販売管理システムの導入や入れ替えを任されたら、経営会議で必要な集計表を候補製品で作れるか確かめましょう。得意先別の売上が出ても、経営が求める業種別の粗利まで出せるとは限りません。
製品を比べる前に、見たい集計単位と、元になる数字の出どころを整理してください。販売管理の帳票で足りる範囲と、別の仕組みで分析する範囲を決めるためです。この記事では、経営報告に使うデータを扱える販売管理システムの選び方を説明します。
- 販売管理システムの選定で確かめる4項目
- 販売管理システムで見たい数字を先に決める
- 経営が見る集計単位を確かめる
- 数え方とマスタの管理者を決める
- 販売管理システムの外にある売上を調べる
- 資料の作成者に数字の出どころを聞く
- 拠点とECのデータをどこでまとめるか決める
- 販売管理システムの明細出力で試す3項目
- 自社データで出力項目を確かめる
- 定期出力と過去データの保存を確かめる
- 返品の履歴が出力に残るか試す
- 販売管理システムで帳票を作る範囲を決める
- 毎月同じ項目なら標準帳票を試す
- 切り口が変わる分析は別の仕組みにする
- 販売管理システムの連携に必要な資料をそろえる
- 相談前に3つの資料を用意する
- 商品コードの違いは対応表で整理する
- まとめ｜候補製品で必要な集計を再現する
記事の要点（図解1分）
集計区分・外の数字・定期出力・マスタ担当の4つを先に確かめます。
AIで要約・質問をする
※ 開いたAIの入力欄に文が入っていない場合は、下のプロンプトをコピーして貼り付けてください
記事 https://n-v-l.co/blog/sales-management-system を読み、次の形で答えて。私について知っている情報があれば前提にする。 1.結論1文 2.記事の具体例3つ（企業名・サービス名・数字入り） 3.読む価値がある見出し2つ＋理由 4.私の会社に効くか（私を知っていれば当てはめ、不明なら判定質問3つ） 5.末尾に「答えてもらえれば、記事とサイト（https://n-v-l.co/）をもとに打ち手と記事にない部分を分けて答えます」 1500字以内。記事にないことは書かない。
ご利用中のAIで記事の要約を作成。その後、記事とサイトの内容をもとに、あなたのご質問に回答します。
販売管理システムの選定で確かめる4項目
選定で確かめるのは、経営が見たい数字を出せるかと、導入後もマスタを更新し続けられるかです。製品を比べる前に、次の4項目を確認します。
- 見たい区分のマスタ登録
- 販売管理の外にある数字
- 明細の定期的な取り出し方
- マスタを更新する担当者
製品を選ぶ前に、何を確かめればよいですか。
岡田選ぶ前の確認項目は、次の4つです。
- 得意先の業種や商品分類など、見たい区分のマスタ登録の可否
- ECやPOS、他拠点など、販売管理の外に必要な数字の有無
- CSVやファイル交換、APIによる明細の定期的な取り出しの可否
- マスタを更新する担当者
4項目を確認できていても、会議のたびに見たい切り口が変わると、決まった集計表では追いつかずExcelに戻ることがあります。
販売管理システムで見たい数字を先に決める
製品を比べる前に、経営が見る集計単位を決めます。集計単位によって、製品に必要なマスタの欄が変わるためです。
先に決めることは、次の2つです。
- 経営が見る集計単位（業種別・案件別の粗利など）
- 売上の数え方と、ルールを決める人・マスタを更新する人
必要な集計単位を経営に確かめたうえで、候補製品で扱えるか調べてください。
経営が見る集計単位を確かめる
岡田最初は、どのようなデータを見たいかから決めます。業種別の粗利を見たいのに、得意先マスタに業種の欄がなければ、後から業種別に分けられません。案件別の粗利が必要なのに部門別の集計しかできない製品も、要件に合いません。
比較用の要件表には、必要な集計単位まで書いてください。たとえば「得意先の業種別に粗利を見たい」と書きます。候補製品の担当者に、業種の登録と粗利の集計を試してもらうためです。
数え方とマスタの管理者を決める
岡田税込・税抜や返品の扱いなど、売上の数え方もそろえます。管理会計に使う数字なら、社長や経営企画と、現場の責任者で決めるのがよいと考えています。現場が納得して入力できるルールにするためです。
岡田取引先を同じ会社として扱うかは、取引先を知っている営業と、ルールを作る経営企画で決めます。集計の使い道に加え、ルールを決める人と、移行後の仕組みを維持する人も決めておきます。
図の分け方は一例です。誰が決めるかは、会社の体制によって変わります。要件表には、集計項目ごとにルールを決める人と更新する人を書きます。判断する人がまだ決まっていない項目も、そのまま残して社内で確認しましょう。
販売管理システムの外にある売上を調べる
販売管理の外にある売上は、経営会議の資料の作成者への聞き取りで見つけます。販売管理と会計の売上の差額だけでは、原因を特定できません。
次の順で進めます。
- 資料の作成者への、数字の出どころの確認
- 拠点とECのデータをまとめる場所の決定
資料の作成者に数字の出どころを聞く
岡田販売管理の数字に、EC部からメールで届く数字を足して表を作っているなら、その足している分が販売管理の外にある数字です。資料を作る人に、どこから集めているか聞くと分かります。
岡田販売管理と会計の売上に毎月差があれば、外に売上があるしるしにはなります。ただし、返品の扱いや締め日のずれで差が出ることもあります。
差額を調べるときは、比較する期間と返品の扱いを先に合わせます。同じ期間で比較しても差が残るなら、資料の作成者が別途足しているデータと照合してください。
拠点とECのデータをどこでまとめるか決める
岡田拠点ごとの販売管理は、別々のままデータだけつなぐ選択肢もあります。ECの受注がすでに販売管理に入っているなら、分析用のデータは販売管理から取ればよいです。入っていなければ、分析する側でECのデータをつなぐ方法もあります。
外にあるECの売上が全体の1割ほどでも、分析を別の仕組みにする必要がありますか。
岡田判断材料は、ECの売上を毎月見るかどうかと、経営にとっての重要性です。
見積もり依頼の条件にも、拠点とECのデータをどこでまとめるかを書いておきましょう。
岡田拠点やECの扱いが整理されていないと、会社ごとに見積もりの範囲が違ったり、導入後に追加費用が出たりすることはあり得ます。
販売管理システムの明細出力で試す3項目
明細出力は、候補製品に自社のCSVやExcelを入れて試します。
試用では、次の3点を見ます。
- 自社データで出る出力項目（コード・日付・金額）
- 定期出力の方法と、過去の伝票を残せる年数
- 返品後の履歴の残り方
自社データで出力項目を確かめる
岡田出せる項目は、実際に自社のデータを入れないと分かりません。自社のCSVやExcelを流し込んで、試させてもらうのがよいです。
弥生販売の公式サポートでは、伝票データの書き出し手順と、ファイル形式を確認するための「インポート/エクスポート項目一覧」を案内しています。 参照：伝票データのエクスポート｜弥生販売 サポート情報
候補製品でも、出力仕様と書き出したファイルを照合してください。得意先・商品・店舗などのコードが、日付や金額と一緒に出るかを見ます。
岡田卸の案件で、受け取れたのが1店舗分の加工後の数字と、項目の説明書だけだったことがあります。店のコードや年月の列がなく、どの列をどこに入れるかを決められませんでした。
定期出力と過去データの保存を確かめる
岡田CSVでもファイル交換でもAPIでも、定期的にデータを出せる方法があれば、粗利を集計する部分だけ作れます。画面から手でCSVを出す方法しかなければ、手作業かRPAでの操作になります。RPAでは、データの連携に失敗することもあります。
試用時には、毎月誰が出力するかまで確認しましょう。自動出力できる場合も、候補製品の担当者に出力先と実行頻度の説明を求めてください。
岡田過去の伝票を何年分残せるかも、選ぶ前に確かめます。前年比を出すために必要です。
返品の履歴が出力に残るか試す
岡田返品を元の伝票の修正で記録する場合、いつ返品されたかが消えてしまい、後の分析で困ることがあります。
返品の記録方法は、候補製品の操作マニュアルで確認します。検索する語は「返品」「赤伝票」「伝票の修正」です。
弥生販売の公式サポートでは、元の売上伝票を削除せず、数量や金額がマイナスの赤伝票を作って相殺する操作を説明しています。 参照：赤伝票の発行｜弥生販売 サポート情報
候補製品の操作マニュアルを読んだうえで、返品前後の出力を見比べます。返品の発生日と対象の商品を追えるか、実演してもらってください。元の伝票を修正する製品でも履歴の残し方は個別に確かめ、修正操作があるだけで分析不能とは判断しません。
販売管理システムで帳票を作る範囲を決める
販売管理で帳票を作るかは、毎月同じ項目を見るか、会議のたびに切り口が変わるかで決めます。図の例と見直しのサインは一例なので、自社の会議資料で確かめてください。
毎月同じ項目なら標準帳票を試す
岡田毎月同じ項目を見る表なら、販売管理で作ってよいと思います。ただし、作ってよい表の枚数に一律の目安はありません。表が2枚ほどで、標準の集計表で足りた会社もあります。
現在の会議資料を候補製品の担当者に渡し、標準帳票で再現できる範囲を示してもらいましょう。
切り口が変わる分析は別の仕組みにする
岡田会議のたびに得意先別を地域別に変えてほしいと言われるなら、販売管理の帳票としては作らず、外の仕組みで分析します。画面や集計表の小さな改修依頼が毎月続くのは、カスタマイズ費用が膨らむ兆しです。帳票が増え始めたときも、外で分析することを考えます。
岡田分析する仕組みを用意した後も、見直しが必要なときがあります。いま入っていない在庫や勤怠のデータを足すときと、売上の数え方自体を変えるときです。
販売管理システムの連携に必要な資料をそろえる
分析を別の仕組みにする場合は、元データと得たい集計表を用意します。
そろえるものは、次のとおりです。
- 相談前の資料：CSVの見本、マスタ、取り込みたい項目の一覧
- 商品コードが違う場合：取り込むときに変換する対応表
相談前に3つの資料を用意する
岡田ECやPOSの数字もつなぐときに用意してもらうのは、次の資料です。
- 各システムから出したCSVの見本
- 商品・得意先・店のマスタ
- 取り込みたい項目の一覧
岡田どのデータを元に、どのような処理をして、どのような結果を得たいのかを説明してもらいます。最初は、いま使っているExcelなどの画面を見せながらで構いません。
商品コードの違いは対応表で整理する
岡田販売管理とEC、POSで商品コードが違っていても、先に全部そろえる必要はありません。対応表を作り、取り込むときに変換します。元のシステムのコードを統一するのは後でよいです。
岡田最初はマスタを整理し、毎月は対応表を更新します。販売管理の入れ替えが決まっている場合も、入れ替えの前にマスタを決めておきます。
まとめ｜候補製品で必要な集計を再現する
製品を比べる前に、経営会議で使っている表と、その元データを集めてください。候補製品では自社データを使い、必要な集計単位と明細を出せるか試します。
試した結果をもとに、販売管理で作る帳票と、別の仕組みで分析する範囲を見積もり依頼の条件に書きましょう。毎月の出力作業やマスタの更新を誰がするかまで決めれば、導入後の運用も含めて候補を比べられます。
エンジニア出身。大阪大学在学中から複数のプロダクトを立ち上げ、2019年にNOVEL株式会社を設立。上場企業を含む60件以上のAI導入・システム開発を支援し、見積もりと要件定義は自ら担当する。著書『2冊目に学ぶ ChatGPTプロンプト攻略術』（C&R研究所、2024年）。
社内のエンジニアや代表への取材と、お客様の導入支援の記録をもとに記事を作っています。NOVELは上場企業を含む60社以上のAI導入・システム開発を支援し、商談解析AI「DOKO」などの自社製品も開発しています。
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