「取扱説明書の作成に時間がかかりすぎる」「マニュアルの内容にばらつきがある」というお悩みはありませんか？

生成AIを活用することで、取扱説明書の作成時間を大幅に短縮し、内容の質の向上と均一化を図ることができます。ただし、情報の正確性や著作権の問題、情報漏えいのリスクなどにも目を向けなければなりません。

この記事では、生成AIを活用した取扱説明書作成の方法とそのメリット、注意点について解説します。ChatGPTやDifyといった具体的なAIツールを使った取扱説明書作成の流れについても触れるため、ぜひ最後までご一読ください。

弊社は文書作成業務に特化した生成AIソリューションを提供しております。

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当てはまる方がいらっしゃいましたら、“検討段階“でもお気軽にご相談ください。

生成AIを活用した取扱説明書作成のメリット

生成AIを活用した取扱説明書作成のメリットは、以下の3つです。

• 作成時間を短縮できる

• 内容の質の向上と均一化を図れる

• マニュアル活用を促進できる

作成時間を短縮できる

従来の手作業に比べ、生成AIは膨大なデータを基に迅速に文章や構成を提案し、取扱説明書の作成時間を短縮できます。担当者の負担が軽減され、他の重要な業務に時間を割くことができます。

内容の質の向上と均一化を図れる

生成AIを使えば、誰が作成しても一定の品質を保つことができ、企業全体で統一感のある取扱説明書を作り上げられます。誤字脱字のチェック、表記ゆれの修正、表現の改善などに限らず、技術情報や業界標準などの情報をRAGで読み込ませることも可能です。

マニュアル活用を促進できる

生成AIでは、RAGによる検索機能の向上やチャットボット等の連携などにより、取扱説明書の利用頻度が高まります。結果として、製品やサービスの理解度が向上し、ユーザー満足度の向上につながります。

生成AIを使った取扱説明書作成の手順

生成AIを使った取扱説明書作成の手順は、以下のとおりです。

• 目的の明確化

• 情報収集と整理

• 構成案の作成

• 生成AIツール選定と内容作成

• 確認と修正

目的の明確化

生成AIで取扱説明書作成を作る際には、誰に、どのような目的で取扱説明書を読んでもらうのかを具体的に想定しましょう。

• ターゲットユーザー

• 製品・サービスの内容

• 使用シーン

などを明確にすることで、より効果的な取扱説明書を作成できます。目的が明確になれば、生成AIに適切な指示を出すことができ、より的確な内容に仕上がります。

情報収集と整理

次に、既存の資料、Webサイト、担当者へのヒアリングなどを活用して製品・サービスに関する以下のような情報を幅広く収集し、整理します。

• 製品・サービスの概要

• 主な機能や特徴

• 使用方法や操作手順

• 注意事項や安全情報

• トラブルシューティング

• よくある質問（FAQ）

情報を整理することで、取扱説明書に盛り込むべき内容が分かりやすくなります。また、この段階で整理された情報は、生成AIへの入力データとしても活用できます。

構成案の作成

情報を整理したら、次は取扱説明書の全体的な構成を考えます。ユーザーの視点に立ち、論理的な流れで情報が整理されるよう心がけましょう。

一般的な取扱説明書の構成例は、以下のとおりです。

1. はじめに（製品概要、安全上の注意）

2. 各部の名称と機能

3. 基本的な使い方

4. 応用的な使い方

5. メンテナンス方法

6. トラブルシューティング

7. 仕様・スペック

8. 保証・サポート情報

生成AIツール選定と内容作成

構成案ができたら、実際に生成AIを使って内容を作成します。無料ツール、有料ツール、機能、使いやすさなどを比較検討し、目的に最適な生成AIツールを選定してください。

選定したツールを用いて、以下のような作業を行います。

• 各セクションの説明文を生成する

• 必要に応じて説明図や写真を追加する

• フォントや余白など、読みやすさを考慮して調整する

確認と修正

生成AIが作成した内容を、誤りがないか、わかりやすいかなどの観点から確認し、必要に応じて修正します。特に注意すべき点は、以下のとおりです。

• 専門用語の誤用

• 表現の正確性

• 情報の網羅性

• 文章の読みやすさ

• 画像や図表の適切さ

可能であれば実際のユーザーにレビューしてもらい、ユーザーの視点から見て、本当に使いやすい取扱説明書になっているかを確認しましょう。

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ChatGPTを活用した取扱説明書作成の流れ

ChatGPTを使って取扱説明書を作成する基本的な流れは、以下のようになります。

1. プロンプト（指示）の入力

2. 下書きの生成・内容の確認と追加指示

3. 人間による精査

4. 画像・図表の挿入位置の指定

5. 2〜4の繰り返し（必要に応じて）

6. 最終的な取扱説明書の完成

まず、ChatGPTにプロンプト（指示）を入力し、取扱説明書の目的や対象製品について明確に伝えます。今回は、以下の情報を提供してみます。

テーマ：スマート家電「AI対応全自動コーヒーメーカー X2000」の取扱説明書
ターゲットユーザー：

20〜50代の忙しい社会人
スマートホームデバイスに興味がある技術愛好家
高品質なコーヒーを自宅で楽しみたい人

製品の内容：

AI搭載の全自動コーヒーメーカー
スマートフォンアプリとの連携機能
豆の挽き具合や抽出時間を自動調整する機能
音声操作対応

使用シーン：

朝の忙しい時間帯に、スマートフォンから事前に抽出をセット
帰宅時に音声で操作し、リラックスタイムのコーヒーを準備
パーティーや来客時に、好みに合わせた複数杯のコーヒーを連続して抽出

ChatGPTは、この情報を基に取扱説明書の下書きを生成します。結果、1〜9の項目が含まれた構成案を出力できました（以下では割愛）。

では、1について書かせてみます。

「リチウムイオン電池の危険性を追記してください」と指示します。

最後に、生成された取扱説明書の内容を人間が精査し、画像や図表の挿入位置を指定したり、フォーマットの調整を行ったりすることで、取扱説明書を作成できます。

Difyを活用した取扱説明書を作成する流れ

Difyを活用して取扱説明書を作成する際のワークフローは、主に以下の3つに分けられます。

• 自社データを入れる

• テーマを指定する

• 与えられたテーマに関連する内容をもとに、マニュアルを作る

このワークフローをに基づいて、Difyを活用した取扱説明書を作成する流れは、以下のとおりです。

1. 自社データを入れ、テーマを指定します。
例：新製品の使用方法マニュアルの作成
自社データ：製品仕様書、過去の関連文書、業務フローチャート
テーマ：新製品Xの使用方法

2. 指定したLLMモデルにマニュアルの章立てを生成させます。
論理的で体系的な構成が自動的に作られます。この時点で、修正すると狙った内容の取扱説明書を作成できます。

3. 生成された章の内容を1章ごとに生成します。
文字数もプロンプトで指定できます。この処理を生成された章の数だけ繰り返します。

4. 生成された文章をマークダウン形式に変換します。

5. マークダウン形式の見やすく構造化された取扱説明書が出力されます。

生成AIを活用した取扱説明書作成の注意点

生成AIを活用した取扱説明書作成の注意点は、以下の3つです。

• 情報の確認と裏付けを徹底する

• 著作権・引用元を確認する

• 情報漏えいに留意して使う

情報の確認と裏付けを徹底する

取扱説明書の場合、製品の安全性や正しい使用方法に関わる情報が含まれるため、生成AIにより誤った情報が記載されていないか、最新の仕様や法規制に対応しているかなどを慎重に確認する必要があります。

自社製品特有の機能や注意事項については、AIが適切に把握していないことが多いため、専門知識を持つ社内スタッフで対応してください。

著作権・引用元を確認する

生成AIは学習データに基づいて内容を生成するため、既存の著作物の一部を無意識に再生成してしまう可能性があります。

他社の取扱説明書や技術文書からの不適切な引用や模倣を避けるため、取扱説明書に使う文章や画像については、可能な限り自社で作成したオリジナルのものを使うことが望ましいです。

情報漏えいに留意して使う

多くの一般公開されている生成AIサービスでは、入力された情報が学習データとして保存されます。製品の機密情報や社内の機密事項、新製品の開発情報や特許出願前の技術情報などは、絶対にAIに入力してはいけません。

1. セキュリティが担保されたAIツールを使う

2. 機密情報を含まない一般的な部分のみAIを活用する

3. 社内専用のAIシステムを構築して使う

などの対策を取ってください。

まとめ

生成AIを活用した取扱説明書作成は、作成時間の短縮、内容の均一化、そしてユーザビリティの向上といった多くのメリットがあります。しかし、情報の正確性確認、著作権への配慮、情報漏えい防止には特に注意が必要です。

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よくある質問（FAQ）

生成AIでマニュアル検索は可能？

はい、生成AIを使ってマニュアル検索を行うことは可能です。特に、RAG（Retrieval-Augmented Generation）と呼ばれる技術を活用することで、効率的かつ正確なマニュアル検索が実現できます。

生成AIで手順書を作成できる？

はい、生成AIを使って手順書を作成することは十分に可能です。実際、手順書の作成プロセスは取扱説明書の作成と似ています。

生成AIで業務マニュアルは作成できる？

はい、生成AIを使って業務マニュアルを作成することは可能です。業務マニュアルは本質的に手順書や取扱説明書と同様の構造を持っており、生成AIはこの文書作成に適しています。

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