社内ポータルサイトは、社内の業務効率化やコスト削減を実現できる重要な施策です。

しかし、目的の詳細が不明瞭だったり、機能を詰め込みすぎたりすると「制作しても使わなくなる」ことで失敗します。

そこでこの記事では、社内ポータルサイトの基礎知識からサイトの構築方法まで詳しく解説します。

社内ポータルサイトの制作をご検討の方へ

社内ポータルサイトは、目的に合わせて制作する必要があり、機能を詰め込みすぎると「使い勝手が悪く」なって無駄なコストをかけただけとなります。そのため、使いはじめてから本当に必要となった機能を追加する方法がおすすめです。

社内ポータルサイトによる業務効率化や、コスト削減が目的ならぜひお気軽にお問い合わせください。

社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトは、自社で保有しているさまざまな情報にアクセスする際の「入り口」です。従業員のスケジュール管理や、資料を保管するストレージ機能など、貴社に必要な機能を備え、どこにいても業務に必要な情報を手に入れられるのが特徴です。

リモートワークや働き方改善によって、遠方や出先からのコミュニケーションや情報の取得といったニーズは増え続けています。

また、社内における業務の連携や共有をより円滑にするため、DX化を検討する場合にも欠かせないでしょう。

ポータルサイト・SNS・掲示板などとの違い

社内ポータルサイトと類似したサイトとして、ポータルサイトや社内SNS、社内掲示板などがあります。それぞれの対象や主な目的、機能が異なるため適切なものを選ぶ必要があります。

また、社内SNSはTwitterやFacebookといった一般的なSNSを、社内の従業員限定で利用できるツールになります。

社内掲示板は、従業員が誰でも投稿可能なツールで、社内ポータルとの連携も可能です

それぞれの対象・主な目的・機能を以下の表にまとめたので、参考にしてください。

そもそも、ポータルサイトとはどのようなものか気になった方は、以下の記事も一緒に見るとより理解しやすくなります。

【関連記事】

ポータルサイトとは？具体例や作り方までわかりやすく解説

ポータルサイト開発とは？制作費用相場や特徴・構築に強い会社をプロが解説

社内ポータルサイトの主な機能

社内ポータルサイトの主な機能は、以下の7つです。

・社内規程の管理

・業務用マニュアルの整理

・社内報の掲示

・スケジュールの全社共有

・ワークフロー申請

・各種社内システムとのリンク

・コミュニケーションツール

社内規程の管理

社内ポータルサイトに社内規定の管理機能を実装すると、定款や組織規程、就業規則から休業規則にいたるまで周知できます。

新入社員が社内ポータルにアクセスできると、すぐに内容を確認できますから、遠方の優秀な人材を雇用したときに便利です。

また、中小企業まではこうした情報を書類で残せますが、大企業になると意地や管理にコストがかかります。面倒な管理の手間を減らし、素早く情報を共有できるのが大きな強みとなるでしょう。

業務用マニュアルの整理

社内ポータルサイトで、以下の業務用マニュアルを整理しておくと手軽に共有できて、読み直しにも役立ちます。

・社内設備の使用方法

・社内システムのマニュアル

・各種申請方法などのマニュアル

社内報の掲示

社内ポータルサイトに、従業員がいつでもアクセスできると「社内報をその場で閲覧」できます。

社内の活動や社長からのメッセージ、トピックスなどを紹介したり、動画をアップしたりする機能まで用意され、利便性の向上に加えて素早く周知できるのが利点です。

メールで送信して済ませるケースが多い社内報ですが、社内ポータルに載せれば都合のよいときにゆっくり読んでもらえます。

スケジュールの全社共有

社内ポータルサイトに欠かせない存在となりつつある、スケジュールの管理・共有も機能として実装できます。朝礼や行事、長期休暇、会社の記念日などを共有できると、スケジュールを立てやすくなるでしょう。

また、個人にスペースを割り当てられると、タスクの管理やミーティングの日程調整などにも活用できて業務をさらに効率化できます。

ワークフロー申請

社内ポータルサイトでワークフロー申請を一元管理すると、書類の送付・フィードバックから、決済まで遠隔で実行できます。書類の作成や承認印を申請する手間が省けて効率的になり、業務の効率化が図れます。

また、交通費や経費などの精算が一元管理されることで、煩雑な管理の手間を省いて円滑化にも効果的です。

各種社内システムとのリンク

以下の各種社内システムと社内ポータルサイトをリンクすると、いつでもアクセスできて利用頻度を向上できます。また、業務品質の向上や、抜け漏れの防止に役立ちます。

・ファイルサーバー

・顧客管理システム

・営業支援システム　など

コミュニケーションツール

従業員が、チャット形式で気軽にコミュニケーションがとれる機能です。円滑なコミュニケーションで、業務の協力体制や社員同士のサポートによって新たな業務効率化まで期待できます。

遠方にいても情報を共有でき、属人化の防止にも役立ちます。

社内ポータルサイトの作り方

社内ポータルサイトの作り方は、以下のとおりです。開発会社によって異なりますが、おおよその流れは同じです。

１．利用目的を明確にする

２．要件定義で内容を決める

３．デザイン・システムの構築

４．テスト・保守運用

利用目的を明確にする

社内ポータルサイトを作る場合は、利用目的を整理して「明確に言語化」しましょう。

利便性や生産性の向上を目的とする際にも、「何を・どのように・どうして」などまで考えておくと、使いやすく・定着しやすいサイトを構築できるからです。

運用責任者をあらかじめ決めて、社内ポータルサイトの利用によって業務をどのように改善できるかを周知できる状態まで揃えておくと、開発後の運用も安定します。

要件定義で内容を決める

社内ポータルサイトを作る目的が明確になったら、要件定義で内容を決めます。

欲しいと感じている機能を実現するには、どのようなものが必要で、どういったシーンで使われるのかなどの背景から、細かく決定するする必要があるためです。

アクセス制限やセキュリティ、インフラの条件や今後の運営・運用方法まで、このプロセスで明確にしましょう。

なお、社内ポータルサイトを構築する知識がなくても、制作会社側から丁寧な説明を受けられるので、解消したい疑問もあわせて伝えておくとよいでしょう。

デザイン・システムの構築

デザイン・システムの構築プロセスでは、要件定義で決まった内容に合わせて、開発会社が実際に以下の3つを実装するために稼働します。

１．デザインの設計

２．デザインのコーディング

３．必要なシステムの構築

社内ポータルサイトの開発がスタートしてしまえば、あとは完成を待つだけとなります。

ただし、作る際に必要な情報の共有や進捗の確認、共有を受けたデザインのフィードバックなどの管理は必須です。

コンテンツは構築中に格納する

社内ポータルサイトに掲載したり、データベースに登録したりするコンテンツは、構築中に実装・格納します。

その際、格納先・配置・使い方・頻度など、細かい設定を行うケースがあるため、そのコンテンツに詳しい人材と連携できるようにしましょう。

テスト・保守運用

社内ポータルサイトを作り上げたら、実際にリリースしてテストをおこないます。

使い勝手はよいか、不具合はないか、などを確認できれば完了です。

その後は、システムの保守・運用となります。

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システム保守運用費用の相場は？コストの抑え方も教えます

ポータルサイトの作り方を徹底解説｜初心者でも分かる立ち上げまでの流れ

社内ポータルサイトの構築方法

社内ポータルサイトの代表的な構築方法は、以下の3つです。

・パッケージで構築する

・スクラッチで構築する

・WordPressやSharePoint等で自作する

パッケージで構築する

社内ポータルサイトを構築する場合は、パッケージを使うと手軽です。

パッケージは必要となる機能の一部がすでに実装されており、あとは希望に合わせてカスタマイズするだけです。ゼロから制作するより素早く、コストを抑えられます。

一方で、カスタマイズに制限があったり、欲しい機能を追加するほど費用がかかるのがデメリットです。

スクラッチで構築する

社内ポータルサイトは、目的にあわせて必要な機能を実装し、使いやすいデザインにまでこだわれるスクラッチ開発による構築も選べます。

自由自在にカスタマイズでき、機能も必要に応じて追加できますから、オリジナルシステムを作り上げる際に選ばれます。

ただ、ゼロから制作するため開発期間が長く、費用も高くなりやすい方法です。

社内ポータルサイトで特殊な操作が必要な場合や、完全にオリジナルの機能をつけたい場合以外はおすすめできません。

WordPressやSharePoint等で自作する

社内ポータルサイトの構築で費用を抑えたり、手軽なもので済ませたりしたい場合は、WordPressやSharePoint等で自作します。

・WordPress

・XOOPS Cube

・concrete5

・Googleサイト

・kintone

少人数用であれば、無料の範囲内で済みますし、GoogleサイトやWordPressは検索すると山のように情報が出てくるのですぐに実装できるでしょう。

ただし、自作する場合は構築までに時間がかかりますし、サイトの処理速度やセキュリティに難点が残る場合もあります。

なかでも、社外秘といった重要な書類から個人情報まで含まれていると、セキュリティリスクへの対応は必須です。

こうした背景を踏まえて、当社では制作会社に依頼して希望に沿った社内ポータルサイトの構築をおすすめしています。

社内ポータルサイトのメリット

社内ポータルサイトのメリットは、以下のとおりです。

・業務効率の向上

・生産性の向上

・社内情報の一元管理

・ペーパーレスでコスト削減

・テレワーク化の推進

業務効率の向上

社内ポータルサイトを用意すると、あらゆる業務を簡略化し、業務効率を向上できます。

たとえば、情報共有やワークフロー申請をまとめて実行でき、コミュニケーションツールとして使えば情報伝達も素早くなるといった形です。

そのほかにも、会議の日程調整やリモート勤務への切り替え、定型文を撤廃したメールより早いチャットによる連携なども期待できるでしょう。

インターネットが利用できる環境であれば、どこにいても社員間でのやり取りができますので、属人化を防止して誰もが幅広い業務に携われます。

生産性の向上

社内ポータルサイトを利用すると、個々の業務効率が高まることによって、従業員の生産性まで向上できます。

情報共有や連絡スピードが向上し、それぞれが抱えるタスクの消化スピードが素早くなるためです。また、タスク管理機能を用意すると、「どの業務を・どのように・いつまでに」完了するべきか明確にできます。

それぞれのタスクで各部署と連携が必要でも、ポータルサイトを活用できれば資料の受け渡しといった無駄も減らせます。

また、効率化によって得られた時間を活用できれば、従業員のリソースはさらにサービスへ注力できますから、品質向上まで期待できるのも利点です。

社内情報の一元管理

社内ポータルサイトで社内情報を一元管理すると、すぐに情報をアクセスして利活用できる状態を作れます。

従来は、知りたい情報・使いたい資料などがある場合、現在の作業を中断して移動するといった手間がありました。複数のツールを使っている場合は、その情報へのアクセスは困難を極めます。

そこで社内ポータルサイトに情報がまとめられていると、情報へアクセスするまでの余計な手間を削減し、素早く利活用できます。

つまり、作業の中断による抜け漏れやミスの防止に役立ち、生産性を向上できるわけです。

社内情報が膨大にある場合は、検索機能を用意すると、さらに利便性を向上できます。

ペーパーレスでコスト削減

社内ポータルサイトは、ペーパーレスによるコスト削減も可能です。従来は印刷して配布していた分厚い資料も、アップするだけで従業員は誰でも閲覧できます。

その結果、それぞれの資料は必要な分だけ印刷して利用でき、印刷・冊子化にかかるコストを削減できます。

また、業務で使う資料のフォーマットの統一によって、誰でも過去の書類を参考に新しいアウトプットに活かせます。

ペーパーレスは、ICT化・DX化を検討した際にも、最初に取り組める施策です。

テレワーク化の推進

社内ポータルサイトで社内情報の利活用する体制を整えられると、テレワーク化の推進にもつながります。

たとえば、デジタル化によってオフィスに限られていた勤務地は、自由に変更できるようになります。そうすると、地方からでも優秀な人材を呼びこめるはずです。

さらに、人材を採用したあとは、サイトによって会社情報・マニュアルを手軽に共有できますから、専用の資料を用意する必要はありません。

テレワーク化を検討した際には、社内ポータルサイトは用意しておくとよいでしょう。

社内ポータルサイトのデメリット

社内ポータルサイトには多くのメリットがありますが、デメリットもあります。それぞれ、確認して本当に必要か判断してください。

・構築に費用がかかる

・情報が分散して見つけにくくなる

構築に費用がかかる

社内ポータルサイトを構築するには、ある程度の必要がかかるのがデメリットです。

必要な費用の目安は、小〜中規模で約300〜600万円、大規模になると1,000万円以上となります。

ただ、しっかりとしたセキュリティを確保し、膨大な情報をデジタル化する必要のある社内ポータルサイトは高くなりやすいです。

また、使い勝手がよくない場合は社員に浸透せず利用率が悪くなりますし、構築後の管理や運用にも費用がかかります。

低コストで社内ポータルサイトを作ると、場合によっては無用の長物になってしまうため注意が必要です。

【関連記事】

ポータルサイトの構築費用はいくら？開発から運営まで含めて解説

情報が分散して見つけにくくなる

社内ポータルサイトで情報を一元管理できる反面、分散してしまうと見つけにくく効率が悪くなります。

そのため、情報を整理したうえで丁寧に保守・運用しなければ、徐々に使い勝手が悪くなり、今後は使えなくなってしまうでしょう。

使い勝手を考えると、検索機能や統一したフォーマットへの変換が必要です。

こうした実際に使ってみてから見つかる部分があることから、社内ポータルサイトは構築の知識・ノウハウがしっかりとある開発会社に依頼することをおすすめします。

社内ポータルサイトのデザイントレンド事例

社内ポータルサイトを多くの社員に利用してもらうためには、デザインの良さも大切です。

トレンドの例として、以下が参考になります。

・業務用の味気ないデザインから個性的で満足度の高いデザインへ

・ユニークな従業員のプロフィール機能も注目

・モバイルアプリとして社内ポータルサイトを利用する

コンテンツについては、文字を羅列するだけでなく視覚資料を用いたデザインが用いられるようになったことも特徴といえます。

また、プロフィールを充実させることで自分をブランド化し、愛着を高めることにもつながるでしょう。パーソナライズすれば、スマートフォンやタブレットを使ってどこにいても必要な社内の情報を引き出せるようになります。

ほんの一例ですが、トレンドは今後も取り入れる企業が増えるにしたがって変わっていくでしょう。

社内ポータルサイトを成功させるコツ

社内ポータルサイトは、多くの従業員に利用してもらうことがゴールであり、成功したといえます。社内ポータルサイトを成功に導くために知っておきたい、4つの成功のコツを紹介します。

・見やすい・使いやすいデザインを採用する

・コンテンツはテンプレートを用意しておく

・セキュリティは最重要項目

・ポータルサイトは1つに絞る

見やすい・使いやすいデザインを採用する

ポータルサイトは、使う際に分かりやすいデザインが大切です。直感的に操作できるようなデザインを採用すると、従業員が気軽に使えるサイトになります。

たしかに、おしゃれなデザインや奇抜なデザインはつい優先しやすくなりますが、使い勝手が悪いと使われなくなってしまうでしょう。

どのようなデザインを考える場合でも、どこに何があるかはっきり分かる状態にしてください。

コンテンツはテンプレートを用意しておく

社内ポータルサイトに集めていく情報の投稿をうながすには、テンプレートの用意が欠かせません。テンプレートがなく、自由に投稿できるようにしてしまうと、統一感がなく情報も統一できないからです。

また、業務時間に素早く投稿したいと考える人が多い傾向にあります。ですから、どのように投稿すればいいかわかりやすくするためにも、テンプレートは作成してください。

何を書いて、どこに投稿するのかが明確になるだけで、意思決定のハードルを下げて継続しやすい状態を作れるはずです。

セキュリティは最重要項目

意外に見落としてしまうのが、社内ポータルサイトのセキュリティです。

社内ポータルサイト内には、自社の重要情報も多く掲載されており、アクセス制限やファイルの閲覧制限を設けるなどして、万全な対策を講じることが必要です。

また、テレワークを進めることで、新たに従業員のデバイスからの情報流出リスクも高まります。どのようにして制限するのかといった部分は、慎重に決定しましょう。

ポータルサイトは1つに絞る

社内ポータルサイトを構築する場合は、1つに絞っておくとよいでしょう。

規模が大きくなってくると、社内ポータルサイトが部署ごとにわかれて数が増えているケースがありますが、情報の分散につながって効率が低下する場合があるためです。

また、業務で使うツールをポータルサイトにまとめておくのも大切です。それぞれのツールで生成されたデータの利活用までに、時間がかかると利便性が低下します。

どこまでポータルサイトに機能性をもたせるのかにもよりますが、一元管理のメリットをうまく活用できる状態を作りましょう。

【関連記事】

ポータルサイトに強い制作会社5選！選び方や費用を解説

社内ポータルサイトの制作に関するQ＆A

この項目では、Q＆A形式でよくある質問について解説していきます。

・社内ポータルサイトは無料で自作できる？

・社内ポータルサイトの目的って何？

・ポータルサイトでおすすめの内容は？

社内ポータルサイトは無料で自作できる？

社内ポータルサイトは、ある程度まで無料で自作できます。

無料で利用できるツールの例は、以下のとおりです。

・Googleサイト

・WordPress

・XOOPS Cube

・concrete5

・Office 365 SharePoint Online

ただし、一部は完全に無料ではないものもあります。また、最終的にはカスタマイズする必要があるので、その分は費用がかかります。自作でカスタマイズできますが、時間がかかりすぎて現実的ではないといえるでしょう。

【関連記事】

ポータルサイトを自作で立ち上げる方法・構築の流れをまとめてみた

社内ポータルサイトの目的って何？

最も大切な目的は、社内でのコミュニケーションコストを下げ、同じ方向を向いて活動しやすくすることです。

業務効率を向上させ、ペーパーレスによるコスト削減にも効果があります。従業員の気持ちを1つにして、結束を強くすることに大きな役割を果たすのが社内ポータルサイトなのです。

ポータルサイトでおすすめの内容は？

社内ポータルサイトにおすすめなのは、導入する目的や社内の課題を事前にしっかり検討して反映したコンテンツです。

前述した社内規程やマニュアル、社内報など、業務をサポートする機能は多くの企業で必須ですが、他にも各企業によって求める機能は異なります。

ですから、使う際をイメージして充実したコンテンツが揃った社内ポータルサイトを構築しましょう。

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