ChatGPTを使った業務効率化の方法・手順と事例を紹介！

• リサーチにかかる時間や労力が多い

• 文章作成の草案に悩むことがある

• ChatBotを簡単に作成したい

ChatGPT（チャットGPT/チャットジーピーティー）は、リサーチや文章作成の草案、ChatBotの作成、SNSの管理、業務メールの管理、コピーライティング、コンテンツの作成など、業務においてChatGPTの活用は多岐に渡ります。

本記事では、ChatGPTを業務利用する方法と、それによって生まれる利点を紹介します。また、日本国内でChatGPTを導入し、業務に活用している企業・官公庁・組織の事例も併せてご覧ください。

ChatGPTの業務利用で考えられる活用アイデア

ChatGPTの業務利用で考えられる活用アイデアは、下記が挙げられます。

• リサーチ

• 文章作成の草案

• ChatBot（チャットボット）

• SNSの管理

• 業務メールの管理

• コピーライティング

• コンテンツの作成

リサーチ

ChatGPTは、業務におけるリサーチ活動に非常に有用であると言えます。ChatGPTが提供するデータベースとAIの高度な分析機能が十分にあるためです。

具体例として、市場調査や競合分析の際に、専門的なデータや情報を素早く整理し、分析できる点がなどです。これにより、より精緻で効率的なリサーチが可能となります。リサーチの速度と精度の向上が、ChatGPTを活用する最大の利点となり得るでしょう。

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文章作成の草案

文章作成の草案段階では、ChatGPTが創造的なアイデアを形にするツールになります。たとえば、コンセプトのブレインストーミングや初期の文章構造をAIに委ねることで、時間を節約しながらもクリエイティブな発想を形にできます。

クリエイティビティの促進と時間の効率化が、ChatGPTを文章作成の草案段階で利用するメリットであると言えるでしょう。

ChatBot（チャットボット）

ChatGPTは、カスタマーサポートなどでのチャットボットの構築にも活用できます。ChatGPTの自然言語理解能力が顧客とのコミュニケーションを自然に行えるためです。

具体例として、FAQの自動応答や初期問い合わせの自動対応が挙げられます。顧客満足度の向上と人手の削減が、ChatGPTをチャットボットとして利用する利点となります。

SNSの管理

SNSの管理においても、ChatGPTは有効なツールであると言えるでしょう。ChatGPTが生成するコンテンツと分析機能によって、ターゲット層への効果的なアプローチが可能だからです。

フォロワーの嗜好に合わせた投稿の自動生成や、トレンドの分析などが可能となり、効果的なコミュニケーションと戦略的なマーケティングが実現できるでしょう。

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業務メールの管理

業務メールの管理にChatGPTを使用すると、迅速かつ適切な対応が可能となります。ChatGPTが自動で分類やフィルタリングを行い、必要な情報を抽出してくれるからです。

問い合わせメールへの自動応答や重要なメールのハイライト機能など、効率的なメール管理とレスポンスの向上が可能になります。

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コピーライティング

ChatGPTはコピーライティングのプロセスにおいても大いに役立ちます。ChatGPTが提供する洞察と創造力によって、印象的なコピーが素早く作成できます。

商品説明や広告文の草案作成など、クオリティの向上と時間の節約が期待できるでしょう。

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コンテンツの作成

最後に、コンテンツの作成において、ChatGPTは企画から制作までの一連の流れを支援します。その理由は、AIがコンテンツのテーマ性や一貫性を維持しながら、多岐にわたるフォーマットで出力できるからです。

ブログ記事の生成や、ビデオコンテンツの台本作成など多様なコンテンツの迅速な生成が、ChatGPTをコンテンツ作成において活用するメリットとなるでしょう。

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ChatGPTを業務に利用した10つの事例

以下は、日本国内でChatGPTを導入し、業務に活用している企業、官公庁、組織の事例です。

• 農林水産省

• 文部科学省

• 東京都

• 神奈川県横須賀市

• 長野県飯島町

• 三重県松阪市

• 静岡県島田市

• 埼玉県戸田市

• 宮崎県都城市

農林水産省

農林水産省は、2023年4月から一部の業務でChatGPTの利用を始めました。これにより、補助金申請マニュアルなどを改訂や修正する際に活用でき、作業の負担を軽減できると期待しています。

農業や漁業の事業者が、補助金の申請に使うマニュアルの改訂・修正作業を、AI「ChatGPT」を活用し、作業の負担軽減を図り、利用者により分かりやすいマニュアルを提供する予定です。

参考：数千ページのマニュアル改訂「ChatGPT」活用へ 農林水産省 | NHK | AI（人工知能）

文部科学省

文部科学省は、文部科学大臣の記者会見録（令和5年4月7日）で、「ChatGPTを教育現場でどのように扱うべきか？」に関するガイドラインを早急に作成するため、2023年5月中旬の審議会で方針を議論する予定です。

ChatGPTなどの生成AIを学校現場で使う際に参考となる資料を収集し、そのメリットとデメリットを留意する重要性に注目しています。また、生成AIを使いこなす方法や回答を批判的に吟味する視点なども重要であると考えているようです。

参考：永岡桂子文部科学大臣記者会見録（令和5年4月7日）：文部科学省 (mext.go.jp)

東京都

東京都は2023年4月に、「ChatGPTの導入を検討する」と発表しました。

東京都知事の小池百合子氏は、2023年4月21日の定例会見で、都の業務でChatGPT（自然言語処理技術）を利用するためのプロジェクトチームを立ち上げる予定のようです。ChatGPTの回答についても改善の余地があると指摘している点には注目しておくべきでしょう。

参考：東京都もChatGPT導入検討へ　PT設けルール作り [ChatGPT]：朝日新聞デジタル (asahi.com)

神奈川県横須賀市

横須賀市は2023年4月に、ChatGPTを業務で試験的に導入することを発表しました。

2023年4月18日、神奈川県横須賀市では、OpenAI社が開発したChatGPTを（株）トラストバンクが提供する自治体専用ビジネスチャットツール「LoGoチャット」に連携させる全庁的な活用実証を開始。

この実証により、文章作成、文章の要約、誤字脱字のチェック、アイデア創出などができるようになり、業務の効率化と新しいユースケースの創出を期待しているようです。

参考：自治体初！横須賀市役所でChatGPTの全庁的な活用実証を開始(2023年4月18日)｜横須賀市 (city.yokosuka.kanagawa.jp)

長野県飯島町

飯島町は、長野県内で初めて、話題の対話型AI「チャットGPT」を業務に導入しました。

チャットGPTを使ってアイデアや統計処理、文書作成などを行いますが、個人情報の流出や誤った情報を広める恐れなどの懸念もあるため、個人情報の入力を禁止し、正確性を確認するなどの注意を払っています。

参考：【ChatGPT】「業務の効率化を」飯島町が県内初導入　思考力への影響や個人情報流出など懸念も | 長野県内のニュース | NBS 長野放送 (nbs-tv.co.jp)

三重県松阪市

三重県松阪市も「導入を検討している」自治体の一つです。

三重県松阪市は、対話型AI「ChatGPT（チャットGPT）」の行政利活用に向けて、リスク、費用、効果などの検証を始める段階に入ったことを明らかにしました。

神奈川県横須賀市が先駆けとなり、市役所の業務で試験的に導入していることを参考にしながら、松阪市でも導入方法を検討していく意向です。

参考：三重・松阪市がチャットＧＰＴの利用検討　文章の作成や要約 | 夕刊三重電子版 YoMotto

静岡県島田市

静岡県島田市は2023年4月28日、対話型人工知能（AI）「チャットGPT」を業務に試験的に導入しました。3人の職員があいさつ文の要約や修正、専門用語の説明などに活用しています。

安全面や効果の確認ができれば、2023年度中に各課に拡大する予定としています。

参考：島田市、業務にチャットＧＰＴ利用　県内で初、今月から試験導入：中日新聞しずおかWeb (chunichi.co.jp)

埼玉県戸田市

埼玉県戸田市は、ChatGPTを自治体業務に活用するために、ガイドライン作成の段階に進んでいます。

自治体の業務改革を促進するため、自然言語型の人工知能チャットボットChatGPTを活用し、自治体の業務において自動化・効率化を検証しています。

また、リスク・危険性を把握しながら安全に利用する方法を研究し、研究の成果物として「自治体業務におけるChatGPTの活用ガイド」を公表することを目的とした調査研究事業を実施しているようです。

参考：ChatGPTに関する調査研究事業の実施について｜埼玉県戸田市のプレスリリース (prtimes.jp)

宮崎県都城市

宮崎県都城市では、ChatGPTを自治体環境で活用できるプラットフォームを共同開発する都城市DXチャレンジプロジェクトを実施しています。プロジェクトでは、個人情報を扱わないことを前提に行政分野におけるChatGPTの活用の可能性を調査研究しています。

参考：都城市でChatGPTに係る行政利用調査研究事業を開始！｜宮崎県都城市のプレスリリース (prtimes.jp)

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ChatGPTの業務利用が禁止される昨今の流れ

ChatGPTは、OpenAIが開発した自然言語生成の技術には様々な問題やリスクも存在します。たとえば、個人情報や機密情報の漏洩、不正な利用や悪用、偽情報や誤情報の拡散などです。

このような問題に対処するために、世界中の多くの企業や組織が、ChatGPTやその他の生成型AIアプリケーションの業務利用を禁止する方針を打ち出しています。

BlackBerryによると、世界で75％の組織がChatGPTや生成型AIアプリケーションの業務利用を禁止すると回答しています。その理由としては、データセキュリティやコンプライアンスの観点から、外部サービスに依存することを避けたいというものが多く挙げられています。

また、Business Insider Japanによると、日本でもドコモがChatGPTの業務利用を禁止しており、他の企業も奨励していないことが多いと報じられています。他にも、Business Insiderによると、AmazonやAppleなどの大手テクノロジー企業もChatGPTや生成型AIアプリケーションの使用に制限を設けていることも挙げられるでしょう。

これらの企業は、自社のデータや知財を保護するために、外部サービスへのアクセスを制限していると考えられます。また、偽情報や誤情報の拡散を防ぐためにも、生成型AIアプリケーションの使用を控えている可能性があります。

ChatGPTや生成型AIアプリケーションは、便利で革新的な技術である一方で、様々な問題やリスクをはらんでいます。そのため、業務利用を禁止するかどうかは、各組織や企業の判断に委ねられているというのが実情です。

しかし、完全に禁止することは、技術の発展やイノベーションの阻害につながる可能性もあります。そのため、適切なガイドラインやルールを設けて、安全かつ効果的に利用する方法を模索することが必要だと言えるでしょう。

参考：

• 75% of Organizations Worldwide Set to Ban ChatGPT and Generative AI Apps on Work Devices (blackberry.com)

• ChatGPTを日本企業はどう使う？｢禁止｣ドコモ、｢模索｣楽天、｢自社開発｣LINE…14社調査 | Business Insider Japan

• JPMorgan restricts employee use of ChatGPT | CNN Business

• 14 Companies That Issued Bans or Restrictions on ChatGPT (businessinsider.com)

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ChatGPTの企業利用はリスクも懸念

ChatGPTを企業で利用する場合には、リスクも考慮しなければなりません。

まず、ChatGPTは、本当はないことを捏造して回答することがあります。たとえば、ユーザーがChatGPTに「どこに住んでいますか？」と聞いたときに、「私は東京の渋谷に住んでいます」と答えることがあります。しかし、実際には、ChatGPTはどこにも住んでいませんし、渋谷という場所も知りません。

あくまでも一例ですが、ChatGPTは、自分の知識や情報に基づいて回答するのではなく、ユーザーの興味や感情に訴えるような回答を生成することがあります。企業がChatGPTを顧客対応や商品紹介などに利用する場合には、誤解や不信感を招く可能性があります。

また、デジタル庁は2023年5月8日に、ChatGPTなどの生成AIを業務で利用する場合において、要機密情報を扱う場合は原則として了承しないという取り決めを、第8回デジタル社会推進会議幹事会で行いました。これは政府のセキュリティ要件を満たすための対応として位置づけられています。

参考：第8回デジタル社会推進会議幹事会・書面開催｜デジタル庁 (digital.go.jp)

さらには、ChatGPTは、インターネット上にあるテキストや画像などを無断で引用したり、改変したりすることもあります。他方から見てどのようなリスクが考えられるのかをしっかりと検討し、業務利用に取り入れる必要があるでしょう。

情報漏洩に備えたセキュリティが課題

そして、情報漏洩に備えたセキュリティが課題であることも一つの問題です。確かに、APIの利用によってオプトアウトされた情報であれば、学習に使われることはなく、情報が「ChatGPTを通じて」漏洩することはありません。

ただ、ChatGPTが使わないというだけのことであり、企業の内部情報や個人情報などを外部の不正アクセス等から保護するものではないということです。企業がChatGPTをビジネス分析やレポート作成などに利用する場合には、その構築したシステムにおいて、情報セキュリティの観点から問題がないかを精査しましょう。

ChatGPTは、人間と自然な会話をできるAIですが、それゆえに信頼性や正確性や安全性がまだまだ低いことも事実です。さらには、多くの企業が使うという前提で考えるならば、不正にアクセスしようと試みるケースも少なからず発生しかねないでしょう。

そのため、企業がChatGPTを利用する場合には、その特性や限界を十分に理解し、適切な管理や監視を行う必要があります。

ChatGPTを社内で利用するならガイドラインの策定が必須

ChatGPTの柔軟性と高度さゆえに、社内で利用する際には注意が必要です。ChatGPTは、入力されたキーワードや文章に基づいて、最も適切と思われるテキストを生成しますが、その内容が必ずしも正確や適切とは限りません。

また、ChatGPTは、著作権や倫理などの観点から問題のあるテキストを生成する可能性もあります。そのため、社内でChatGPTを利用する場合には、以下のようなガイドラインの策定が必須です。

• 必ず人間が確認し、修正や削除を行うこと。

• 社内でのみ使用し、外部に公開しないこと。

• 著作権や倫理などの規範に従っていることを確認すること。

• 事実に基づいていることを検証すること。

• 入力されたキーワードや文章の出典や信頼性を明記すること。

このガイドラインはあくまでも例です。ChatGPTの利用においては、ガイドラインを策定したのちに社員へ徹底し、しかるべき手順を踏んでから許可を与えるといったプロセスを設けておきましょう。

社内で使えるAIで業務効率化

ChatGPTを社内で利用することで、業務効率化のメリットが得られます。たとえば、以下のようなシーンでChatGPTを活用できます。

• レポートやプレゼン資料の作成

• メールやチャットへの返信

• サービスや商品の説明文の作成

• クリエイティブなコンテンツの作成

ChatGPTで使われているGPTモデルを使った自社AIであれば、情報流出や著作権の問題などのリスクを「適切なセキュリティ対策を施すことで」回避できます。また、自社AIならではのカスタマイズも可能です。たとえば、社内の専門用語や文化に合わせてChatGPTを学習させるなどです。

GPT Unitは、GenerativeAIのシステム開発やコンサルティングなど、GPTに関する幅広いサービスを提供しています。GPT-4等の技術背景や活用事例をご説明いたします。また、貴社のワークフローにGPTを導入できる可能性を検討し、精度の高いプロンプトの構築やモデルのチューニングなど、GPT導入に必要なサポートをいたします。

さらに、AI画像生成や文章データの埋め込み、LangChainによるワークフロー導入支援など、GPT＋αの複数ツールを組み合わせたワークフローの構築も可能です。ご興味を持たれましたら、フォームよりお気軽にお問い合わせください。

ChatGPTを業務利用する際の注意点は？

ChatGPTを業務利用する際には、以下のような注意点があります。

• 個人情報や機密情報の入力は避ける

• 倫理的な観点から確認する

• 品質管理の管理は徹底する

• 過度に依存しない

• 著作権や個人情報保護などの法律に注意する

個人情報や機密情報の入力は避ける

ChatGPTは、入力されたデータを学習して回答を生成する仕組みになっています。そのため、個人情報や機密情報を入力すると漏洩する可能性があります。

また、ChatGPTはオープンソースであり、誰でも利用できることから、入力されたデータが第三者に見られるリスクもあります。したがって、個人情報や機密情報の入力は避けるべきです。

基本的に、データ保護の方針の徹底が求められます。従業員への教育強化や、適切なセキュリティプロトコルの実装などが挙げられるでしょう。

倫理的な観点から確認する

ChatGPTは、人間の言葉や知識を模倣して回答を生成しますが、必ずしも正しいとは限りません。ChatGPTが生成した回答には、誤った情報や差別や偏見を助長する表現が含まれる場合があります。

また、既存のテキストを参考にして回答を生成するため、著作権を侵害している場合もあります。さらに、ChatGPTはスパムや不正な目的で利用される可能性もあるでしょう。業務に利用する際には、倫理的な観点から生成された回答を確認する必要があります。

この場合は、利用ガイドラインの設定や、定期的な監査などが効果的でしょう。

品質管理の管理は徹底する

ChatGPTの品質は、入力されたデータやプロンプトの質に依存します。入力されたデータやプロンプトが不適切だと、生成された回答も不適切になります。

ChatGPTを業務利用する際には、品質管理の管理を徹底する必要があります。そのため、人間による最終チェックの導入や、出力の基準を明確に設定するなどが考えられるでしょう。

過度に依存しない

ChatGPTは人間の言葉や知識を模倣して回答を生成しますが、それは人間の代わりになるものではありません。ChatGPTは人間の判断力や創造性を補完するツールであって、置き換えるものではなく、過度に依存することは危険です。

一部業務のみをAIに依存させ、人間の判断が必要な部分は人間が担当するようにすると良いでしょう。

著作権や個人情報保護などの法律に注意する

ChatGPTを業務利用する際には、著作権や個人情報保護などの法律に注意する必要があります。

回答には、著作権や個人情報保護などの法律に違反している場合があります。また、ChatGPTを利用すること自体が法律や規制に準拠しているかどうかも確認する必要があります。

したがって、ChatGPTを業務利用する際には、法律や規制に注意することが必要です。法的コンプライアンスの徹底が不可欠なため、法務部門と連携し、利用に際しての法的チェックを行うなどが挙げられます。

ChatGPTの業務利用で知っておくべきライセンス

ChatGPTを業務で利用する場合は、ライセンスに関する注意点があります。

まず、ChatGPTのモデル自体の著作権やライセンスは、OpenAIに帰属します。つまり、ChatGPTのモデルを改変したり、再配布したりすることはできません。

また、ChatGPTのモデルを使って作られた文章やコンテンツには、著作権やライセンスがあります。これらの権利は、作成した人や組織に帰属します。しかし、それらの文章やコンテンツがOpenAIの目的や価値観に反する場合は、OpenAIはその利用を禁止する権利を有することも知っておきましょう。

さらに、ChatGPTをベースにした商用利用が可能な場合もありますが、その場合はOpenAIのライセンスポリシーに従う必要があります。ChatGPTを業務で利用する場合は、ライセンスに関する情報をしっかりと集めておくとよいでしょう。

ChatGPTの業務利用に関するQ&A

ChatGPTの業務利用に関するQ&Aは、下記のとおりです。

• ほかの企業はChatGPTを何に使ってる？

• ChatGPTを使いこなすには？

• ChatGPTを活用できる業務は？

ほかの企業はChatGPTを何に使ってる？

多くの企業がChatGPTを様々な目的で使用しています。いくつかの例を挙げると、次のようなものがあります。

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ChatGPTを使いこなすには？

ChatGPTを使いこなすには、与えられたプロンプト（指示やガイド）に対する返答を生成するための自然言語処理技術を習得する必要があります。

プロンプトの質を理解し、より良い回答を生成するために、関連する文献を読んだり、トレーニングデータを使用してモデルをトレーニングしたりするのも有効な方法です。

ChatGPTの概念を理解するだけでなく、自然言語処理技術の基礎的な知識や、プログラミングのスキルが必要となるでしょう。

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ChatGPTを活用できる業務は？

ChatGPTは、個人的な場面でも職業的な場面でも幅広いタスクに使用できます。

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まとめ

ChatGPTは、人間と自然に会話できるAIですが、利用する際にはリスクがあることも事実です。企業がChatGPTを利用する場合には、その特性や限界を十分に理解し、適切な管理や監視を行う必要があります。

また、ChatGPTを業務利用する際には、注意点に注意し、適切なガイドラインを策定することが必要です。

一方で、ChatGPTを社内で利用することで、業務効率化のメリットが得られます。レポートやプレゼン資料の作成、メールやチャットの返信、サービスや商品の説明文の作成、クリエイティブなコンテンツの作成など、様々なシーンでChatGPTを活用できます。