• 「システムが古くなってきて、業務効率が落ちている」

• 「システムのセキュリティが心配」

• 「システムを新しくしたいけど、どう進めればいいかわからない」

そのようなお悩みを抱えていませんか？現代のビジネス環境では、ITシステムの進化が企業の競争力を左右するほど重要な要素となっています。しかし、システムの更新や置き換え、いわゆる「システムリプレイス」は、一筋縄ではいかない難題でもあります。

そして、リプレイスは事業規模やビジョン、目的にしたがって進めていくものであり、「これが正解！」と言えるような1つの方法も存在しません。

そこでこの記事では、システムリプレイスとは何か、そのメリットと進め方、工程や目的設定方法について詳しく解説します。また、失敗を防ぐためのベストな方式や注意点についても触れていきます。

システムリプレイス／リプレースとは？

システムリプレイス、またはリプレースとは、企業が使用している情報システムを新しいものに置き換えることを指します。主に、古いシステムが時代遅れになったり、業務の拡大や変化に対応できなくなったりした場合に行われます。

例えば、古い携帯電話を新しいスマートフォンに置き換えるのと同じような感覚です。ただし、システムリプレイスは単なる機器の交換以上の意味を持ちます。企業の業務プロセスや組織体制、ビジネス戦略に大きく影響を与える決定であり、その成功は企業の競争力を左右するものでもあるのです。

システムリプレイスの目安期間は5年

システムリプレイスの目安としてよく言われるのは、「5年」です。国税庁が定めるソフトウェアの耐用年数に基づいています。つまり、税務上、ソフトウェアの価値が5年でゼロになると見なされているわけです。

その他、開発研究用のソフトウェアについては3年が目安です。とはいえ、あくまで目安であり、実際にはシステムの状況や業務の変化により、それより早くリプレイスが必要になることもあります。

また、5年を超えても問題なく使い続けられるシステムも少なくありません。そのため、この5年という目安は、システムの寿命を見極める1つの指標として参考にするべきものです。

参考：法人税基本通達等の一部改正について

システム更改とリプレースの違い

システム更改とリプレースは、一見すると同じように感じられるかもしれません。しかし、実際にはそれぞれ異なるニュアンスを持つ言葉です。

• 更改は新しいものへの切り替え

• リプレースは置き換える

更改は新しいものへの切り替え

更改という言葉は、古いものから新しいものへと切り替えるという意味合いが強いです。例えば、古いルールや慣習を新しいものに更新することや、既存の債務を消滅させ新しい債務に置き換える契約更新などが該当します。

例としてシステムに当てはめると、古いシステムを新しいシステムに完全に切り替えるという意味になります。この場合、古いシステムは処分・破棄され、新しいシステムが導入されます。

この更改の考え方は、システムが古くなり、新しい技術や機能に対応できなくなった場合や、システム自体が業務の効率化や成長に対応できなくなった場合に有効です。

リプレースは置き換える

一方、リプレースという言葉は、既存のものをより良いものに置き換えるという意味合いが強いです。具体的には、コンピュータシステム、ハードウェア機器、ソフトウェアを古いものから機能的・セキュリティ的に優れた新しいものに交換することを指します。

リプレースでは、既存のシステムを処分・破棄するのではなく、そのシステムの機能やセキュリティを向上させるために、部分的に新しいものに置き換えていくのです。システム全体を一新するよりもコストを抑えられる場合が多く、また、システムの一部だけを新しくすることで、全体のパフォーマンスを向上できます。

このリプレースの考え方は、システム全体の性能は問題ないものの、一部の機能やセキュリティが不足している場合や、新たな機能を追加したい場合に優秀です。

システムリプレイスのメリットとは？

システムリプレイスのメリットには、以下の3つが挙げられます。

• システムの動作が安定化する

• システムのセキュリティ性能が向上する

• DX推進やデジタル化に貢献する

システムの動作が安定化する

システムリプレイスのメリットは、システムの動作が安定することです。古いシステムでは、一部の修正や改善だけではなく、全体の構造が古いため、新しい技術や機能を導入するのに適していないことがあります。

システムリプレイスにより、システム全体が最新の状態になるため、動作が安定し、バグも出にくくなります。また、万が一問題が発生した場合でも、新しいシステムならではの対処方法があるため、問題解決も簡単です。

システムのセキュリティ性能が向上する

次のシステムリプレイスのメリットは、システム全体のセキュリティ性能が向上することです。システムが古いと、動作が不安定になるだけでなく、セキュリティの脆弱性が生じ、不正アクセスなどのリスクが高まります。

• ウイルスやマルウェアに対する脆弱性

• ソフトウェアの互換性問題

• パフォーマンスの低下

• サポートの終了

• システム障害のリスク

その点、システムリプレイスにより、最新のセキュリティ技術を取り入れることができ、システムのセキュリティ性能が向上します。

DX推進やデジタル化に貢献する

最後のメリットは、システムのリプレイスがDXの促進やデジタル化にも貢献することです。最新の技術や機能を取り入れることができ、業務のデジタル化、ひいてはDX推進に貢献します。

例えば、業務データをクラウドに移行し、リモートアクセスや共同作業を容易にするなどです。また、繰り返し行われる作業や時間がかかるプロセスを自動化し、作業の正確性を保ちつつ生産性を高めるのも1つの手です。

システムリプレイスによるデメリットは？

システムリプレイスによるデメリットには、以下が挙げられます。

• 膨大な時間とお金がかかることも

• システムを停止させなければならない場合も

膨大な時間とお金がかかることも

システムリプレイスでは、既存のシステムを解体し、新しいシステムを設計し、それを構築するために、大量の時間と費用が必要となります。特に、既存のシステムが複雑な構造をしている場合、その解体と新しいシステムの構築には、予想以上の時間と費用がかかるでしょう。

そのため、システムリプレイスを進める際には、事前に十分な計画と予算の準備が不可欠です。

システムを停止させなければならない場合も

システムリプレイスは、新旧のシステム切り替えの際に、システムを一時的に停止させる必要があります。この期間、システムは利用できなくなり、それにより業務に影響が出ることも少なくありません。

このようなデメリットを踏まえた上で、システムリプレイスを進める際には、システム停止の影響を最小限に抑えるための対策が必要です。そのためには、システム停止のタイミングや期間を事前に計画し、関係者に周知しましょう。

システムリプレイスの失敗を防ぐ4つの方式

システムリプレイスの方法は、一様ではありません。それぞれの方式にはメリットとデメリットがあり、その選択は業務の規模や目的によって異なります。ここでは、4つの主要なシステムリプレイスの方式を紹介します。

• 一斉移行・一括移行

• 段階移行

• 順次移行

• パイロット移行

一斉移行・一括移行

一斉移行・一括移行は、その名の通り、一度にすべてのシステムを新しいものに入れ替える方式です。一度にすべてを変えるため、一度の大きな作業で終わらせることができます。

しかし、その一方で、システムを一時的に停止するのが難点です。また、一度にすべてを変えることには、失敗のリスクも少なからずあります。

段階移行

次に、段階移行です。システムのリプレイスを部分的に行い、一部ずつ新しいシステムに移行する方式です。各部分を個別にリプレイスするため、トラブルやバグが発生した際に対処しやすい特徴を持ちます。

しかし、全体の移行が完了するまで新旧のシステムは混在するため、混乱も生じやすいです。このことから、適切なシステムの管理を求められます。

順次移行

順次移行は、新しいシステムを一部ずつ運用し、その結果を確認しながら全体に移行していく方式です。安全性に優れていますが、その分、人的コストと時間がかかります。

段階移行ではシステムの部分ごとに新旧の交換を行い、トラブル時の対応が容易ですが、新旧システムが混在し管理も複雑です。一方、順次移行は新システムの一部を稼働させて問題点を修正しながら全体に広げていくため、安全性は高いですが時間とコストがかかります。

どちらの方法もリスクとメリットが異なるため、組織のニーズに合わせた選択が求められます。

パイロット移行

最後に、パイロット移行です。システムを部門ごとにわけて移行作業を進める方式です。段階的に進めるため、各部門でフィードバックを得ながら移行を進めることができます。

しかし、一部門で成功した方法が他の部門でも通用するとは限りません。このことから、試行錯誤と各部署における最適化が求められるでしょう。

以上、4つの方式を紹介しましたが、どの方式がベストかは、事業規模やビジョン、目的によります。システムリプレイスは、一度きりの大きな決断です。そのため、慎重に計画を立て、適切な方式を選択することが求められます。

システムリプレイスの進め方・手順

システムリプレイスの進め方・手順は、以下のとおりです。

1. システムリプレースの目的を定める

2. チーム編成と予算組み

3. 移行プランとスケジュール計画

4. 開発とテスト

5. リハーサル

6. 移行

システムリプレイスの目的を定める

システムリプレイスを行う際には、まず目的を明確に定めます。なぜなら、この目的があるからこそ、どのようにシステムリプレイスを進めるべきか、どのような予算や人員を必要とするかが見えてくるからです。

• 業務効率化が目的の場合：改善すべきシステムの部分と必要な予算や人員が明確になる。

• コスト削減が目的の場合：コストをかけているシステムの部分と改善方法、そしてコスト削減の具体的な方法が明確になる。

このように、目的を明確に定めることで、システムリプレイスの方向性が定まり、具体的な行動計画を立てることが可能です。

チーム編成と予算組み

システムリプレイスは、プロジェクトマネージャーやシステムエンジニア、さらにはプログラマーやデザイナーをそろえ、予算を組む必要があります。以下は、編成と予算組みの例です。

通常、予算が少なければ、システムの規模は小さくなりますし、逆もまた然りです。もちろん、人員も少なければ、システムはなかなか完成しません。このように、システムリプレイスでは、適切なチーム編成と予算組みが重要となります。

移行プランとスケジュール計画

システムリプレイスの移行プランとスケジュール計画では、以下の内容を決めます。

• システムリプレイス手法の選択

• プロジェクト期間の算出

• システム機能の移行順序の決定

そして、移行プランとスケジュール計画が適切であればあるほど、プロジェクトはスムーズに進みます。あくまで仮ですが、以下のようにスケジュールするイメージです。

この見積もりは具体的なプロジェクトのスコープや要件によって変動する可能性があるため、詳細なプロジェクト計画には専門家との協議が必要となるでしょう。

開発とテスト

システムリプレイスの開発とテストでは、要件を決めてデータをそろえ、開発を行います。そして、システムが正しく動作するかを確認するために、テストを行います。

システムが正しく動作しなければ、ユーザーは満足しないでしょう。開発とテストフェーズでは、依頼側が細かく要件を定義し、開発チームに明確に伝えることが大切です。

また、テスト用のデータを事前に用意し、システムの全機能が期待通りに動作するかを確認するための綿密なテスト計画を立てると良いでしょう。

リハーサル

次に、システムリプレイスのリハーサルを行って、本番環境と同等の設定で予期しない問題を早期に発見します。また、実際のユーザーをテストプロセスに含めることで、使い勝手や操作性を評価し、ユーザビリティの問題を特定することも大切です。

もし、テスト中に問題が発生した場合の対応やバックアッププランを確認し、必要に応じて修正します。この準備を行うことで、リプレイス後もスムーズに利用でき、運用開始後のリスクを最小限に抑えることができます。

移行

最後に、データを忘れずに移行し、新システムで業務が行えるようにしてシステムのリプレイスは完了です。

この際、データが正確に、かつ完全に新システムに移行されるよう確認します。そして、データ損失や破損がないようにするため、転送前後でのデータの監査を行います。

移行後は、新システムの使用方法についてのトレーニングを従業員に行い、運用開始時にはサポート体制を整えておきましょう。

システムリプレイスで気をつけたい2つの注意点

システムリプレイスは、新たなシステムを導入するだけでなく、既存のシステムを触ることも多く、予期せぬトラブルがつきものです。そのため、システムリプレイス時の注意点は、以下の2つです。

• 余裕を持ったスケジュール管理を徹底する

• チェック体制を整えておくと安心

余裕を持ったスケジュール管理を徹底する

システムリプレイスでは、予期せぬトラブルに対応するための「余裕」を持ったスケジュール管理が必要となります。

具体的には、プロジェクトの全体スケジュールを立てる際に、各工程の時間だけでなく、トラブル対応のためのバッファを設けることです。これにより、予期せぬ問題が発生した場合でも、スケジュール全体が大きくずれることなく、プロジェクトを進行できます。

チェック体制を整えておくと安心

システムリプレイスでは、多くの人の目で確認を行うことも求められます。システムの開発者だけでなく、エンドユーザーもテストに参加し、実際の業務で使用する際の問題点を発見しましょう。

また、第三者によるチェックも有効で、客観的な視点からシステムの問題点を洗い出すことも大切です。このように、余裕を持ったスケジュール管理と、十分なチェック体制を整えることで、システムリプレイスをスムーズに進行させることが可能となるのです。

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まとめ

システムリプレイスは、古くなった情報システムを新しいものに置き換えることで、業務の効率化、セキュリティの強化、そしてデジタル化の推進を図るものです。

システムリプレイスを成功させるためには、適切な目的設定、計画的なスケジュール管理、そしてリスクへの備えが必要です。

システムリプレイスの計画を立てる際には、どの部分が問題となっているのか、どの技術が古くなっているのかを明確にし、改善すべき点を洗い出すことが第一歩です。

一朝一夕に行えるものではありませんが、適切な準備と計画により、より良い業務環境の構築を目指しましょう。

システムリプレイス・リプレースに関するFAQ

システムリプレイスにはどのような効果がありますか？

システムリプレイスは、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。また、運用コストの削減も大きな効果の1つです。古いシステムは、修理やメンテナンスにコストがかかりますが、新しいシステムに置き換えることで大幅に削減できます。

システムリプレイスにはどのようなリスクがありますか？

システムリプレイスのリスクは、システムの交換中に業務が停止することです。また、想定していた部分と違う移行によって、業務に支障をきたすこともあります。

さらに、原因不明のバグが発生することも少なくありません。そのため、しっかりと技術を持った担当者が不可欠です。

システムリプレイスで重要視すべき工程はどこですか？

システムリプレイスは、予算や要件定義の工程を重視します。どのような課題に対してシステムリプレイスを行うかは、現場で実際にシステムを使っている人からのヒアリングも必要です。

システムリプレイスと間違われやすいマイグレーションとは何ですか？

システムリプレイスとマイグレーションは、よく混同されますが、実はニュアンスが異なります。

マイグレーションとは、データやシステムを別のものに移してしまうという意味です。例えるなら、家具を別の部屋に移動させるようなものです。

一方、システムリプレイスは新しいものに切り替える、置き換えるといった意味を持ち、家具を新しいものに取り替えるといった意味合いが強いです。

基幹システムをリプレイスするにはどのようなメリットがありますか？

基幹システムをリプレイスするメリットは、企業活動を根本から見直すきっかけとなることです。成功した場合のメリットは大きく、大幅なコスト削減や人的負担の軽減につながることが多いです。そのため、基幹システムのリプレイスはやる価値も高いと言えます。

サーバーリプレイスは必要ですか？

サーバーリプレイスによって、古くなったサーバーを新しいものに置き換えていくことも大事な作業です。古いサーバーは故障しやすくなるため、新しいものに置き換えることでそのリスクを減らすためにも必要です。