報告書で作成に時間がかかり、ミスの心配も付きまとう…そのような悩みを抱えていませんか？生成AIを活用すれば、作成時間の大幅短縮やコスト削減、さらには品質の向上まで実現可能です。

本記事では、AIを使った報告書の自動作成について、そのメリットや具体的な方法、注意点まで詳しく解説します。効率的で質の高い報告書作成を目指す方は、ぜひ最後までご一読ください。

弊社は文書作成業務に特化した生成AIソリューションを提供しております。

• AIを活用して文書作成の効率を上げたい

• 業務生産性を改善したい

当てはまる方がいらっしゃいましたら、“検討段階“でもお気軽にご相談ください。

生成AIにおける報告書の自動作成は可能？

AIを活用した報告書の自動作成は、近年急速に実用化が進んでいる分野です。従来、報告書作成には多くの時間と労力を要しましたが、生成AIの導入により効率化が可能になっています。

ただし、複雑な分析や洞察を要する部分は人間の判断が必要になるほか、生成された文章の品質チェックも欠かせません。

生成AIで報告書を自動作成するメリット

生成AIで報告書を自動作成するメリットは、以下のとおりです。

• 作成時間を短縮できる

• コスト削減を狙える

• 人為的ミスを削減できる

• 品質のボトムアップにつながる

作成時間を短縮できる

生成AIは人間よりもはるかに速いスピード、例えばChatGPTであれば、1000文字程度の文章をわずか1分前後で作成できます。データの収集・分析、文章の構成、執筆、校正などにAIを活用すれば、報告書作成にかかる時間をさらに削減できます。

コスト削減を狙える

生成AIによる報告書の自動作成は、単純な作業コストの削減だけでなく、

• 報告書作成に費やす時間が減ることで人件費を抑えられる

• 外部に委託していた報告書作成を内製化できる

• 報告書作成に関わる印刷費、会議費などの付随コストも抑えられる

• 意思決定のスピードが上がり、ビジネスチャンスを逃すリスクが減少する

• データ収集・分析の自動化にかかるコストも削減できる

などから、ビジネス全体の効率化によるコスト削減効果が大きいです。

人為的ミスを削減できる

AIを活用した報告書の自動作成は、データ入力や計算などにおける・人為的ミスを削減できます。また、設定されたルールに基づいて一貫した処理を行うため、報告書のフォーマットや表現に揺れも生じにくくなります。

品質のボトムアップにつながる

AIを活用した報告書の自動作成は、経験や技能に関わらず、誰でも一定水準以上の状態で作成できることで、全体的な品質のボトムアップにつながります。高度なデータ分析により、人間では気づきにくい洞察や傾向を報告書に盛り込むこともできます。

生成AIを使って報告書を自動作成する流れ

生成AIを使って報告書を自動作成する流れは、以下のとおりです。

1. 報告書作成の手順をマッピングする

2. データを準備・整理する

3. 生成AIで報告書を作成する

報告書作成の手順をマッピングする

報告書の自動作成を始める前に、まず現在の報告書作成プロセスを詳細にマッピングします。以下の手順を踏むことで、データ収集、分析、文章作成、フォーマット調整などの工程のうち、どの部分にAIを活用できるかが見えてきます。

1. 現在の報告書作成の全工程を洗い出す

2. 各工程にかかる時間や労力を評価する

3. 自動化可能な部分を特定する

4. 自動化による効果（時間短縮、品質向上など）を予測する

データを準備・整理する

以下の手順で、生成AIが扱いやすいようにデータを整理し、明確な指示（テンプレート）を用意します。

1. 報告書に必要なすべてのデータソースを洗い出す

2. 各ソースからデータを収集し、一箇所に集約する

3. 誤字脱字や重複を除去し、一貫性のあるフォーマットに整える

4. AIが理解しやすい形式（CSV、JSON等）にデータを変換する

5. AIが参照できる報告書の基本構造やフォーマットを用意する

生成AIで報告書を作成する

準備が整ったら、いよいよ生成AIを使って実際に報告書を作成します。選択したAIツールによって多少異なりますが、一般的には以下のような手順となります。

1. 目的に合った生成AIツールを選ぶ（例：ChatGPT、GPT-4、特化型のAIツールなど）

2. 準備したデータをAIツールに入力する

3. AIに対して具体的な指示（プロンプト）を与える

4. AIによる報告書の自動生成する

5. 生成された報告書を確認し、必要に応じて人間が編集・調整を行う

適切に使用すれば、AIは単に報告書を作成するだけでなく、データから有意義な洞察を導き出すことも可能です。

弊社は文書作成業務に特化した生成AIソリューションを提供しております。

• AIを活用して文書作成の効率を上げたい

• 業務生産性を改善したい

当てはまる方がいらっしゃいましたら、“検討段階“でもお気軽にご相談ください。

ChatGPTを活用した報告書作成の流れ

ChatGPTを使って報告書を自動作成する流れは、以下のようになります。

1. ChatGPTにアクセスし、報告書の目的や内容を明確に伝える

2. 必要な情報やデータを提供する（売上実績、顧客数、商談件数など）

3. ChatGPTが生成した内容を確認し、必要に応じて修正や追加指示を出す

4. 生成された報告書の内容を精査し、人間が微調整を加える

まず、ChatGPTにアクセスし、報告書の目的や内容を明確に伝えることから始まります。今回は、以下の3つをサンプルとして使って調査した結果を報告書にまとめたいと思います。

出典：
①厚生労働省｜人口動態統計月報（概数）：
②農林水産省｜お米の1人当たりの消費量：
③日本経済新聞｜23年産米の需要、最低の680万トン　農水省見通し
：

次に、報告書に必要な情報やデータを用意し、プロンプトに入れて生成させます。

【検証したデータ】
・1人当たりのお米の消費量は、年間で50.9kgとする
・50.9kgの米は約636杯の茶碗とする（1杯80g）
・日本の2023年の平均人口
				男女計：121,437,200人
				男：59,018,670人
				女：62,418,420人
・15%はお米を食べないと仮定する
				総計の85%：103,221,620 人
				男性の85%：50,165,869.5 人
				女性の85%：53,055,657 人
・85%の人数がそれぞれ50.9kgのお米を消費すると、消費される茶碗数は以下の通り
				総計の茶碗数：約65億6,489万5,032杯
				男性の茶碗数：約31億9,054万9,302杯
				女性の茶碗数：約33億7,433万9,785杯
・85%の人数がそれぞれ50.9kgのお米を消費するときに必要なお米の総量
				総計：約525万3980トン
				男性：約255万3442トン
				女性：約270万0533トン

【公的な期間の予測データ】
・農林水産省では、22年産米の需要量を691万～697万トンと推計。2023年産の主食用米の需要量（23年7月～24年6月）が680万トンになる推計。

【結果】
我々の推定値（約525万トン）は、農林水産省の推計値（680万トン）より約155万トン少ない。
この差異は以下の要因によって説明できる可能性がある：

			実際の1人当たりの消費量が推定値より多い
			米を消費する人口の割合が85%より高い
			産業用途（飲食店、加工食品など）での使用量が考慮されていない
			輸出量が考慮されていない

指示：以下のフォーマットに従って、報告書を作成してください。タイトルは自由に、報告者の名前は田中、日付は2024年XX月XX日としてください。

基本仮定
人口データ
米消費人口の推定
年間消費茶碗数の推定
年間米消費量の推定
実際の需要量との比較
考察
結論

その後、ChatGPTが生成した内容を確認し、必要に応じて修正や追加の指示を出します。例えば、「考察の部分をもう少し詳しく説明してください」と伝えます。

「グラフを追加してください」といった具体的な要望を伝えてみると、以下の結果です。

※ChatGPTのグラフは、日本語のフォントファイル（TTF）などをアップロードして使うように指示すると文字化けを低減できます。

最後に、生成された報告書の内容を精査し、必要に応じて人間が微調整を加えて完成です。

Difyを活用した報告書作成の流れ

Difyで報告書を作成するワークフローは、基本的に以下の3つに分けられます。

• 自社データを入れる

• テーマとテンプレートを指定する

• 与えられた情報に基づいて報告書をまとめる

より詳しくすると、Difyを活用した報告書作成の流れは以下のとおりです。

1. 自社のデータを入力し、報告書のテーマを指定します。
例えば、営業報告書を作成する場合、過去3年分の営業データ、顧客情報、商品カタログなどを入力し、「新規顧客開拓」といったテーマを設定します。

2. 次に、指定したLLM（大規模言語モデル）に報告書の章立てを箇条書き形式で生成させます。
報告書の全体的な構造が分かりやすくなります。

3. 生成された各章の内容を1章ずつAIに作成させます。
この際、プロンプトで文字数を指定することで、各章の詳細さを調整できます。

4. 処理をすべての章に対して繰り返すことで、報告書の本文が完成します。

5. 最後に、生成された文章をマークダウン形式に変換します。見やすく構造化された報告書が出力されます。

報告書を自動作成する生成AIを導入する際の注意点

報告書を自動作成する生成AIを導入する際の注意点は、以下のとおりです。

• 生成AIには得意・不得意がある

• 情報漏えいのリスクがある

• 継続的な改善が必要となる

生成AIには得意・不得意がある

生成AIは大量のデータ分析や定型的な作業を得意とする一方、複雑な判断や創造的な作業は苦手としています。

報告書作成においては、データの集計や図表の作成、定型文の生成などはAIに任せ、重要な分析や提案部分は人間が担当するなど、AIと人間の役割分担を適切に行ってください。

情報漏えいのリスクがある

AIツールに機密情報を入力する際には、情報漏えいのリスクを考える必要があります。セキュリティ対策が施されたツールを選ぶ、機密情報を含むデータは使用しないなど、適切な対策を講じましょう。

継続的な改善が必要となる

AIの出力結果を過信せず、必ず人間の目で確認することが大切です。また、AIが生成した報告書の品質を継続的にチェックし、問題点があれば改善していくPDCAサイクルを回しましょう。

生成AIを活用した報告書作成の今後は？

生成AIを活用した報告書作成の未来は、単なる作業の自動化にとどまらず、AIと人間が協調しながら「より質の高い意思決定と業務改善を実現する時代」が到来すると考えられます。

現在でも文章生成や要約、データ分析などの機能を持つAIツールが登場していますが、

• マルチモーダルAIの活用

• 自然言語処理の進化

• カスタマイズ性の向上

• リアルタイム分析と予測

などがさらに洗練され、人間の創造性を補完するパートナーとしての役割を果たすようになるでしょう。

まとめ

生成AIを活用した報告書の自動作成は、作成時間の短縮、コスト削減、人為的ミスの削減、品質のボトムアップなど、多岐にわたるメリットがあります。実践にあたっては、報告書作成プロセスのマッピング、データの準備・整理、適切なAIツールの選択が重要です。

弊社は文書作成業務に特化した生成AIソリューションを提供しております。

• AIを活用して文書作成の効率を上げたい

• 業務生産性を改善したい

当てはまる方がいらっしゃいましたら、“検討段階“でもお気軽にご相談ください。

よくある質問（FAQ）

報告書を自動作成する生成AIツールの選定基準は？

生成AIツールを選ぶ際の基準は、対応データ形式、レポートテンプレート、費用対効果の3つです。自社のニーズと既存のシステムとの親和性、そして投資に見合う価値があるかどうかを総合的に判断してください。

報告書作成のポイントは？

報告書作成のポイントは、読み手の立場になって作ることです。

求める情報は何か、どのような順序で情報を提示すれば理解しやすいか、専門用語の説明は必要かなど、常に読み手の視点に立って考えてください。AIを活用する場合でも、この原則は変わりません。

エクセルでレポートを作成するには？

エクセルでレポートを作成する方法は、ボード管理からレポートを選び、新規作成するだけです。

レポートの内容を作成する方法は従来通りの手書き入力を行うか、生成AIを活用するかの2つです。最近では、有料オプションとしてMicrosoft 365 Copilotも使えるようになりました。

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最後までお読みいただき、ありがとうございます。

NOVEL株式会社では、生成AIを活用して企業の業務改善や新規プロダクト開発を支援しています。

私たちは「現場に眠るデータをつなぎ人とAIが協働する社会を創る」というビジョンのもと、非IT業界が抱える複雑な課題に日々向き合っています。

もしあなたが、

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