月次決算の早期化は、集計・会計処理・会議資料の作成のどこで遅れているかを確かめるところから始めます。集計を自動化しても、記帳や税理士の月次処理が終わらなければ、会計の数字は締まらないためです。
会計の締めが間に合わない分は、確定前の数字を速報値として経営会議に出せます。
この記事で扱うのは、店舗の数字を本部でまとめる会社が月次決算を早める進め方です。
記事の要点（図解1分）
集計・会計処理・会議資料のどこで止まるかを、日付を分けて記録します。
AIで要約・質問をする
※ 開いたAIの入力欄に文が入っていない場合は、下のプロンプトをコピーして貼り付けてください
記事 https://n-v-l.co/blog/monthly-closing-acceleration を読み、次の形で答えて。私について知っている情報があれば前提にする。 1.結論1文 2.記事の具体例3つ（企業名・サービス名・数字入り） 3.読む価値がある見出し2つ＋理由 4.私の会社に効くか（私を知っていれば当てはめ、不明なら判定質問3つ） 5.末尾に「答えてもらえれば、記事とサイト（https://n-v-l.co/）をもとに打ち手と記事にない部分を分けて答えます」 1500字以内。記事にないことは書かない。
ご利用中のAIで記事の要約を作成。その後、記事とサイトの内容をもとに、あなたのご質問に回答します。
月次決算の早期化を妨げる3つの遅れ
月次決算の遅れは、集計・会計処理・会議資料の作成のどこかで起きています。元データがそろった日、会計の数字が確定した日、会議資料ができた日を分けて記録すると、時間がかかっている工程が分かります。図の原因は一例です。どの工程で止まるかは、記帳の体制やシステムによって会社ごとに変わります。
売上も経費も翌朝には本部にそろうのに、締めが月の半ばまでかかる会社は、どこで止まっていますか。
岡田集計の後に残っているのは、会計の記帳や税理士の月次処理、承認・確認の待ちです。記帳を税理士に任せている会社では、税理士の月次処理が終わるまで会計ソフトの数字が締まりません。
数字がそろっても会議資料ができない会社では、何を比べたいかが決まっていないことがあります。比較できる形に整理されていない数字や、手作業の資料作成も確認する対象です。
集計自体が遅れている会社では、数字の出どころと、取り込み前に必要な手作業を確認します。
岡田店舗の数字を本部で集めるとき、遅れの原因は次の3点です。
- 数字の出どころの違い（売上はPOS、在庫は在庫システム、経費は店舗のExcel）
- システム間での、店舗や商品のコードの違い
- 売上と経費での、本部へ数字が届く時期の違い
出どころの違いは、データを連携する仕組みで対応できます。コードの違いでは、店舗や商品のマスタが整っていないことが根本の原因です。商品名の表記揺れも、締めが遅れる原因の1つです。
届く時期の違いも原因に数えますが、届いていない分を未確定として表示すれば扱えます。
月次決算の早期化の目標日を決める
目標日は、経営会議で数字を使う日から逆算して決めます。集計後の確認と資料作成に使う時間も、予定に含めてください。
逆算の前に、会議で必要な比較も確認しておきます。
中小機構のJ-Net21は、月次予算と実績を対比することで、目標の達成状況や原因を把握し、次の手立てを考えられると説明しています。早期化の仕組みとして、確定日の共有、勘定科目ごとの担当者の決定、仕訳データを分散入力できる情報システムの導入を挙げています。 参照：月次決算の考え方と導入方法について教えてください。｜J-Net21
何営業日で締めるかを決める際は、自社の記帳・確認が間に合うかも点検します。たとえば、経営会議を第8営業日に開くなら、資料の完成期限と、資料の完成前に置く数字の確認期限を決めます。第8営業日は、会議日から逆算するための仮の設定です。
岡田経理が紙の請求書を集め、手で仕訳している会社では、集計の仕組みを作っても締めは早まりません。先に会計処理の見直しが必要です。
速報の作成日と決算の確定日は分けて管理し、集計が終わっただけで締めも終わったと扱わないでください。
月次決算の早期化に向けて集計を設計する
集計の仕組みは、経営会議で見たい比較を決めてから設計します。集計に使う数字の出どころも、接続の前に決めておく項目です。
設計の前に決めることと確かめることは、次の2つです。
- 経営会議で見たいデータと、数字ごとに正とする出どころの決定
- 店舗数・システム・Excelの書式・閲覧できる人・保存先の確認
会議で見る数字から3段階で進める
POSと店舗のExcelがあり、会計ソフトと部門コードも違う会社では、どこから手を付けますか。
岡田最初に目的と元データを確認し、その後は開発を並行して進めることが多くあります。
- 経営会議で見たいデータの決定
- 手元にあるデータの種類と、作るマスタの決定
- データの取り込み・マスタ・画面の作成
最初に確認するのは、Excelの書式と集計での数え方です。数字ごとに、どの出どころを正とするかも決めます。
弊社で使う社内ツールでは、正とする出どころを次のように決めました。
- 売上は発行した請求書
- 振込で支払う経費は支払記録
- カードの経費は会計ソフトの明細
元データと閲覧権限など5項目を確かめる
作る前に、店舗から本部へ届くファイルの現物を確かめます。閲覧できる人とデータの保存先も、設計時に決める項目です。
岡田作る前に確かめる項目は次の5つです。
- 店舗数と集計の担当人数
- POS・会計・勤怠のシステムの種類と接続の可否
- 届くExcelの書式の種類と、年間の変更回数
- 原価や人件費を見てよい人の範囲
- データの保存先
原価や人件費を経営者と部長だけに見せる会社なら、見てよい人の範囲を先に決めます。データをお客さんのクラウド内に置き、社外へ出さない設計も、作る前に決めておきます。
Microsoftは、Power Queryで同じ列構成の複数ファイルを1つのテーブルにまとめる方法を案内しています。まとめたテーブルは、更新すると毎月の結果を確認できます。 参照：複数のファイルを含むフォルダーからデータをインポートする（Power Query）｜Microsoft Support
店舗の報告がExcelだけの場合は、同じ列構成にそろえられるかを確かめます。列名や集計単位が店舗ごとに異なるなら、結合する前に書式を確かめてください。
集計の仕組みを既製品で用意するか、開発するかの判断基準を説明した記事はこちらです。
月次決算の早期化でコードと修正を扱う
コードの違いは取り込むときに対応表で変換し、締めた後に届く修正データはいつの集計に反映するかを先に決めます。
扱い方は、次の2つに分かれます。
- 店舗や商品のコードの違い：対応表と名寄せの辞書による取り込み時の変換
- 締め後に届く修正データ：店舗と月の単位での入れ替え、または翌月分としての扱い
対応表でコードをそろえる
同じ店舗がPOSでは101、会計ソフトではS-01の場合、元のシステムのコードから直しますか。
岡田まず対応表を1枚作り、取り込むときに変換します。元のシステムでのコード統一は後で構いません。
商品名が生ビール中、生中のように違う場合は、名寄せの辞書を作って正式なコードに置き換えます。置き換える前の表記も保存する設計です。一度登録したものは次の取り込みから自動で変換します。店舗にも、書き方の統一を頼むことがあります。
空欄や重複のあるマスタのIDは、お客さんに修正を頼む項目です。
マスタの整理から始めた例はありますか。
岡田通販の会社で、受注や売上の集計をすべてExcelで行っていた例があります。マスタのデータ構造が決まっておらず、余分な行や列が多かったため、マスタの定義から一緒に整理しました。
締め後の差し替えルールを決める
締めた後に、店長が先月の経費のExcelを直して送ってきたら、どう扱いますか。
岡田仕組みとしては、店舗と月の単位でデータを丸ごと入れ替え、後から届いた方を正にできます。締め日を決め、以降の修正は翌月分として扱う会社もあります。どちらにするかは会社の決めごとです。
集計用データの差し替えと違い、会計帳簿をいつ、どのように訂正するかは、経理担当者や税理士と別途決めてください。
月次決算の早期化で速報値を使い分ける3つの場面
速報値は、未確定の数字を区別して表示します。何を出すかは、粗利が速報と確定でどれだけ変わるかで決めます。
場面ごとの見せ方は、次の3つです。
- 届いていない数字がある場合：仮の数字と分かる表示
- 粗利が速報と確定で大きく変わる場合：売上だけの速報と、粗利の確定待ち
- 速報と確定で数字が変わった場合：見込みと確定した時点の数字の切り替え
粗利が大きく変わる場合は確定を待つ
売上は毎朝そろうのに、仕入や人件費は確定していない場合、何を画面に出しますか。
岡田基本的には全部を出し、届いていない分は未確定として扱います。弊社の社内ツールで、記帳前の給与や業務委託費に仮置きしているのは直近の月の金額です。画面には仮の数字だと表示し、月ごとにどのデータが入っているかも分かるようにしています。
ただし、返品と値引きが月末にまとめて入り、粗利が速報と確定で大きく変わる会社では、粗利の速報は出しません。売上は出し、粗利は確定を待ちます。
見込みと確定を分けて4項目を表示する
速報と確定で数字が変わったときは、どう見せますか。
岡田画面で切り替えて見せるのは、データが入るたびに更新する見込みと、確定した時点の数字です。確定した時点の数字は保存し、後から届いたデータで変わらないようにします。
速報を経営会議に出す前に、次の4項目を画面で確認できるようにします。
- データごとの取り込み済みの最終日
- 対象期間と集計ルール
- 使った明細の件数と合計
- 元の明細へ移動できるリンク
まとめ｜次の会議に必要な数字から改善する
次の月次処理では、集計が終わる日と会計が確定する日を記録し、会議資料の作成にかかる時間も確かめてください。遅れている工程が分かれば、改善を頼む相手と対象の作業を決められます。
集計の仕組みを相談する際は、現在の会議資料と店舗の元データを用意してください。経営層に早く見せたい比較を示し、速報にする数字と、確定を待つ数字を分けて伝えてください。
エンジニア出身。大阪大学在学中から複数のプロダクトを立ち上げ、2019年にNOVEL株式会社を設立。上場企業を含む60件以上のAI導入・システム開発を支援し、見積もりと要件定義は自ら担当する。著書『2冊目に学ぶ ChatGPTプロンプト攻略術』（C&R研究所、2024年）。
社内のエンジニアや代表への取材と、お客様の導入支援の記録をもとに記事を作っています。NOVELは上場企業を含む60社以上のAI導入・システム開発を支援し、商談解析AI「DOKO」などの自社製品も開発しています。
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