「ウチは取引先がFAXだから」「注文書のフォーマットがバラバラだから自動化なんて無理」——。今もなお、多くの企業でFAXで届いた注文書を事務スタッフが目で見て、販売管理システムへ「手入力」する業務が続いています。しかし、その「手入力」業務を放置することには、経営に関わる大きな「危険」が潜んでいます。取引先がFAXを使い続ける以上、自社で防御策を講じなければ、生産性の低下、ヒューマンエラーによる信用の失墜、業務の属人化といった問題が静かに会社を蝕んでいきます。この記事では、なぜFAX受注の手入力が「危険」なのか、その具体的な5つの理由を解説します。さらに、「フォーマットがバラバラだから」と諦めていた企業でも実現可能な、AI-OCRを活用した自動化の具体的な3つのステップをご紹介します。なぜ今もFAX受注業務がなくならないのか？国としては「FAX廃止」の動きを進めていますが、現場ではFAXが根強く残っています。特に中小企業間での取引では、FAXでのやり取りが「慣習」となっているケースが多く見られます。たとえ自社がFAX利用をやめたくても、大切な取引先がFAXで注文書を送ってくる限り、受信を拒否することはできません。問題はFAXの存在そのものよりも、受信した後の「処理方法」にあるのです。FAX受注の「手入力」に潜む5つの危険性FAXで届いた注文書を印刷し、それを見ながら手入力する。この当たり前の作業に、以下の5つの「危険」が潜んでいます。1. ヒューマンエラーによる信用の失墜「『1』と『7』を見間違えた」「『0』を一つ多く（少なく）入力した」どれだけ注意しても、人間が介在する限り入力ミスをゼロにすることは不可能です。もし納期や数量を間違えれば、顧客の信用を失う大きな問題に発展しかねません。2. 機会損失の発生卸売業などでは、問い合わせや見積もり依頼への「回答スピード」が命です。手入力に時間がかかっている間に、素早く回答をくれた競合他社に顧客が流れてしまう「機会損失」が発生します。3. 業務の属人化とブラックボックス化「A社のこの書き方は、いつものあの商品のことだ」「この複雑なフォーマットの申込書は、Bさんにしか処理できない」このように、担当者の経験や勘に頼った業務フローは、その人が不在・退職した途端に業務がストップする「属人化」のリスクを抱えています。4. 生産性の低下と直接的なコスト増大手入力にかかる人件費はもちろんですが、見落としがちなのが「印刷コスト」です。FAXを都度印刷していては、積もり積もったインク代や紙代も馬鹿になりません。何より、スタッフの貴重な時間を単純作業に費やすこと自体が、企業全体の生産性を著しく低下させています。5. 担当者の疲弊とモチベーション低下単純な転記作業の繰り返しは、担当者の疲弊につながります。ミスが許されないプレッシャーの中で、創造性のない作業を続けることは、モチベーションの低下を招き、離職の原因となる可能性もあります。その「手入力」、AI-OCRで自動化できます「自動化」と聞くと、従来のOCRを思い浮かべるかもしれません。しかし、従来のOCRは「決まった枠（フォーマット）の、決まった場所」の文字を読むことしかできませんでした。現在主流となっている「AI-OCR」は、AIが「これは取引先名」、「これは商品名」と、人間のように帳票の"意味"を理解します。そのため、取引先ごとにフォーマットがバラバラな注文書でも、必要な情報を高い精度で抽出できるのです。バラバラなFAX注文書をAI-OCRで自動化する3つのステップでは、具体的にどうすれば手入力を自動化できるのでしょうか。AI-OCRを活用した3つのステップをご紹介します。ステップ1: FAXの「紙」を「データ」にする (デジタル化)まずは、紙で届くFAXを「PDFデータ」として扱う必要があります。最も効率的なのは「クラウドFAX」の導入です。専用のFAX番号を契約し、そこへ送られてきたFAXは自動でPDF化され、メールやクラウドストレージに転送されます。これにより、そもそも紙を印刷する必要がなくなります。ステップ2: AI-OCRで必要な情報を「抽出」する次に、PDF化された注文書データをAI-OCRツールに読み込ませます。AI-OCRが自動で「取引先名」「品番」「数量」「納期」といった必要な項目を抽出し、テキストデータに変換します。この時点で、手書きの文字や表記のゆれ（例：「株式会社」と「(株)」）もAIが補正します。ステップ3: 抽出データをシステムに「連携」する (自動入力)最後に、AI-OCRが抽出したデータを、現在お使いの販売管理システムや基幹システムに取り込みます。多くのAI-OCRツールは、システムが読み込めるCSV形式でデータを出力できます。RPA（ロボットによる業務自動化）と連携すれば、CSVデータをシステムへ自動で入力させることも可能です。AI-OCR選びで失敗しないための3つの選定ポイントAI-OCRツールも様々ですが、FAX受注の自動化で失敗しないためには、以下の3点を確認しましょう。「非定形帳票」への対応力 (必須)前述の通り、フォーマットがバラバラな注文書に対応できなければ意味がありません。これがAI-OCRの根幹です。「読み取り精度」（特に手書き・表記ゆれ）活字だけでなく、取引先が書き込む「手書きの数量」や「（株）」「(株)」などの「表記ゆれ」をどれだけ正確に認識・正規化できるかが、実務では重要になります。「業務連携」のスムーズさ (最重要)最も重要なのが、「自社の業務フローに定着するか」です。抽出したデータを販売管理システムへスムーズに連携できるか、現場のスタッフが迷わず使えるUI（画面）になっているか、導入後のサポート体制は手厚いか、といった「業務への定着」を見据えて選ぶ必要があります。98%が効果を実感！手入力ゼロを目指すなら「AI受発注くん」「FAX受注の手入力を今すぐなくしたい」「ウチは手書きや表記ゆれが多いから、精度が心配」「導入しても現場が使ってくれないと意味がない」こうした課題を解決するために開発されたのが、当社の「AI受発注くん」です。「AI受発注くん」は、FAXやPDFで届く注文書の転記作業を自動化するAIソリューションです。「AI受発注くん」が選ばれる理由:高精度な読み取り: 業界最高水準のAIエンジンを搭載し、手書き文字も95%以上の精度で認識します。「表記ゆれ」の自動正規化: 「(株)〇〇」と「株式会社〇〇」、「商品A-1」と「A1」など、取引先ごとに異なる商品名や社名の表記ゆれを自動で正規化。属人化を解消します。柔軟なシステム連携: お使いの販売管理システムに取り込めるCSV形式で、自由に項目をカスタマイズして出力可能。面倒なシステム改修は不要です。実際に「AI受発注くん」を導入した企業様からは、「処理時間が90%削減できた」「転記ミスがゼロになった」といった声をいただき、導入企業の98%が効果を実感されています。中には、年間200万円のコスト削減に成功した事例もございます。まとめFAX受注の「手入力」は、ミスや属人化、コスト増大といった「危険」をはらむ業務です。しかし、「取引先のフォーマットがバラバラだから」と諦める必要はもうありません。AI-OCRを活用すれば、非効率な手入力作業から解放され、スタッフはより創造的な業務に集中できます。「AI受発注くん」で、まずは「転記ミスゼロ」「手入力90%削減」の未来を体験してみませんか？→ 「AI受発注くん」のサービスサイトはこちら