「またこの時間か…」FAXから次々と送られてくる注文書。その一枚一枚を手で確認し、基幹システムへ入力する作業に、多くの時間を費やしていないでしょうか。手入力によるミス、確認作業にかかる人件費、担当者不在では業務が滞る属人化…。FAX受注業務には、企業の成長を妨げる多くの“ムダ”が潜んでいます。この記事では、長年多くの企業を悩ませてきたFAX受注の課題を根本から解決するための具体的な方法、特にシステム化に焦点を当てて解説します。システム導入のメリット・デメリットから、自社に最適なサービスの選び方まで、専門家の視点でわかりやすく紐解いていきます。なぜFAX受注はなくならない？現場に潜む根深い課題そもそも、なぜこれほどまでに多くの企業がFAX受注を続けているのでしょうか。それは、取引先の都合や、長年の慣習を変えることの難しさにあります。特に、古くからの付き合いがある中小企業や町工場では、まだまだFAXが主要な発注手段です。そうした取引先との関係を維持するためには、FAX受注を簡単にはやめられないのが実情でしょう。しかし、その裏側で、現場は多くの課題を抱えています。FAX受注が抱える4つの“ムダ”FAX受注には大きく分けて4つの問題点が存在します。これらは、まるで静かに効果を発揮するサプリメントのように、気づかぬうちに企業の体力を奪っていく「静かなコスト」と言えるでしょう。これらの課題は、一つ一つは小さく見えるかもしれません。しかし、積み重なることで、年間数百万円から数千万円もの損失につながるケースも少なくないのです。FAX受注を効率化する4つの方法【比較表付き】これらの課題を解決し、根本的な“痛み止め”となるのがシステム化です。ここでは、代表的な4つのシステム化手法について、それぞれのメリット・デメリットを見ていきましょう。FAX受注システム化の4つの方法 比較表手法概要メリットデメリット① AI-OCR + RPAFAXで受信した注文書をAIが読み取り、RPAがシステムへ自動入力する。・取引先に負担をかけない・既存の業務フローを大きく変えずに導入可能・近年のAI技術向上により精度が飛躍的に向上・100%の読み取り精度ではないため、確認・修正作業は残る・導入には初期費用と運用コストがかかる② Web EDI企業間で統一された規格の電子データで取引を行う仕組み。・データが標準化されており、自動処理しやすい・大手企業との取引で導入されているケースが多い・取引先にも導入を依頼する必要がある・導入・運用コストが高額になりがち③ BtoB ECサイト専用のWebサイトを構築し、そこから注文してもらう。・入力ミスが原理的に発生しない・24時間365日注文を受け付けられる・取引先にとってはログインの手間が増える・サイトの構築・維持にコストがかかる④ メール受注FAXの代わりにメールで注文書（PDFなど）を送ってもらう。・導入が容易でコストもかからない・結局、添付されたPDFの転記作業は残る・本文記載などフォーマットがばらばらになりがち中小企業に最適なのは「AI-OCR + RPA」比較してわかる通り、多くの取引先、特にFAXを使い続けている中小企業との関係性を維持しながら効率化を目指す場合、「① AI-OCR + RPA」が最も現実的で効果的な選択肢となります。取引先に負担をかけることなく、自社内の業務フローを劇的に改善できるからです。後悔しない！FAX受注システムの選び方 4つの重要ポイント「AI-OCRシステムなら、どれも同じだろう」と考えるのは早計です。システムの導入で失敗しないために、以下の4つのポイントを必ず確認しましょう。1. OCRの「精度」と「カスタマイズ性」もちろん読み取り精度は重要ですが、実は多くのサービスで利用されているOCRエンジンに大きな差はありません。重要なのは、自社が受け取る帳票に合わせて、読み取り精度を高めるためのカスタマイズを柔軟に行ってくれるかどうかです。二重線での修正や手書きのメモ書きなど、独自のルールに対応できるかが鍵となります。2. 基幹システムとの「連携」OCRで読み取ったデータを、最終的にどうやって基幹システム（販売管理システムなど）に取り込むかが最も重要です。システムがCSV出力やAPI連携に対応しており、既存システムが受け取れる形でデータを渡せるかを確認しましょう。この「出口」がなければ、結局手入力がなくならず、導入効果は半減してしまいます。3. 現場担当者の「使いやすさ」AIの精度が100%ではない以上、担当者による確認・修正作業は必ず発生します。その際に、「読み取り結果と元の帳票のどこが対応しているかハイライトされるか」「修正画面は直感的で操作しやすいか」といったUI/UX（使いやすさ）が、日々の業務効率を大きく左右します。4. 「料金」と「サポート体制」FAX受注システムの導入は、多くの場合、企業ごとのカスタマイズが必要になります。そのため、単なる料金の安さだけでなく、自社の業務やシステムに精通した担当者による手厚いサポートが受けられるかが非常に重要です。「営業担当者に技術的な質問をしても『持ち帰ります』ばかり…」といった事態を避けるためにも、開発会社の技術力やサポート体制を見極めましょう。【事例で解説】AI導入でFAX受注はここまで変わる！これらのポイントを満たしたサービスを選ぶことで、FAX受注業務は劇的に効率化します。例えば、弊社の提供するAI受発注ソリューション「AI受発注くん」は、まさにこれらの課題を解決するために開発されました。「AI受発注くん」は、最新のAI技術で手書き文字や表記ゆれも高精度に認識し、貴社の基幹システムとスムーズに連携できるCSV形式で出力。直感的な操作画面で、誰でも簡単に確認・修正作業を行えます。ある導入企業様では、1日5人がかりで行っていた入力作業が1人で完結するようになり、月間の作業時間を90%削減。年間で200万円以上のコスト削減を実現し、創出した時間でより付加価値の高い業務に取り組んでいます。仮に開発費がかかったとしても、1〜2年で十分に元が取れる、費用対効果が非常に高い投資なのです。もし、あなたがFAX受注業務の“ムダ”に少しでも課題を感じているなら、まずは自社の注文書がどの程度の精度で読み取れるのか、試してみることから始めてはいかがでしょうか。「AI受発注くん」では、無料で読み取り精度を試せるトライアルや、貴社の課題に合わせた最適な活用法をご提案する個別相談会を実施しています。まずはお気軽にお問い合わせください。＞＞「AI受発注くん」のサービスサイトはこちらまとめ本記事では、多くの企業が抱えるFAX受注の課題から、それを解決するための具体的なシステム化の手法、そして自社に最適なサービスの選び方までを解説しました。FAX受注には「時間」「ミス」「属人化」「コスト」という根深い課題がある。解決策として、取引先に負担をかけない「AI-OCR」の活用が最も現実的。システム選びでは「精度」「連携」「使いやすさ」「サポート」の4点が重要。手作業でのダブルチェックといった対策は、あくまで対症療法（サプリメント）に過ぎません。AI-OCRという根本治療（痛み止め）によってFAX受注業務を自動化し、企業の成長を加速させましょう。