製造・卸売業における受発注業務の効率化を目的として、FAX注文書の読み取りから商品コード特定、受注処理支援までを行うAI自動化システムを構築しました。
OCRとAIを組み合わせることで、取引先ごとに異なる注文書フォーマットへの対応と、属人的だった商品コード変換業務の標準化を実現。導入初期で受注処理工数を30％削減し、最終的に70％削減を達成しました。

背景

・FAXで届く注文書を担当者が目視で確認し、基幹システムへ手入力する作業が日常的に発生していた
・注文書のフォーマットは取引先ごとに異なり、記載された品名やJANコードを自社の正式な商品コードへ変換する必要があった
・変換業務のマスタ化も検討されたが、組み合わせや表記ゆれのパターンが膨大で整備しきれなかった
・結果として、ベテラン担当者の知識や記憶に依存する運用が続いていた
・処理負荷の増大に加え、教育コストや業務属人化が大きな課題となっていた

取り組み

・ FAXで受信した注文書をOCRで読み取り、商品マスタをもとにAIが該当する商品コードを自律的に検索・推薦する仕組みを構築
・ 注文書内の品名やJANコードから候補を提示し、従来は人の経験に依存していた照合作業を標準化
・ AIによる候補提示により、受注処理の高速化と判断精度の平準化を実現
・ 担当者が選択した推薦結果を学習データとして蓄積し、次回以降の推薦精度が段階的に向上する設計を採用
・ 導入時点の精度に依存せず、日々の運用の中で実務に即した最適化が進む仕組みを整備

運用体制

・ コンサルタント1名、エンジニア1名の体制で推進
・ 約4ヶ月で構築・導入を実施
・ 現場ヒアリングから要件整理、システム設計、実装、運用定着までを一貫して支援
・ 実務で使いやすい形での導入を重視し、現場に即した運用フローを整備

導入効果

・受注処理工数：当初30％削減→段階的に70％削減を達成
・1件当たりの処理時間：約15分→約4分に短縮
・変換マスタの手動メンテナンスが不要に
・新人でも即時対応可能になり、属人化が解消

プロジェクト概要