Excelでの管理をやめたいという相談の中身は、人によって違います。
- 最新版のファイルが分からない
- 毎月の集計に何日もかかる
- マクロを作った人が異動して誰も直せない など
打ち手は業務の削減からシステムへの移行まで幅があり、解決できる範囲は打ち手ごとに違います。
この記事では、エクセル管理をやめたいときに、自社の困りごとに合う打ち手を選ぶ判断基準を説明します。
記事の要点（図解1分）
相談は同じでも、どこまで解決できるかは打ち手ごとに違います。
AIで要約・質問をする
※ 開いたAIの入力欄に文が入っていない場合は、下のプロンプトをコピーして貼り付けてください
記事 https://n-v-l.co/blog/quit-excel-management を読み、次の形で答えて。私について知っている情報があれば前提にする。 1.結論1文 2.記事の具体例3つ（企業名・サービス名・数字入り） 3.読む価値がある見出し2つ＋理由 4.私の会社に効くか（私を知っていれば当てはめ、不明なら判定質問3つ） 5.末尾に「答えてもらえれば、記事とサイト（https://n-v-l.co/）をもとに打ち手と記事にない部分を分けて答えます」 1500字以内。記事にないことは書かない。
ご利用中のAIで記事の要約を作成。その後、記事とサイトの内容をもとに、あなたのご質問に回答します。
エクセル管理をやめたいときの5つの打ち手
Excelでの管理をやめたいときの打ち手は、次の表の5つです。選ぶ前に、何のために集計しているかを確かめてください。
| 打ち手 | 向いている状態 |
|---|---|
| 業務の削減 | 誰も見ていない表、他のシステムで同じ数字が取れる表 |
| 運用の手直しとExcelの継続 | 正本が1つ、更新する人が決まっている、作った人以外も数式を直せる |
| 置き場所だけの移行 | Excelで続けたいが、最新版の確認と同時編集で困っている |
| システムへの移行 | 同時更新、変更の記録、社外に出る間違い、他システムとの毎日の連携、権限の区別 |
| 既製のクラウドツールへの移行 | 表の置き換えで終わらせず、業務ごとまとめてクラウドツールへ移せる |
Excelでの管理をやめたいとき、打ち手は何がありますか。
岡田Excelのまま続ける、データの置き場所ごとシステムへ移す、のほかに、次の打ち手もあります。
- 業務自体を減らす
- 置き場所だけスプレッドシートなどへ移す
手法によって、どこまで解決できるかはバラバラです。
打ち手を選ぶ前に確かめる2つのこと
Excelをやめるか続けるかを決める前に、確かめておくことはありますか。
岡田集計の使い道です。その数字を、誰が何の判断に使うのかを確かめます。もう1つは、誰が決めて、誰が守るかです。決める人と、移した後に仕組みを維持する人。この2人を先に決めておきます。
移す時期は、最初に決めなくても構いません。テストの期間もあり、いつ完成するかは分からないので、仕組みができてから移行のスケジュールを決めればよいと思います。
「集計が重い」の裏にある4つの困りごと
岡田本人が言う困りごとをそのまま信じると、打ち手を間違えることがあります。「集計が重い」と言っていても、実際は次のどれかの場合があります。
- 入力がバラバラ：日付が「10/8」「10月8日」と人によって違い、集計の前に毎回そろえ直している
- 置き場所の問題：「売上管理_最新版_田中修正.xlsx」のようなコピーが共有フォルダやメールに散らばり、どれを集計するか探している
- 集計自体が不要：毎月作っている集計表を、会議で誰も見ていない
- 入力するファイルが大量：支店や担当者ごとに届く数十個のファイルを開いて、コピー＆ペーストで1枚にまとめている
エクセル管理をやめたいとき、移す前に減らせる4つの表
誰も見ていない表なら、移す前に管理そのものをやめられます。
Excelの管理を、仕組みに置き換えずに減らせるのはどんなときですか。
岡田業務自体を減らせるのは、次の4つのときです。
- 誰も見ていない表
- 基幹システムなど、他で同じ数字が取れる表
- 入力項目が細かすぎて、一部しか使っていない表
- 管理を始めた目的がもう無い表
エクセル管理をやめたい場合も、続けてよい3つの条件
Excelでの管理を続けてよいかは、正本のファイル・更新する人・数式を直せる人の3点で決まります。
岡田次の3つがそろうなら、続けてよいと考えています。
- 正本のファイルが1つ
- 更新する人が決まっている
- 作った人以外も数式を直せる
Excelで続けられるのは、量が少ない簡単な業務までです。量がとても多いなら、3つがそろっていてもデータベースへ移した方がよいと思います。
続けるなら先に直す4つの運用
- 置き場所の一本化：正本だけを置き、コピーを作らない
- 入力欄の固定：入力規則やプルダウンで形をそろえる
- 入力シートと計算シートの分離：入力と計算を別のシートに分ける
- 作りの記録：数式や列の意味をメモに残す
続ける場合、先に直しておく運用はありますか。
岡田先にやるのは、次の4つです。
- 置き場所の一本化：正本だけを置き、コピーを作らない
- 入力欄の固定：入力規則やプルダウンで形をそろえる
- 入力シートと計算シートの分離
- 作りの記録：数式や列の意味をメモに残す
置き場所だけの移行
置き場所をスプレッドシートやkintoneへ移すのも、Excelでの管理を続ける打ち手の範囲です。スプレッドシートへ移して解決するのは、最新版が分からない、同時に編集できないといった同期の問題に限られます。
岡田スプレッドシートやkintoneは、続ける場合の置き場所として使うと良いと思います。スプレッドシートにすれば解決できることもありますが、それは同期のような問題だけです。
マクロの更新が止まったときの決め方
まずマクロを直して業務を止めず、直した時点でシステム化を計画します。
マクロやVBAを作った人が異動・退職して更新が止まったら、どうしますか。
岡田一旦VBAを直します。VBAはよく壊れるので、最終的には集計の仕組みをシステム化しないといけません。システム化の計画は、直した時点で最初から立てておくものです。小さいマクロなら、直して使い続けてよい場合もあります。
VBAマクロの扱いは、Office側の仕様変更でも変わります。
Microsoftは、インターネットから取得したファイルに含まれるVBAマクロを、Officeの標準の動作でブロックするように変更しました。 参照：インターネットからのマクロは、Office で既定でブロックされます｜Microsoft Learn
エクセル管理をやめたいときにシステムへ移す5つの決め手
次の岡田の回答にある決め手のどれかに当たれば、データの置き場所ごとシステムへ移します。
公開されている解説記事には、データ行数5,000行超や同時編集者3人以上を、システム移行を検討する目安に挙げるものがあります。 参照：Excelでの管理、いつ卒業すべき？システム移行の判断基準5つ｜SalesDock ブログ
データの置き場所ごとシステムへ移すのは、どんなときですか。
岡田移すのは、次の5つのどれかに当たるときです。
- 同じ表を複数人が同時に更新する
- 誰がいつ変えたかの記録が要る
- 請求や出荷、顧客対応に響くなど、間違いが外に出る
- 基幹や会計など他のシステムと毎日データをやり取りする
- 人によって見られる範囲や変えられる範囲を分けたい
同時に複数人が更新していても、更新が1日数回までなら移さなくてよいと思います。
既製のクラウドツールへ移すのは、どんな状態のときですか。
岡田Excelだけをやめるのは難しいです。Excelは基本的にローカルで動いていて、他との連携があまりありません。移すなら、業務ごと全部クラウドツールへ移行する形になると思います。
相談から利用開始までの進め方は、以下の記事で説明しています。
まとめ｜自社の困りごとを打ち手に当てはめる
Excelでの管理をやめる前に、次の順で確かめてください。
- 集計した数字を誰が何の判断に使うか、誰が決めて移した後に誰が守るか
- 申告された困りごとの裏に、入力のばらつき・置き場所・不要な集計・大量の入力ファイルがないか
- 誰も見ていない表や、他のシステムで同じ数字が取れる表がないか
- 正本が1つ・更新者が決まっている・作った人以外も数式を直せる、の3つがそろうか
4の3条件がそろえば、運用を直してExcelを続けます。そろわなければ、同時更新・変更の記録・社外に出る間違い・他システムとの毎日の連携・権限の区別のどれに当たるかを確かめ、システムへの移行を検討してください。
エンジニア出身。大阪大学在学中から複数のプロダクトを立ち上げ、2019年にNOVEL株式会社を設立。上場企業を含む60件以上のAI導入・システム開発を支援し、見積もりと要件定義は自ら担当する。著書『2冊目に学ぶ ChatGPTプロンプト攻略術』（C&R研究所、2024年）。
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