時間をかけて大切に構築・運用してきたシステムは会社・個人にとって大切な資産になります。そのため、サポートが終了する等で、「サービスを継続するために引き継ぎが必要になった」というケースはよくあります。

また、自社で保守・運用していたシステムを外部に引き継ぎ、管理を委託したいケースもあるでしょう。

この記事では、システムの引き継ぎに関して、実際に行うときの方法や必要なポイントについて解説します。

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システムの引き継ぎとは

システムの引き継ぎとは、一般的に移管と呼ばれる管理・管轄を他に移す工程のことです。

時間をかけて構築してきたシステムは、何らかの理由で引き継ぎ（移管）が必要になってくることがあります。

また、自社で保守・運用している場合には、社内コスト削減のために外部に委託するケースがあります。

システムの引き継ぎが必要になる場面

システム引き継ぎが必要になる場面は、次の理由や背景が挙げられます。

• 保守運用コストの増大

• 担当者の交代

• 保守サービス提供業者の変更

【保守運用コストの増大】

「自社で開発したシステムの保守運用にコストがかかり過ぎているため、システムの保守運用を行ってくれる会社に依頼したい」「コストを安く抑えられる会社へ保守運用を切り替えたい」このような場合、システムの引き継ぎが必要です。

【担当者の交代】

開発している途中でシステム担当者が退職した、担当者が急に変わってしまった場合など、この際もシステムの引き継ぎが必要になります。

【保守サービス提供業者の変更】

保守サービスを提供していた業者に変更があった場合もシステム引き継ぎを実施しなければなりません。

システムの引き継ぎ方法

システム開発では、状況の把握具合や構築難易度によって、引き継ぎの方法が変わります。

システムの引き継ぎは大きく分けると、以下3つの方法です。

1. 外部の専門業者に委託する

2. 社内の新規担当者に引き継ぐ

3. 新たにシステムを構築する

外部の専門業者に委託する

もっとも簡単で効率的な方法が、システム引き継ぎの専門業者への依頼です。要件定義や必要な業務の引き継ぎは、どのような場合でも必要です。そのため、外注すれば、余計な工数をかけずに済むといったメリットがあります。

しかし、デメリットとして、委託する分だけ金銭コストがかかる点は検討しなければいけません。

システムの引き継ぎでは、業務の洗い出しを入念に行うことが重要です。予算内で適切にシステム引き継ぎできる業者を、見極める必要があるでしょう。

社内の新規担当者に引き継ぐ

社内のシステム保守運用担当者が、異動や退職でいなくなった場合には、後任へ引き継ぎを行う方法が一般的です。

部署異動といった形の場合は、会社に知識を持った人がいることで、引き継ぎ相手がいつでも相談できる安心感が生まれるでしょう。

しかし、退職などで会社からいなくなってしまう場合は、引き継ぎ書をしっかり残しておく必要があります。次の担当者が困らないように、トラブルや課題も予測して入念に引き継ぎ書を作成ましょう。

新たにシステムを構築する

現在のシステムに不満があったり、根本から改善したりといった希望があるしている場合は、構築しなおすのも1つの手です。

引き継ぎの予算を、新しく構築するシステムの開発費用にあてられます。

NOVELでは、システム構築から保守運用やSEOまでワンストップのサービスを提供しています。

引き継ぎが必要になったシステムで改修すべき点でお悩みでしたら、ぜひお気軽にお問合せください。

システム引き継ぎで必要な項目

システムの引き継ぎでは、必要な項目を押さえて正確に情報を残さなければいけません。

伝えるべき項目が抜けていると、引き継ぎ後のプロジェクトで円滑な進行が難しくなります。

また、引き継いで別の業務を進めていても、再確認の時間を要して2度手間となるといった自分自身に対するリスクもあります。しっかり確認して、伝え漏れがないようにしましょう。

システムの引き継ぎで必要な項目を、以下の5点にまとめました。

1. システム引き継ぎの委託先

2. 業務用兼

3. 必要な業務内容

4. 引き継ぎの計画

5. 業務内容のすり合わせ

システム引き継ぎの委託先

システム引き継ぎの方法は、内部と外部で異なります。

社内で別の担当者に依頼する場合は、会社の方針によって引き継ぎ先が決まるため問題ありません。

外部に委託する場合は、システムの引き継ぎ実績がある業者を選定しましょう。システムの引き継ぎは、進行状態や使用している開発言語によって対応可否が決まります。

システムの引き継ぎを専門に行う業者もあるので、依頼できるか確認して委託先を決めておきましょう。

業務要件

業務要件とは、システムの開発から保守運用まで、業務の流れを明確化したものです。

要件を設定することで、業務の全体像を把握しやすくなり、スムーズにシステム引き継ぎが進行します。

従来の業務を洗い出すと、省略できる項目や対応しきれなかった課題点が見えてくるでしょう。システムがよりよいものになるように業務の改善点まで記載するのは、後腐れなく引き継ぎするコツでもあります。

必要な業務内容

システム引き継ぎに必要な業務内容をリストアップしておきましょう。

例えば、以下のような項目は詳細に記載すべきです。

• システム監視

• アップデート対応

• サーバー管理

• 不具合の修正・復旧 など

事前にリストアップしておくことで、トラブルなくスムーズな引き継ぎ計画がさくせいできます。

引き継ぎの計画

計画の作成は、リストアップした業務内容から以下の2つに分類して考えてください。

1. 継続業務

2. 一時的な業務

引き継ぎ相手が考える手間を省けるため、再確認の工数をなくすことにつながります。

また、この段階で「いつまでに引き継ぎを完了するか」といったスケジューリングまでしましょう。

引き継ぎの完了日から逆算して考えて、打ち合わせや業務確認の日程を設定してください。

業務内容のすり合わせ

設定した項目はただ担当者に任せるだけでなく、現場に居合わせて一緒に業務の流れを確認します。

どれだけ綿密に引き継ぎ書を作ったとしても、相手に必ず意図が伝わるわけではありません。実際に業務を行う中で見えてくる疑問点もあるため、現場ですり合わせ作業を行いましょう。

システム引き継ぎのポイント

必要な項目に加えて、ポイントを押さえることでシステム引き継ぎがより円滑になります。以下3点のポイントを確認して、引き継ぎに役立ててください。

1. マニュアルには画像や図も活用する

2. トラブルや課題をまとめる

3. 質問先を設定する

マニュアルには画像や図も活用する

言葉だけでは説明しきれない部分を、図や画像のキャプチャなども利用して分かりやすく記載しておきましょう。

自分が分かるようにでなく、誰が見ても分かりやすいように作成するのがポイントです。引き継ぎを受けた相手の立場に立って引き継ぎ書を作成していくことで、担当者が困ることなくスムーズに引き継ぎできるでしょう。

トラブルや課題をまとめる

業務中によくあるトラブルや解決例もまとめておきましょう。引き継ぎ後に、同様のトラブルがあった際に解決が早くなります。

また、運用中のシステムに関して、今後どうしたかったかといったシステムの課題もまとめておくと、今後の保守運用の改善に役に立ちます。

質問先を設定する

システム引き継ぎ後、疑問が生まれた場合に聞ける質問先も設定してください。

同じ仕事をしていた職場の仲間に引き継ぐ場合でも、システムをよく理解している上司や担当者を伝えます。

外部に引き継ぐ場合も同様に、受付窓口を設置して独自システムの不明点を解消しやすい状態にしましょう。

システム引き継ぎで気になるQ&A

ここまで、システム引き継ぎに関する方法をお話してきましたが、気になる質問についてまとめましたので参考にしてみてください。

1. 他社システムを別の業者に引き継ぎできる？

2. 引き継ぎ書は作成すべき？

3. システムの引き継ぎなしで仕事が回ってきたら？

Q１．他社システムを別の業者に引き継ぎできる？

基本的には、できないものと考えておきましょう。システム開発を行った会社が保守運用までの管理体制を整えていて、外部の参入が難しいためです。

ただし、他社システムの引き継ぎを担当する業者もまれにあります。気になる場合は、問い合わせてみてください。

Q２．引き継ぎ書は作成すべき？

外部依頼する場合は、必須です。

また、社内依頼する場合でも、余裕があれば作成すべきです。社内で作成しなくていいという風になっているのであれば、口頭で済む場合もあります。社内の規定や引き継ぎ相手と連絡を取り、確認していくといいでしょう。しかし、引き継ぎ後の再確認を行うためには、作成した方が無難ではあります。

Q３．システムの引き継ぎなしで仕事が回ってきたら？

現状の整理と、何をすべきかを書き出してみましょう。

解決できなかったり、時間がかかったりといった状況が考えられる場合は、システムを開発した業者に問い合わせることも考えましょう。

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