エクセルのシステム化は何から始める？移行前に確認する3つのルール

岡田まず、どのデータを入れて、どんな表を出したいかを説明してもらいます。連携先のシステムも教えてください。細かい計算のルールは要件定義で一緒に決めるので、最初は今のExcelの画面を見せながら説明してもらえればよいです。

岡田集計した数字を誰が何の判断に使うかを決めてください。ルールを決める人と、移した後に仕組みを維持する人も必要です。

岡田マクロの例外は、分かる分だけ書き出してもらえばよいです。作った前任者がいなくても、作る側がVBAのコードを読んで解析します。コードから分かるシートとデータのつながりを、担当者が説明する業務の流れと照合する進め方です。

例外を探すときに確認する箇所は、次の5つです。

• 取引先名が直接入った式
• IFが多い数式
• 別ファイルやアドインのマクロ
• 非表示シートの参照先
• 数式が消えて値だけになった列

値だけになった列には、計算の過程が残っていません。

岡田表を見るときは、まず1行が何を表すかを確認します。注文1件なのか、1日の合計なのかを、シートごとに書き分けておいてください。1件を決める番号が非表示の列に入っていることもあります。

営業所ごとにシートを分ける表や、月ごとに右へ列を足す表は、その作りも説明してください。セルを結合した印刷用の表や、金額の横にメモが混ざった表は、そのままでは取り込めません。

岡田基幹システムから値を貼り付けた後に返品の行を消す、といった作業はファイルに跡が残りません。赤く塗った行を集計から外す作業も、どの行をなぜ外すかを担当者に説明してもらいます。

画面を見ながら操作を説明してもらう相手は、実際に業務をしている担当者です。誰が、いつ、どんな入力や転記をするかを聞きます。用意された業務フロー図も、実際の操作と合っているか確認が必要です。

岡田入力と集計が1枚に混ざった表は、入力の部分と集計の部分に分けてから移します。書式を固定できて、同じ行を複数人が触らないなら、入力はExcelに残せます。ファイルを集める所で分け、その後の集計をデータベースへ移す方法です。

入力自体には困っておらず、集計に時間がかかっている会社が候補です。現場の入力方法を変えにくい場合もあります。ただし、書式の固定に加え、入力の量と頻度も見て判断が必要です。

岡田データが多くてExcelが重い場合は、まずデータベースに入れます。一方、データ量が少なくても計算の例外が多いなら、その例外を決まった計算としてシステムに持たせる方が信頼できます。例外の計算をAIや人の手に任せ続けることは勧めません。

BIツールには、作ってみて初めて分かる制約もあります。欲しい表の形や明細の出し方が合わず、Webの画面へ切り替えた案件もありました。

岡田通販の会社の案件で、Excelとシステムの数字が20か月分合わなかったことがあります。Excelでは同じ枠の行を2行とも足し、システムでは1件にまとめていました。Excelが行ごとに整数へ丸めてから足していたことも、不一致の原因でした。

見落としていた業務ルールに気づくのは、作った後に過去2〜3か月分の集計結果を出し、Excelとの違いを確認するときです。

数字が合わない原因で多いのは、次の3つです。

• Excelとシステムの一方だけでの返品や値引きの差し引き
• 同じ行の二重の集計
• 端数の丸め方の違い

岡田前任者も今の担当者も理由を説明できない計算は、使う人が決める必要があります。該当する分は捨てずに印を付け、別に数えて見えるようにしてください。用途ごとに、集計に含めるか外すかを判断してもらいます。意味が分からない数字は、そのまま取り込まない方が安全です。

岡田あります。止まった原因には、次の3つがありました。

• 仕様書を作った後もExcel側の契約条件が変わり、追加要件が見積もり時の工数から外れた
• Webにするか社内の基盤にするか、移す先が決まらなかった
• Excelの整理が発注側の宿題になり、発注の時期が延びた

保育園を運営する会社から受けた相談では、その会社が自社で進めていた開発が、契約条件の変更で止まっていました。

岡田今のExcelと仕様書の違いを確かめ、仕様書を直します。決まらない計算は後回しにして、単純な計算だけで先に動かす方法です。データは直近3か月分で試してから、全件を移します。

誰も見ていない表や列、他のシステムで同じ数字が取れるものは、書き出す前に移す対象から外してよいです。

岡田最初から細かい機能を考えすぎると、不要な機能が盛り込まれることもあります。まず、今の業務のどこに困っていて、どう変えたいかを教えてください。