予算管理システムを選ぶ基準は、予算の取りまとめ・修正・予実比較・原因調査のうち、どの作業に手間がかかっているかです。
作業ごとにExcelを残すか移すかの条件と、導入候補を自社の予算表で試す方法が分かります。この記事では、予算管理をシステム化する範囲の決め方を説明します。
記事の要点（図解1分）
集計が重い原因は入力のばらつきや置き場所の場合もあり、作業ごとに確かめます
AIで要約・質問をする
※ 開いたAIの入力欄に文が入っていない場合は、下のプロンプトをコピーして貼り付けてください
記事 https://n-v-l.co/blog/budget-management-system を読み、次の形で答えて。私について知っている情報があれば前提にする。 1.結論1文 2.記事の具体例3つ（企業名・サービス名・数字入り） 3.読む価値がある見出し2つ＋理由 4.私の会社に効くか（私を知っていれば当てはめ、不明なら判定質問3つ） 5.末尾に「答えてもらえれば、記事とサイト（https://n-v-l.co/）をもとに打ち手と記事にない部分を分けて答えます」 1500字以内。記事にないことは書かない。
ご利用中のAIで記事の要約を作成。その後、記事とサイトの内容をもとに、あなたのご質問に回答します。
予算管理システムを選ぶ前に4つの作業を確認する
予算管理の作業を次の4つに分けて、確認する対象を具体的にしてください。
どこに手間がかかっているかを把握したうえで、システム化する範囲を決めます。
| 作業 | 現在の予算表で確かめること |
|---|---|
| 部門の予算の取りまとめ | 入力書式のそろい具合と、提出・更新する人 |
| 差し戻し後の修正や試算 | 正しいファイルの見分け方と、変更した人や内容の追跡の可否 |
| 予算と実績の比較・分析 | 経営会議で必要な集計単位と項目の出力の可否 |
| 数字が合わない原因の調査 | 参照元の表と、予算と実績の対応の確認の可否 |
取りまとめに時間がかかるときは、入力のばらつきやファイルの置き場所まで確認します。経営会議で予算の集計を何の判断に使うのか、経営者にも聞いてください。
予算管理のどの作業に手間がかかっているか、どう確かめますか。
岡田「集計が重い」と聞いても、実際は入力がばらばらだったり、置き場所が問題だったりします。そもそも集計自体が要らない場合もあるので、何のために集計しているのかを聞きます。
岡田大手企業で経営企画をしている知人は、部署ごとのスプレッドシートが50〜100個つながり、経営企画に届くまでに数字がずれていました。月の約半分を、ずれの原因探しに使っていたと聞いています。
予算管理システムで取りまとめの手間を減らす
取りまとめの手間を減らす方法には、部門の入力をExcelに残して集計だけを自動化するか、入力ごとシステムへ移すかがあります。どちらにするかは、書式や更新方法で判断します。
差し戻しが続く場合も、集計の自動化で対応できる範囲を先に確かめましょう。
Excel入力を残せる4つの条件
部門がExcelで入力し、集計だけを自動化できるのは、どんな状態ですか。
岡田次の条件がそろっていれば、入力はExcelのまま残して集計だけを自動化する手があります。
- 書式がそろい、同じテンプレートの列が同じ意味になっている
- 部門での入力には困っていない
- 集計にかかる時間が大きい
- 入力する人や現場のやり方を変えられない
Excel入力を残せるかは、書式を固定できるかでも変わります。同じ行を複数人が編集するか、入力の量と頻度はどれくらいかも確認してください。
岡田列の並びや商品名の書き方が違うExcelを、そのまま取り込むのは基本的に難しい作業です。形式をそろえる処理と、同じ商品を同じものとして扱う名寄せが必要になります。
部門の入力はExcelのまま、届いたファイルを1つの集計にそろえる方法は、Hyperboardのページで紹介しています。
入力をシステムへ移す4つの条件
入力ごとシステムへ移したほうがよいのは、どんなときですか。
岡田データの置き場所ごとシステムへ移すのは、次のようなときです。
- 同じ表を複数人が同時に直す
- 誰がいつ変えたかの記録が要る
- 他のシステムと毎日データをやり取りする
- 人によって見られる範囲を分けたい
複数人が直していても、更新頻度が少なければExcelのままでよいと考えます。入力画面を用意しても部門が使わず、Excelで作ってから打ち直す状態では、集める手間が残ります。
予算管理システムで修正と試算を管理する
正本のファイルが1つに決まり、更新する人も決まっていれば、予算の修正はExcelで続けられます。試算用のコピーが増えている場合は、条件別の予算をシステム内で管理できるかを検討します。
Excelを続けられる3つの条件
予算を何度も作り直しても、Excelで続けてよいのはどんな会社ですか。
岡田次の条件を満たすなら、Excelのままでよいと考えます。
- 正本のファイルが1つに決まっている
- 更新する人が決まっている
- 作った人以外も数式を直せる
続ける場合の運用は、次の4つです。
- 正本を置く場所を1つにし、コピーを作らない運用
- 入力欄の形の固定
- 入力と計算のシートの分離
- 数式や列の意味の文書化
Microsoftは、Excelの「変更の表示」でセルの値や数式の変更を追跡できると説明しています。追跡には、編集者全員が共同編集に対応したExcelを使う必要があります。ピボットテーブルの操作や書式の変更などは表示対象外です。 参照：Excelで変更を表示してヘルプを取得する｜Microsoft
履歴が必要な会社は、現在使っているExcelで、残したい変更を追えるか試してください。
試算が増えたら、修正予算と承認の管理を確かめる
岡田売上が下がった場合などの試算を作るたびに、予算のファイルをコピーして増やしていく状態は、Excelから移すことを検討する理由になります。
たとえばOracleのPlanningでは、シナリオ・バージョン・部門などの組み合わせを単位として、計画データの確認や承認を管理します。予算の進行状況やレビュー担当者のコメントも確認できます。 参照：Planningでの承認の設定｜Oracle
候補製品で当初予算と修正予算を分けて管理できるか、自社の承認手順に対応しているかを試してください。Excelに似た画面かどうかに加え、予算の修正と承認を管理できるかを評価してください。
予算管理システムの分析を会議の資料で試す
分析機能は、経営会議で使う表を実際に作って確かめます。部門別の集計ができても、必要な得意先別・案件別の数字を出せなければ、会議の資料には使えません。
毎月見る項目が変わるかを確認する
決まった集計表で足りる会社と、足りない会社はどう違いますか。
岡田毎月見る表が少なく、項目が変わらない会社は、標準の集計表で足ります。表が2枚だけで足りた会社もあります。
会議のたびに見たい切り口が変わると、決まった集計表では追いつきません。分析ツールを毎月運用する人が社内にいない場合も、対応できなくなります。
岡田案件別の粗利を見たいのに、部門別の集計しかできない製品では合いません。自社のCSVやExcelを取り込んで試すのがよいと考えます。
標準機能や設定で必要な集計を再現できるかを確かめる方法は、以下の記事で説明しています。
データの追加と集計方法の変更を分ける
会議で資料の変更を頼まれたときは、今あるデータの見せ方を変えるのか、新しい元データや計算が要るのかを分けて伝えてください。
岡田いま取り込んでいない在庫や勤怠のデータを足す場合は、分析の仕組みを作り直す対象になります。売上の数え方そのものを変える場合も、作り直しの対象です。売上・広告・在庫など、データの出どころが多い会社も、既製ツールだけでは間に合わなくなることがあります。
社内に散らばった顧客データを1か所に集め、全社で見られる仕組みを作った事例は、以下で紹介しています。
たとえば、会議で得意先別の粗利を求められるなら、得意先ごとの売上と原価を使えるかを試します。資料の見た目だけを確認するデモでは、必要な集計ができるか判断できません。
分析の仕組みづくりを外に頼む場合の費用と進め方は、以下の記事で説明しています。
予算管理システムで比較する数字をそろえる
予算と実績を比べる前に、実績と比べる予算の版、予算を持つ単位、対応させる実績の数字を決めます。システム同士を接続する場合は、予算のファイルを読める権限と、取り込み後の管理担当も確認してください。
予算と実績をつなぐ前に3項目を決める
予算のデータを実績とつなぐ前に、何を決めておく必要がありますか。
岡田まず、経営会議でどの数字を見たいかを決めます。予算を扱うなら、比較する数字の対応を先に決めておきます。
- 実績と比べる予算の版（当初予算・修正予算・毎月の見込みのどれか）
- 予算を持つ単位（部門別・得意先別のどちらか）
- 予算と対応させる実績の数字
準備するのは、次の3つです。
- 予算の各ファイルの見本
- 商品・得意先・部門のマスタ
- 取り込みたい項目の一覧
岡田実績の列に予算の値が残り、利益を実態より高く出していたことがありました。
取り込み方法と共有権限を確かめる
岡田会計や販売のデータを、定期的に出せるか確かめます。CSVやAPIなどでデータを出せれば、連携を検討できます。手でCSVを出すしかない場合は、人の作業かRPAが必要です。
予算のファイルが共有されておらず、経理の仕組みから読み込めなかった例もあります。仕組みを決める人と、導入後に維持する人も先に決めておきましょう。
接続テストでは、導入後に使うアカウントで予算のファイルを読めるか確かめます。そのうえで、選んだ予算と実績が、意図した組み合わせで表示されるかを確認してください。
まとめ｜現在の予算表で必要な機能を確かめる
導入候補を試す前に、経営会議で求められる数字を確認し、現在の予算表と実績のCSVを用意してください。部門から提出された予算を修正し、会議用の表を作るまでを試します。試した結果から、Excelを残す作業と、システムに任せたい作業を具体的に説明できます。
予算と実績をつなぐ検討では、比較する予算の版と集計単位も決めておきましょう。弊社へのご相談は、お問い合わせからお寄せください。
エンジニア出身。大阪大学在学中から複数のプロダクトを立ち上げ、2019年にNOVEL株式会社を設立。上場企業を含む60件以上のAI導入・システム開発を支援し、見積もりと要件定義は自ら担当する。著書『2冊目に学ぶ ChatGPTプロンプト攻略術』（C&R研究所、2024年）。
社内のエンジニアや代表への取材と、お客様の導入支援の記録をもとに記事を作っています。NOVELは上場企業を含む60社以上のAI導入・システム開発を支援し、商談解析AI「DOKO」などの自社製品も開発しています。
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エンジニア出身。大阪大学在学中から複数のプロダクトを立ち上げ、2019年にNOVEL株式会社を設立。上場企業を含む60件以上のAI導入・システム開発を支援し、見積もりと要件定義は自ら担当する。著書『2冊目に学ぶ ChatGPTプロンプト攻略術』（C&R研究所、2024年）。
生成AI・AIエージェント・業務システム導入・開発伴走支援｜AI導入の支援実績 60社以上／上場企業から中堅企業まで｜2019年設立