建設業における資料検索業務の効率化を目的として、社内ファイルサーバーに散在する資料を横断検索できるAI検索基盤を構築しました。

PDF・Excel・CAD・紙スキャン資料を一括で検索可能にし、資料探索の大幅な効率化と、ベテラン依存だった過去案件ナレッジの活用を実現しました。

背景

・ 長年蓄積された行政委託業務の資料が、社内ファイルサーバー上にPDF・Excel・CAD・紙スキャンなど多様な形式で散在していた
・ 必要な図面や過去の報告書を探すだけで、多くの時間を要していた
・ 紙ベースの資料も大量に残っており、デジタル化されていない資料は検索自体ができない状態だった
・「あの案件の図面はこのフォルダにある」「この工法は過去案件を参照すべき」といった暗黙知がベテラン個人に属人化していた
・ 若手社員が過去の知見へアクセスしづらく、ベテラン退職に伴うナレッジ散逸リスクが経営課題となっていた

取り組み

・ 社内ファイルサーバーに散在するPDF・Excel・CADデータ・紙スキャン画像を一括でインデックス化
・ 紙資料はOCR処理によってテキスト化し、検索対象として追加
・ AIによる横断検索システムを構築し、ファイル形式をまたいだ統合検索を実現
・ 検索インターフェースは自然言語に対応し、「○○地区の排水設計図面」「去年の行政報告書のテンプレート」といった曖昧な問いかけにも対応
・ 図面データにはサムネイル表示機能を実装し、中身を開かずに目的資料を特定できる仕組みを整備
・ 属人的だった資料探索や過去案件参照を、全社員が活用できる検索基盤へ転換

運用体制

・ PM1名、エンジニア2名の体制で推進
・ 約5ヶ月で構築・導入を実施
・ 現状整理、資料整備、OCR・検索基盤構築、UI実装、運用定着までを一貫して支援
・ 現場で継続活用しやすい検索性と、将来的な資料追加にも耐えられる拡張性を重視して設計

導入効果

・資料検索時間を1件あたり平均30分から約2分へ短縮（93%削減）
・紙資料約5,000件をデジタル化し、検索可能に
・新人が過去案件の知見へアクセスするまでの時間を数日から即時へ短縮
・ベテラン依存だった資料探索・知見活用を全社で再現可能に

プロジェクト概要