拡張を行う

運用・保守の一部として、システムの改善や拡張も行われます。これはユーザーからのフィードバックや新たなビジネスニーズに対応するために必要となります。

たとえば、ユーザーインターフェースの改善、新機能の追加、既存機能の改善、パフォーマンスの最適化などが挙げられるでしょう。1度でシステムは完成するものではなく、改善や拡張を続けながらグロースしたり、収益性を高めたりすることなどが必要です。

システムの終了・置換を行う

最終的に、システムがある程度まで落ち着いて完成したとしても、ライフサイクルは永遠ではありません。テクノロジーの進化、ビジネスニーズの変化などにより、いずれシステムの終了・置換が必要になることもあります。具体的には、システムの利用終了の計画、新システムへの移行計画、データの移行などです。

これらの工程は、システム開発の終了後も続く重要なステップであり、企業のIT戦略の一部として不可欠です。ベンダーとの関係性は開発後も長く続くことを想定し、必要に適切な依頼先の選定が必要となるでしょう。

当社では、開発スタートから終了・置換にいたるまで、安心してシステムを利用し続けられるよう、全面的にサポートいたします。まずは、お気軽にお問い合わせください。

システム開発の依頼先となるベンダーの選び方

システム開発の成功は適切なベンダー選びから始まります。以下の5つのポイントに注目して、最適なベンダーを選びましょう。

• 元請・自社開発が多いか確認する

• 実績・得意分野を確認する

• システムの運用保守対応力を確認する

• エンジニアのスキルを確認する

• 複数のベンダーから見積もりをとって検討する

なお、具体的なベンダー選びの参考に、当社の記事「アジャイル開発におすすめのベンダー10社まとめ｜契約の種類や選び方も紹介」もご覧いただけます。

システム開発の依頼の流れで知っておきたいポイント

ここからは、システム開発の依頼の流れで知っておきたいポイントを下記にわけて紹介します。

1. 目的の明確化が流れを決める

2. 主体的な参加が品質を高める

3. 費用を抑えるだけにこだわらない

4. システム開発の知識をつけておく

それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。

目的の明確化が流れを決める

システム開発を依頼する際、まず重要なのが目的の明確化です。システム開発の目的は、新たなビジネスチャンスを掴むためかもしれませんし、業務の効率化、問題の解決、またはユーザー体験の向上など、さまざまなものが挙げられるものです。

その目的を明確にすることで、開発するべきシステムの機能や規模、必要な技術や開発会社の選択など、具体的な要件定義につながります。逆に言えば、目的が明確でないと、開発するシステムがビジネスやユーザーのニーズに適合しない可能性が高まります。

そのため、目的を明確にすることは、システム開発の流れをスムーズに進め、必要な機能を満足度高く実現する上で欠かせません。

主体的な参加が品質を高める

次に、システム開発の依頼側が主体的に参加することも品質向上の鍵となります。開発会社に全てを任せきりにせず、発注者側も開発プロジェクトに積極的に関与しましょう。

要件定義や設計のレビュー、テストやリリースに至るまでの工程に、意見を出し、確認を行い、共有を進めることなどが挙げられます。このような積極的な参加は、システムが自社の業務やユーザーのニーズに適したものとなるように方向性を示す役割を果たします。

また、予期せぬ問題が発生したときにも、迅速に対応し、解決に繋げるための有効な手段となります。

費用を抑えるだけにこだわらない

さらに、システム開発の依頼では、費用を抑えるだけに焦ることなく、価値と費用のバランスを見極める視点が求められます。開発費用を最小限に抑えることは重要ですが、それがシステムの品質や機能を犠牲にすることになっては元も子もありません。

初期の開発費用だけでなく、運用・保守のコストやシステムが提供する価値、またその持続性を総合的に考えて、最適な開発パートナーを選びましょう。

システム開発の知識をつけておく

最後に、システム開発の基本的な知識を身につけることも重要です。開発用語や現在の技術トレンドを理解しておくと、開発会社とのコミュニケーションがスムーズになります。

以下に、よく使われる開発用語をいくつか挙げてみます。

システム開発の知識をつけることで、自社のニーズに最適なシステム開発を実現するための視点が広がります。また、新しい技術トレンドを理解することで、未来のビジネスチャンスに繋がる可能性も広がるでしょう。

システム開発を依頼する際に気をつけること・注意点

システム開発を依頼する際に気をつけること・注意点は、下記が挙げられます。

• 丸投げは使えないシステムの原因となる

• コミュニケーション不足が失敗につながる

• ベンダーのチェンジ・変更はリスクを伴う

これらのポイントを理解して、より良いシステム開発を実現しましょう。

丸投げは使えないシステムの原因となる

システム開発を外部のベンダーに丸投げする行為は、最終的に使えないシステムが生まれる可能性があります。システム開発においては、発注者側が自社のビジネスとユーザーのニーズを理解し、それを具体的な要件として伝えることが求められるためです。

しかし、丸投げをしてしまうと、その情報伝達が不十分になりがちで、結果として開発されたシステムが本来の目的を満たさない可能性があります。さらに、丸投げはベンダーが作業を進める上での柔軟性を奪うため、予期せぬ問題が発生した際の対応も難しくなるでしょう。

これを避けるためには、発注者側も主体的にプロジェクトに関与し、必要な情報をタイムリーに提供し、適切なフィードバックを行うことが重要です。

コミュニケーション不足が失敗につながる

システム開発の依頼でよく見られる失敗のひとつが、コミュニケーションの不足です。これは、発注者とベンダー間で意思疎通が十分に行われないことで、プロジェクトの遅延や誤解、システムの品質低下といった問題を引き起こすリスクがあるためです。

• 発注者の要件がベンダーに正確に伝わらない

• フィードバックが適切に行われない

• 予期せぬ問題が発生した際の対応が遅れる

などの状況が発生します。そのため、双方が定期的なミーティングを設け、情報を共有し、疑問や課題を共有することが成功に不可欠です。

ベンダーのチェンジ・変更はリスクを伴う

システム開発の過程でベンダーを変更すると、多くのリスクを伴います。

• お金と時間が無駄になる

• 要件定義や基本設計のやり直し

• 余計にお金がかかる

• プレッシャーが強い

このようなリスクを最小限に抑えるためには、初めから信頼できるベンダーを選定し、細やかなコミュニケーションをとることが重要です。具体的な方法については、こちらの関連記事をご覧ください。

【補足】システム開発後の運用・保守も大切

システム開発は、完成してリリースしたら終わりではありません。システムが稼働したあとの運用と保守も、非常に重要な工程となります。システムは変化するビジネスニーズに対応し続ける必要があるからです。

ビジネスの状況や技術環境が変わると、システムにも新しい機能追加や既存機能の改善が求められます。それには適切な運用と保守が不可欠となります。

運用と保守が適切に行われることで、システムは安定して稼働し、ユーザーのニーズに応じて最適化し続けます。

これにより、システムがビジネスの成長を支える大切なツールとなっていくわけです。

システム開発の依頼と流れに関するFAQ

最後に、具体的なシステム開発の依頼からリリースまでの流れについてQ&A形式で詳しく解説します。

• システム開発の発注までの流れは？

• システム発注の手順は？

• システム提案の流れは？

• 上流工程とは何ですか？

• システム開発とプログラミングの違いは何ですか？

• システム構築とは何ですか？

次に、具体的な質問とその答えについて見ていきましょう。

システム開発の発注までの流れは？

システム開発の発注までには、まず自社の要件を明確にします。具体的には、何を達成したいのか、どのような機能が必要なのかをリストアップし、それを元に詳細な要件定義を作成します。

その後、RFP（リクエスト・フォー・プロポーザル）という書類を作成し、開発会社に提出。RFPには、システムの目的、機能、予算、期間などが含まれます。開発会社からの提案をもとに、最適な会社を選定し、発注に進みます。

システム発注の手順は？

システムの発注には、まず適切な開発会社の選定が必要です。提案を受けた後、開発会社との面談を行い、信頼性や技術力、開発費用等を考慮して選定します。

その後、選定した開発会社に対して、正式に発注を行い、契約を締結します。契約内容には、システムの要件、納期、費用、権利関係などが明記されるでしょう。

システム提案の流れは？

システム提案は、開発会社がRFPに基づいて行うものです。開発会社は、RFPの内容を基に、システムの具体的な機能や設計、開発スケジュール、費用などを提案します。

提案をもとに、発注者は開発会社と詳細な内容を議論し、必要に応じて修正や追加を行います。

上流工程とは何ですか？

上流工程とは、システム開発の初期段階の工程のことを指します。具体的には、要件定義や基本設計が含まれます。この段階でシステムの目的や機能、性能などを明確に定義し、それをもとにシステムの全体像を設計します。

この上流工程の結果が、システムの品質や開発効率に大きな影響を与えることもあるでしょう。

システム開発とプログラミングの違いは何ですか？

システム開発とプログラミングは、似て非なるものです。システム開発は、プログラミングを含む広範な工程です。

システム開発には、要件定義、設計、プログラミング、テスト、リリース、運用・保守といった一連の工程を含みます。一方、プログラミングは、システム開発の中の一部で、ソフトウェアのコードを書く工程を指すものです。

システム構築とは何ですか？

システム構築は、システム開発の一部で、具体的には設計からリリースまでの工程を指します。設計では、要件定義をもとにシステムの詳細な設計を行います。

次に、プログラミングでソフトウェアを実装し、テストで品質を確認します。問題がなければ、システムはリリースされ、実際の業務で使われる流れです。

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まとめ

システム開発を依頼する際には、自社の要件を明確にし、信頼できるベンダーを選定することが大切です。また、開発費用だけでなく、運用・保守のコストやシステムが提供する価値、持続性などを総合的に考慮することも必要です。

さらに、システム開発においては、コミュニケーション不足や丸投げは問題を引き起こす可能性があるため、双方で定期的なミーティングを設け、情報を共有することが重要です。